Главные выводы
- Установите последовательный процесс передачи смен с четкими чек-листами.
- Используйте специальный журнал для связи между сменами, чтобы фиксировать важную информацию.
- Убедитесь, что все члены команды знают, как получить доступ и понимать протокол передачи смен.
- Используйте технологии для упрощения связи между сменами и уменьшения ошибок.
7 советов по передаче смен, которые помогут избежать дорогостоящих недопониманий
Представьте себе: пятничный вечер, час пик в вашем кафе. Команда вечерней смены в разгаре работы, когда вдруг клиент жалуется на недожаренный стейк. Вы разбираетесь и обнаруживаете, что предыдущая смена не зафиксировала в журнале проверку температуры мяса. Эта оплошность, прямой результат некачественной передачи смены, теперь стоит вам не только денег за еду, но и подрывает впечатления клиента и, возможно, лишает вас чаевых.
Знакомо? В быстро меняющемся мире кафе, ресторанов и небольших бизнесов передача смены может оказаться минным полем для потенциальных недопониманий. Ошибки в процессе передачи смен могут приводить к просчетам, порче продуктов, недовольству клиентов и, в конечном итоге, потере выручки. Вот почему овладение искусством передачи смены имеет важное значение для бесперебойной работы.
Давайте рассмотрим практические советы по улучшению связи между сменами и устранению этих дорогостоящих недоразумений.
1. Стандартизируйте передачу смены с помощью чек-листа
Первый шаг к эффективной связи между сменами – создание стандартизированной процедуры передачи смены. Не полагайтесь на устный обмен информацией между сотрудниками. Это оставляет слишком много места для потери важных деталей.
Представьте себе это как чек-лист пилота. Каждый пилот использует чек-лист, даже если он опытный. Вам нужно что-то подобное для передачи смены. Ваш чек-лист должен быть письменным документом, к которому легко получить доступ и следовать. Он должен включать основные задачи, которые уходящая смена должна выполнить до того, как придет новая смена. Это может включать в себя задачи по уборке, пополнение запасов основных предметов, обновление информации о ежедневных блюдах, фиксацию отзывов клиентов и подведение итогов по любым срочным вопросам.
Например, кафе может включить следующие пункты в свой чек-лист:
- Очистить кофемашину и вспениватели молока
- Пополнить витрину с выпечкой
- Зафиксировать ежедневный расход и порчу продуктов
- Обновить доску со специальными предложениями
- Отметить любые жалобы или комплименты от клиентов
Этот стандартизированный подход обеспечивает последовательность и сводит к минимуму вероятность выпадения критической информации. Он также расширяет возможности ваших сотрудников, зная, что они могут следовать четкому, предопределенному процессу. Это также может помочь вам быстро устранять проблемы.
2. Создайте специальный журнал для связи между сменами
Хорошо ведущийся журнал связи между сменами – ваш центральный узел информации. Это место, где уходящая смена фиксирует все важные детали, которые должна знать приходящая смена. Этот журнал должен быть легко доступен для всех и обновляться актуальной и релевантной информацией. Это должен быть «живой» документ, который постоянно обновляется в течение дня.
Ваш журнал должен охватывать:
- Ключевые события: Включите любые значимые события, такие как жалобы клиентов, неисправности оборудования или непредвиденные наплывы посетителей.
- Уровни запасов: Следите за товарами с низким уровнем запасов и любыми товарами, запасы которых заканчиваются. Это тесно связано с правильным заказом и оптимизирует ваши затраты на оплату труда.
- Специальные инструкции: Подробно опишите любые специальные запросы клиентов, изменения в штате или срочные задачи, требующие немедленного внимания.
- Заметки для сотрудников: Включите любые соответствующие обновления, касающиеся персонала, например, сотрудник заболел или кто-то хорошо выполнил свою работу.
