Comment améliorer la planification des horaires pour réduire le turnover dans les restaurants

Comment une meilleure planification réduit le turnover des employés dans les restaurants

Imaginez la scène : c’est samedi matin, le coup de feu du brunch commence, et vous êtes à court de personnel. Encore une fois. Votre meilleur serveur, Thomas, s’est déclaré malade, et vous vous démenez pour trouver quelqu’un pour le remplacer. Puis, vous vous souvenez que Sophie, votre autre employée vedette, a demandé sa journée il y a des semaines, mais cela n’apparaît pas sur le planning. Vous avez passé toute la semaine à vous battre avec les horaires et maintenant, vos meilleurs employés sont stressés, et ceux qui sont disponibles sont épuisés. Il ne vous reste qu’une équipe squelette, des clients mécontents et un sentiment de désespoir croissant. Ça vous dit quelque chose ?

C’est la réalité pour de nombreux propriétaires et gérants de cafés et de restaurants. Le jonglage constant du personnel, les appels téléphoniques sans fin, les demandes de remplacement de dernière minute… tout cela contribue à un environnement stressant. Et les conséquences sont claires : un turnover élevé des employés, des clients insatisfaits et une atteinte à vos résultats financiers. Mais il n’est pas nécessaire que cela se passe ainsi.

La bonne nouvelle ? Une meilleure planification est un puissant antidote au turnover des employés. En mettant en œuvre des pratiques de planification intelligentes, justes et efficaces, vous pouvez créer un environnement de travail positif qui favorise la fidélisation du personnel. Cet article vous expliquera comment.

Le coût élevé d’une mauvaise planification

Avant de nous pencher sur les solutions, comprenons le problème. Une mauvaise planification n’est pas seulement un inconvénient, c’est une perte importante pour votre entreprise. Voici comment :

* **Augmentation du turnover :** Lorsque les employés se sentent dévalorisés, surchargés de travail ou traités injustement, ils partent. Cela conduit au processus coûteux de recrutement, d’embauche et de formation de nouveaux employés. Le coût moyen de remplacement d’un employé horaire peut varier de 900 € à 4 600 €, et ce sans tenir compte de la perte de productivité pendant que le poste est vacant.
* **Baisse du moral :** Les conflits d’horaires constants, le manque d’équilibre entre vie professionnelle et vie privée et le favoritisme engendrent du ressentiment. Cela affecte l’esprit d’équipe et conduit à une baisse de la productivité et à une augmentation de l’absentéisme.
* **Insatisfaction de la clientèle :** Les restaurants en sous-effectif entraînent des temps d’attente plus longs, des erreurs de service et une expérience client moins qu’excellente. Les clients satisfaits sont des clients fidèles, et une mauvaise planification peut les faire fuir.
* **Manque à gagner :** Des niveaux de personnel incohérents peuvent entraîner des occasions de vente manquées. Si vous manquez de personnel pendant les heures de pointe, vous laissez de l’argent sur la table.

Soyons honnêtes : constatez-vous l’un des 5 signes que votre processus de planification des horaires est défaillant en ce moment ?

Construire une base d’équité et de transparence

La pierre angulaire d’une bonne planification est l’équité. Les employés doivent sentir que leurs besoins et leurs préférences sont pris en compte. Voici comment y parvenir :

1. Recueillir les disponibilités et les préférences des employés

Ne devinez pas, demandez ! Utilisez un Modèle de formulaire de disponibilité des employés simple pour recueillir des informations sur les disponibilités de votre équipe, les jours de congé préférés et toutes les contraintes d’horaire. Mettez-le à jour régulièrement (chaque trimestre, voire chaque mois) pour tenir compte de l’évolution des circonstances.

2. Faire tourner les quarts équitablement

Évitez d’attribuer constamment les mêmes quarts aux mêmes personnes. Faites tourner les quarts d’ouverture et de fermeture, les quarts de week-end et autres horaires moins attrayants. Cela favorise l’équité et donne à chacun la possibilité de profiter de différents scénarios d’équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Si vous avez du mal à équilibrer les quarts du matin et du soir, consultez notre guide sur les Horaires du matin vs. du soir : Avantages, inconvénients et comment alterner équitablement.

3. Tenir compte de l’ancienneté et de l’expérience

Bien que l’équité soit essentielle, tenez compte de l’ancienneté et de l’expérience lors de l’attribution des quarts. Les employés expérimentés peuvent être les mieux placés pour certains rôles ou quarts, comme les quarts de fermeture ou la gestion d’une cuisine animée.

4. Rendre les plannings accessibles et clairs

Affichez le planning suffisamment à l’avance (au moins deux semaines), et rendez-le facilement accessible à votre équipe. Utilisez une plateforme numérique pour partager les plannings, afin que chacun puisse y accéder depuis son téléphone. Assurez-vous que le planning est clair et facile à comprendre, en précisant les heures de début et de fin, les pauses et les postes attribués.

Conseil de pro : Créez un canal de communication dédié (par exemple, un groupe de discussion ou une section dans votre application de planification) pour les annonces et les mises à jour relatives aux quarts. Cela garantit que tout le monde reste informé et peut facilement communiquer entre eux.

