Points clés à retenir
- Comprenez les facteurs qui influencent vos besoins en personnel : affluence, style de service et complexité du menu.
- Utilisez un calculateur de personnel simple pour estimer le nombre d’employés nécessaires pour chaque quart de travail.
- Suivez de près vos coûts de main-d’œuvre pour identifier les points à améliorer.
- Mettez en œuvre des pratiques de planification flexibles pour vous adapter à l’évolution de la demande des clients.
Imaginez la scène : c’est samedi matin, la queue devant votre café s’étend jusqu’à la porte, et la machine à expresso tousse d’épuisement. Vous jetez un coup d’œil à votre planning et la panique vous gagne. Vous manquez de personnel. Encore une fois. Le téléphone sonne sans arrêt pour les commandes à emporter, et vos clients s’impatientent. Les boissons tardent, les plats aussi, et le stress est palpable. Ça vous dit quelque chose ? C’est la réalité quotidienne de nombreux propriétaires et gérants de cafés et de restaurants. L’un des plus grands défis auxquels nous sommes confrontés est de déterminer le bon effectif, à chaque quart de travail.
Le Cauchemar du Personnel : Un Problème Courant dans les Cafés
Gérer un café est un exercice d’équilibriste délicat. Trop peu d’employés, et vos clients subissent un service lent et une mauvaise expérience. Trop, et vous perdez de l’argent avec des coûts de main-d’œuvre inutiles. Trouver le juste milieu – le nombre parfait d’employés – est une lutte constante, et souvent un jeu de devinettes. C’est un problème qui a un impact sur tout, de la satisfaction de la clientèle et du moral de l’équipe à vos résultats financiers.
Prenons l’exemple de Sophie, une propriétaire de café à Lyon. Elle utilisait une feuille de calcul pour gérer son équipe de 15 employés. Elle passait des heures chaque semaine à déterminer qui est disponible, qui a demandé des congés, et qui est nécessaire pour chaque quart de travail en se basant sur son intuition et les données du passé. Cette méthode prend du temps, est sujette aux erreurs et la laisse désemparée lorsque des situations imprévues surviennent, comme un employé absent sans prévenir. Elle est constamment frustrée par le sureffectif pendant les périodes creuses et le manque de personnel aux heures de pointe. Gérer le personnel avec un système manuel peut ressembler à vouloir clouer de la gelée au mur.
Les Facteurs Cruciaux de l’Effectif d’un Café
Avant même de commencer à penser aux chiffres, vous devez comprendre les variables en jeu. Plusieurs facteurs clés ont un impact sur le nombre d’employés dont vous avez besoin pour un quart de travail donné :
L’Affluence
C’est le plus important. Combien de clients servez-vous généralement pendant une période donnée ? Suivez vos ventes heure par heure, jour par jour et semaine par semaine pour identifier les heures de pointe et les périodes creuses. Ces données sont essentielles pour une planification du personnel de café précise. Des logiciels comme Shifty peuvent vous aider à suivre ces indicateurs en temps réel.
Le Style de Service
Êtes-vous un café décontracté avec un service au comptoir, ou un restaurant avec un service à table ? Le style de service a un impact significatif sur les besoins en personnel. Le service à table nécessite plus de serveurs et potentiellement de débarrasseurs, tandis que le service au comptoir nécessite généralement plus de baristas et de personnel de préparation des aliments.
La Complexité du Menu
Un menu simple avec des plats préparés à l’avance nécessite moins de personnel qu’un menu complexe avec des plats préparés à la commande. Plus le menu est compliqué, plus il faut de temps pour préparer chaque plat, et plus vous aurez besoin de personnel en cuisine et au service.
Les Saisons
Les changements de saison affectent considérablement votre activité. Les mois d’été peuvent voir une augmentation du nombre de clients, tandis que l’hiver peut être plus calme. Adaptez la façon dont vous planifiez les horaires de vos employés à temps partiel pour tenir compte de ces fluctuations.