Например, представьте себе Ольгу, владелицу кафе в Москве. Она внедрила цифровой журнал связи между сменами, используя общий онлайн-документ. Этот журнал был доступен для всех, и от сотрудников ожидалось, что они будут обновлять его в конце своей смены. Это резко сократило путаницу в отношении заказов на вынос, предотвратив позднюю доставку, которая стоила ее бизнесу ценных отношений с клиентами.
| До (без журнала) | После (цифровой журнал) |
|---|---|
| Сотрудники полагались на память и устные передачи. | Подробная информация, записанная в общем доступном документе. |
| Недоразумения и забытая информация были обычным явлением. | Четкая запись всех важных событий, инвентаризации и специальных инструкций. |
| Ошибки приводили к потере заказов, недовольству клиентов и порче продуктов. | Уменьшение количества ошибок, улучшение удовлетворенности клиентов и оптимизация управления запасами. |
3. Установите четкие правила о «что» и «как»
Просто наличия чек-листа и журнала недостаточно. Вам необходимо предоставить четкие указания о том, *какую* информацию необходимо записывать и *как* ее следует передавать.
Например, укажите, как писать о жалобах клиентов. Должны ли это быть прямые цитаты, резюме или и то, и другое? Требуются ли фотографии, если на полу разлит напиток? Укажите это в своих рекомендациях.
Рассмотрите следующие рекомендации для ваших сотрудников:
- Будьте краткими: Используйте короткие, четкие предложения.
- Будьте конкретными: Предоставляйте точные данные, такие как названия продуктов, количество и имена клиентов.
- Будьте своевременными: Записывайте информацию по мере ее поступления. Не ждите до конца смены.
- Будьте точными: Перепроверяйте информацию. Точность – ключ к успеху.
Эти рекомендации обеспечивают последовательность, не позволяя сотрудникам гадать, какую информацию записывать и как.
Совет: Внедрите «правило 3 минут». Если на решение проблемы уходит более 3 минут, она записывается в журнал связи между сменами. Это помогает убедиться, что все важные вопросы зарегистрированы.
4. Предоставьте обучение по передаче смен
Не предполагайте, что ваши сотрудники знают, как обращаться со связью между сменами. Обучение имеет решающее значение, и оно должно охватывать как «что», так и «как». Объясните важность передачи смен, покажите, как заполнять чек-лист, как использовать журнал связи и как устранять распространенные проблемы.
Вы можете использовать первую неделю периода обучения нового сотрудника, чтобы включить обучение по передаче смен. Например, подумайте об использовании нашего Шаблона графика обучения бариста, чтобы познакомить новых сотрудников с процессом передачи смен.
В вашем обучении охватите следующие области:
- Обзор: Цель и важность передачи смен.
- Обзор чек-листа: Пошаговые инструкции.
- Записи в журнале: Покажите примеры хороших и плохих записей.
- Практика: Смоделируйте сценарии передачи смен для закрепления знаний.
- Обратная связь: Предоставляйте постоянную обратную связь для улучшения навыков общения.
Регулярные учебные занятия и повторы гарантируют, что все члены команды будут знать о своих обязанностях и понимать процесс.
5. Используйте технологии для связи между сменами
Ручные методы передачи смен, такие как чек-листы и журналы на бумаге, подвержены ошибкам и легко теряются. К ним также трудно получить удаленный доступ. Современные технологии предлагают превосходные инструменты для оптимизации этого процесса.
Рассмотрите возможность использования:
- Цифрового журнала связи: Многие приложения для планирования работы в ресторанах позволяют создавать цифровые журналы связи между сменами, к которым можно получить доступ с телефона или планшета.
- Приложений для обмена сообщениями в команде: Приложения, такие как Slack или Microsoft Teams, можно использовать для мгновенной связи между сменами, объявлений и быстрых уточнений.
- Программного обеспечения для планирования: Хороший инструмент планирования часто может беспрепятственно обрабатывать передачу смен, гарантируя, что вся соответствующая информация находится в одном месте.
Эти инструменты предлагают многочисленные преимущества. Они улучшают доступность, упрощают мгновенную связь и снижают вероятность потери важной информации.