Responsabiliser votre équipe avec les échanges de quarts et les demandes de congés

Donner à vos employés plus de contrôle sur leurs horaires peut considérablement améliorer le moral et réduire le turnover. Voici comment :

1. Établir une politique d’échange de quarts

Autorisez les employés à échanger leurs quarts entre eux, à condition qu’ils trouvent un remplaçant approprié et que cela soit approuvé par la direction. Cela responsabilise votre équipe, permet une flexibilité et permet de couvrir les absences imprévues. Assurez-vous d’avoir une Politique d’échange de quarts claire qui décrit le processus.

2. Simplifier les demandes de congés

Mettez en œuvre un processus clair pour que les employés puissent demander des congés. Il peut s’agir d’un formulaire physique, d’un modèle de courriel ou, mieux encore, d’une fonctionnalité intégrée dans votre application de planification. Veillez à ce que les demandes soient examinées et approuvées de manière équitable et en temps voulu.

3. Communiquer clairement les politiques

Assurez-vous que chaque employé connaît la procédure à suivre pour demander un congé ou échanger un quart. La cohérence est importante, alors veillez à ce que ces politiques soient appliquées de la même manière à tout le monde.

Le problème de la planification manuelle (et pourquoi vous avez besoin d’un meilleur système)

Soyons honnêtes : la planification manuelle est un casse-tête. Que vous utilisiez des feuilles de calcul, des tableaux blancs ou que vous preniez simplement des notes sur un bloc-notes, le processus prend du temps, est sujet aux erreurs et est une recette de frustration.

Voici une comparaison de la planification manuelle et de la planification automatisée :

La planification manuelle conduit souvent à :

* **Doubles réservations et conflits d’horaires :** Demandes de disponibilité facilement manquées ou conflits de congés.
* **Communication chronophage :** E-mails ou appels sans fin pour confirmer les disponibilités et couvrir les quarts.
* **Manque de transparence :** Difficile pour les employés de voir leurs quarts.

La solution : adopter la technologie

La bonne nouvelle, c’est qu’il existe de nombreuses solutions faciles à utiliser pour rationaliser votre planification. L’utilisation d’une application peut créer un système de planification des quarts à la fois efficace et convivial.

Fonctionnalités à rechercher dans une application de planification :

* **Suivi des disponibilités des employés :** Formulaires et intégration simples.
* **Attribution automatisée des quarts :** Suggestions et optimisation intelligentes.
* **Fonctionnalité d’échange de quarts :** Processus intégrés de demande d’échange.
* **Gestion des demandes de congés :** Approbation et suivi simplifiés.
* **Communication en temps réel :** Notifications et mises à jour pour l’équipe.

Considérez qu’une solution de planification solide :

* **Vous fera gagner du temps :** Automatiser les tâches répétitives de planification.
* **Réduira les erreurs :** Minimiser les conflits d’horaires et les absences de couverture.
* **Améliorera la communication :** S’assurer que tout le monde est informé et à jour.
* **Améliorera la satisfaction des employés :** Responsabiliser votre équipe et créer un environnement de travail plus positif.
* **Optimisera les coûts de main-d’œuvre :** Vous aider à anticiper les besoins en main-d’œuvre et à respecter votre budget. Si vous cherchez à optimiser les coûts de main-d’œuvre, découvrez comment la planification intelligente peut réduire les coûts de main-d’œuvre de votre restaurant de 15 %.

Rationalisez votre planification avec Shifty

Arrêtez de passer des heures chaque semaine à établir manuellement les plannings. Shifty est une puissante application mobile conçue pour simplifier la planification des quarts pour les cafés, les restaurants et les petites entreprises.

Voici comment Shifty peut vous aider :

* **Planification sans effort :** Créez et gérez des plannings grâce à une interface simple et intuitive. Attribuez rapidement des quarts, gérez les demandes de congés et gérez les échanges de quarts.
* **Disponibilités des employés :** Collectez les données de disponibilité de votre équipe directement via l’application.
* **Notifications instantanées :** Tenez votre équipe informée grâce à des notifications automatiques pour les nouveaux plannings, les changements de quarts et les rappels.
* **Erreurs réduites :** Minimisez les conflits d’horaires et assurez une couverture constante.
* **Communication améliorée :** Facilitez une communication transparente entre vous et votre équipe.
* **Gagnez du temps :** Libérez un temps précieux, afin que vous puissiez vous concentrer sur d’autres aspects de votre entreprise.
* **Plan gratuit :** Parfait pour les petites équipes.

Foire aux questions

Prochaines étapes

Prêt à inverser la tendance en matière de turnover des employés et à créer un environnement de travail plus efficace et positif ? Voici votre plan d’action pour aujourd’hui :

1. **Évaluez votre processus actuel :** Examinez votre système de planification actuel. Est-ce que ça marche ? Où sont les points faibles ? Identifiez au moins deux éléments que vous pouvez améliorer.
2. **Recueillez les disponibilités des employés :** Envoyez un formulaire de disponibilité des employés à chacun des membres de votre personnel.
3. **Essayez une application de planification comme Shifty pour gagner plus de 3 heures par semaine :** Commencez votre essai gratuit dès aujourd’hui et constatez la différence !