Créer Votre Calculateur de Personnel Simple
Passons de la théorie à la pratique. Voici une démarche simple et concrète que vous pouvez utiliser, étape par étape, pour commencer.
Étape 1 : Déterminez Votre Volume de Clients aux Heures de Pointe
Examinez vos données de vente pour identifier les heures et les jours les plus chargés. Par exemple, si vous servez systématiquement 100 clients entre 10h et 11h le samedi, c’est votre heure de pointe. Notez ce chiffre.
Étape 2 : Calculez les Besoins en Personnel par Tâche
Décomposez les tâches effectuées pendant un quart de travail. Tenez compte de ce qui suit, et attribuez les besoins en personnel pour votre heure de pointe :
- Barista : Combien de machines à expresso avez-vous ? Prévoyez un barista par machine, ou pour 25 à 30 commandes.
- Caissier : Un caissier peut gérer environ 15 à 20 transactions par heure, selon votre système de point de vente et vos modes de paiement.
- Préparation des aliments/Cuisinier : Tenez compte de la complexité du menu et des délais de préparation. Prévoyez un commis de cuisine et un ou deux cuisiniers à la chaîne pendant les heures de pointe.
- Personnel de service (Débarrasseurs, Runners) : Dans un environnement de service à table, prévoyez un débarrasseur ou un runner pour 4 à 5 tables, ou un pour 30 clients.
Étape 3 : Estimez le Nombre d’Employés
Calculez le nombre total d’employés en fonction de ces tâches. Par exemple, si votre heure de pointe nécessite 2 baristas, 1 caissier et 1 personne pour la préparation des aliments, vous avez besoin d’au moins 4 employés. C’est votre BASE. Ajoutez une marge d’erreur.
Conseil de pro : Ajoutez toujours une marge de manœuvre. La vie fait que des imprévus arrivent. Prévoyez un ou deux employés supplémentaires pour faire face aux affluences imprévues ou aux absences d’employés. Cela évite la frustration des clients et empêche votre équipe de se sentir dépassée. N’oubliez pas de consulter notre article sur la gestion des absences inopinées.
Étape 4 : Adaptez-vous aux Heures Creuses
Réduisez les niveaux de personnel pendant les périodes creuses. Vous pourriez n’avoir besoin que d’un barista et d’un caissier entre 14h et 16h en semaine. C’est là que les horaires du matin et du soir et votre connaissance de l’affluence entrent en jeu.
Les Défis de la Planification Manuelle
Imaginez que vous faites tout cela manuellement – sur une feuille de calcul, sur un tableau blanc, ou pire, dans votre tête. C’est une recette pour les maux de tête et les erreurs. La planification manuelle demande beaucoup de travail, prend du temps et vous rend vulnérable au manque ou à l’excès de personnel. Il est également extrêmement difficile d’ajuster et de communiquer les changements en temps réel, laissant votre personnel constamment dans l’ignorance.
La Puissance de la Planification Basée sur les Données
Le suivi de vos coûts de main-d’œuvre est essentiel à la rentabilité. Sans cela, vous volez à l’aveugle. Utilisez votre système de point de vente (POS) et/ou un outil de suivi des coûts de main-d’œuvre pour enregistrer les ventes, les heures travaillées et les coûts de main-d’œuvre. Utilisez ces données pour identifier les inefficacités, optimiser votre personnel et prendre des décisions éclairées.