6. Сделайте его доступным для всех
Убедитесь, что все, от нового сотрудника до опытного руководителя команды, знают, как получить доступ к протоколу передачи смены и понимать его. Он должен быть легко доступен и всегда на виду.
Рассмотрите следующие подходы:
- Местоположение: Держите чек-лист и журнал в центральном месте, например, возле кассы или в комнате отдыха для персонала.
- Цифровой доступ: Убедитесь, что сотрудники знают, где найти цифровой журнал, который может находиться в общем документе или в вашем программном обеспечении для планирования.
- Обучение: Закрепите инструкции по доступу во время обучения и повторных курсов.
- Последовательность: Убедитесь, что протокол соблюдается всеми членами команды, независимо от их роли.
Эта доступность имеет решающее значение для всех членов команды, гарантируя, что каждый может получить доступ к протоколу передачи смены и понимать его.
7. Просматривайте и адаптируйте свою систему
Процесс передачи смены – это не задача «настроил и забыл». Вам нужно регулярно просматривать и адаптировать свою систему, чтобы обеспечить ее эффективность.
Рассмотрите следующие шаги:
- Обратная связь: Получайте отзывы от сотрудников о том, что работает, а что нет.
- Наблюдайте: Наблюдайте за передачей смен, чтобы выявить потенциальные проблемы или области для улучшения.
- Анализируйте: Просматривайте журнал связи между сменами, чтобы выявить повторяющиеся проблемы или закономерности.
- Адаптируйте: Обновляйте свой чек-лист, журнал или обучение на основе ваших выводов.
Регулярные обзоры и адаптации необходимы для поддержания эффективного процесса передачи смен.
Есть способ быстрее
Shifty занимается планированием смен, запросами на обмен и уведомлениями команды — и все это с вашего телефона. Создано специально для кафе и ресторанов.
Часто задаваемые вопросы
Как часто следует пересматривать процесс передачи смены?
Стремитесь пересматривать процесс передачи смены как минимум один раз в месяц или чаще, если вы выявите какие-либо проблемы. Регулярно собирайте отзывы от сотрудников, анализируйте записи в журналах и при необходимости адаптируйте свою систему, чтобы она оставалась эффективной.
Какие самые большие ошибки при передаче смен?
Самые большие ошибки включают отсутствие стандартизации, недостаточное обучение и плохую документацию. Опора на устные передачи является распространенным источником ошибок. Убедитесь, что все члены команды знают, как получить доступ к протоколу передачи смены, и используйте технологии для централизации связи.
Как я могу побудить своих сотрудников использовать журнал связи между сменами?
Сделайте журнал связи между сменами простым в доступе и обязательной частью контрольного списка закрытия. Подкрепите это во время обучения и обеспечивайте постоянную обратную связь. Использование таких инструментов, как Shifty, также гарантирует, что журнал связи между сменами будет центральной частью рабочего дня.
Как я могу свести к минимуму недопонимание во время напряженных смен?
Создайте краткие, четкие руководящие принципы для протокола передачи смены. Предоставьте контрольный список с основными задачами, чтобы ваша команда была в курсе событий. Внедрите цифровой журнал связи между сменами и обучите всех сотрудников его использованию. Не забудьте использовать инструмент, чтобы сделать общение более гладким.
Следующие шаги
- Создайте чек-лист: Начните с разработки простого чек-листа для вашей заключительной смены. Подумайте о критических задачах, необходимых для подготовки к следующей смене.
- Внедрите журнал: Начните использовать общий документ или онлайн-инструмент для создания цифрового журнала связи между сменами. Настаивайте на точных и своевременных записях.
- Попробуйте приложение для планирования, например, Shifty, чтобы сэкономить более 3 часов в неделю: Управление передачей смен становится проще, когда вы используете приложение для планирования.
Перестаньте тратить часы на планирование
Shifty бесплатен для небольших команд. Создайте свое первое расписание менее чем за 5 минут — ваша команда мгновенно получит уведомление.