Voici un aperçu simplifié de la différence :
| Méthode Manuelle | Planification Basée sur les Données avec Shifty |
|---|---|
| Devinettes basées sur l’expérience passée (et la mémoire) | Intégration des données de vente en temps réel et suivi des coûts de main-d’œuvre. |
| Prend du temps, nécessitant des heures de saisie et de calcul manuelles | Automatisé, ce qui permet de gagner des heures de planification et de réduire les erreurs. |
| Difficile d’ajuster et de communiquer les changements efficacement. | Mises à jour instantanées des plannings, fonctionnalités d’échange de quarts et notifications automatisées au personnel. |
L’utilisation de la technologie vous permet de réagir rapidement à l’évolution de la demande et de prendre des décisions basées sur les données qui vous aideront à réduire les coûts de main-d’œuvre, à améliorer le moral du personnel et à augmenter la rentabilité. Envisagez également de lire comment une meilleure planification réduit le turnover des employés.
Adoptez la Planification Flexible
La planification flexible est la clé d’une gestion efficace des coûts de main-d’œuvre. Voici quelques stratégies :
Les Quarts de Travail Coupés
Utilisez des quarts de travail coupés pendant les heures de pointe lorsque vous avez besoin d’un effectif complet et réduisez-les pendant les périodes creuses. Soyez attentif à l’équité ; la rotation ou la répartition égale des quarts coupés est essentielle.
Le Personnel à Temps Partiel
Utilisez des employés à temps partiel pour combler les lacunes pendant vos heures de pointe. Cela est particulièrement utile pendant les services du midi ou les samedis matins. Utilisez notre modèle gratuit de formulaire de disponibilité des employés pour savoir quand vos employés sont disponibles.
L’Échange de Quarts
Mettez en œuvre une politique d’échange de quarts afin que les employés puissent échanger leurs quarts de travail si nécessaire. Cela augmente la flexibilité et peut vous aider à éviter les appels de dernière minute et les lacunes en matière de couverture des quarts. Apprenez-en plus avec notre modèle de politique d’échange de quarts.
Il existe un moyen plus rapide
Shifty gère la planification des quarts de travail, les demandes d’échange et les notifications d’équipe, le tout depuis votre téléphone. Conçu spécifiquement pour les cafés et les restaurants.
FAQ
Foire aux questions
Comment puis-je prédire avec précision mes besoins en personnel ?
Suivez vos données de vente par heure, par jour et par semaine pour identifier les heures de pointe et les périodes creuses. Utilisez ces données, ainsi que la complexité de votre menu et votre style de service, pour déterminer les niveaux de personnel idéaux pour les différents quarts de travail.
Quels sont les avantages d’utiliser une application de planification des quarts de travail ?
Les applications de planification des quarts de travail comme Shifty automatisent le processus de planification, ce qui le rend plus rapide et plus précis. Elles offrent également des fonctionnalités telles que des rappels de quarts automatisés, l’échange de quarts et le suivi des coûts de main-d’œuvre, ce qui vous permet de gagner du temps et de réduire les erreurs.
Comment puis-je créer un planning de quarts de travail équitable ?
Tenez compte de facteurs tels que la disponibilité des employés, leurs compétences et leur expérience. Faites tourner les quarts de travail de manière équitable, en veillant à ce que chacun bénéficie d’un mélange d’heures de pointe et d’heures creuses. Communiquez clairement le planning et utilisez des outils comme Shifty pour envoyer des notifications et permettre les échanges de quarts.
Prochaines étapes : Plan d’action
Prêt à prendre le contrôle de votre personnel de café et à abandonner les maux de tête liés à la planification ? Voici ce qu’il faut faire dès aujourd’hui :
- Analysez vos données : Extrayez vos données de vente du mois dernier. Identifiez vos heures de pointe et vos périodes creuses.
- Calculez votre base : En utilisant le guide ci-dessus, créez votre calculateur de personnel pour déterminer vos besoins minimaux en personnel.
- Essayez une application de planification comme Shifty pour gagner plus de 3 heures par semaine et gérer facilement les échanges de quarts, la disponibilité et les coûts de main-d’œuvre.
Arrêtez de perdre du temps à planifier
Shifty est gratuit pour les petites équipes. Créez votre premier planning en moins de 5 minutes – votre équipe est instantanément notifiée.
