Comment planifier les horaires des fêtes sans stress (avec modèle gratuit !)

Comment planifier les horaires des fêtes sans stress (avec modèle gratuit !)

L’odeur des épices, les lumières scintillantes, le flux incessant de clients… les fêtes de fin d’année sont une période magique pour les restaurants, les brasseries et les cafés ! Mais soyons honnêtes, c’est aussi un cauchemar en matière de planification. Vous vous souvenez de Noël dernier, quand vous avez dû courir pour trouver quelqu’un pour assurer le service du dîner le soir du réveillon ? Ou quand votre meilleur barista, Thomas, a demandé à être libre à la fois le jour de Noël ET le soir du Nouvel An ? Oui, on est tous passés par là.

La gestion des horaires pendant les fêtes peut ressembler à un casse-tête à enjeux élevés. Vous avez besoin de suffisamment de personnel pour faire face à l’afflux de clients, mais pas trop pour que vos coûts de main-d’œuvre explosent. Vous devez également être juste envers votre équipe, qui a probablement ses propres projets pour les fêtes. Bien planifier le **planning des fêtes** peut faire ou défaire vos résultats financiers, et votre santé mentale.

1. Commencez à planifier tôt (sérieusement, dès maintenant)

N’attendez pas la dernière minute ! Les plannings des fêtes les plus réussis sont établis bien à l’avance. Idéalement, commencez à planifier le **planning des fêtes pour votre restaurant** au moins 6 à 8 semaines avant la fête. Cela vous donne le temps de :

• Analyser vos données de ventes historiques des saisons des fêtes précédentes.
• Prévoir l’affluence de clients attendue.
• Communiquer avec votre équipe pour recueillir les disponibilités.
• Créer et finaliser votre planning.
• Prévenir votre équipe suffisamment à l’avance !

Commencer tôt permet également à votre personnel d’organiser sa vie personnelle. Ils apprécieront l’information ! C’est l’un des meilleurs moyens de réduire le turnover des employés, comme le mentionne l’article Comment améliorer la planification des horaires pour réduire le turnover dans les restaurants.

2. Recueillez les disponibilités des employés comme un pro

La clé d’un planning des fêtes réussi est de connaître les disponibilités de votre équipe. Ne supposez rien ! Envoyez un formulaire de demande de disponibilité bien à l’avance. Vous pouvez utiliser un simple Google Form, ou si vous souhaitez simplifier le processus, envisagez d’utiliser une application. Par exemple, Shifty peut intégrer directement les demandes de disponibilité des employés dans son processus de planification.

Lors de la demande de disponibilité, soyez clair sur :

• Les dates et heures spécifiques pour lesquelles vous avez besoin de personnel.
• Les exigences particulières (par exemple, être disponible à la fois pour le réveillon et le jour de Noël).
• La date limite pour soumettre les disponibilités.

Pensez à utiliser un Modèle de formulaire de disponibilité des employés gratuit pour les petites équipes pour vous assurer d’obtenir toutes les informations dont vous avez besoin de manière claire et organisée. Sophie, une propriétaire de café à Lyon, utilise une simple feuille de calcul pour les demandes de disponibilité, mais admet que c’est une communication constante et incessante pendant les fêtes. Elle cherche à gagner du temps et à réduire les erreurs dans sa planification.

Conseil de pro : Ne vous contentez pas de demander la disponibilité ; demandez des *préférences*. Dans la mesure du possible, essayez de tenir compte des demandes des employés concernant des jours ou des quarts spécifiques. Cela montre que vous appréciez votre équipe et peut améliorer le moral.

3. Privilégiez l’équité : La règle d’or de la planification des fêtes

L’équité est primordiale. Rien ne génère le ressentiment aussi rapidement qu’une injustice perçue dans le planning. Tenez compte des facteurs suivants lors de l’attribution des quarts :

• Rotation : Si possible, faites tourner les quarts des fêtes d’une année sur l’autre. Cela garantit que chacun reçoit une part équitable des «bons» et des «mauvais» quarts. Un Modèle de Planning Hebdomadaire Gratuit peut vous aider à créer un système de rotation équitable dans votre café.
• Ancienneté : Certains propriétaires donnent la préférence aux employés de longue date, mais il est important d’équilibrer cela avec l’équité envers les nouveaux membres de l’équipe.
• Disponibilité : Privilégiez toujours la prise en compte de la disponibilité des employés dans la mesure du possible, car cela a un impact sur le moral.
• Offrez des incitations : Envisagez d’offrir une rémunération supplémentaire ou d’autres avantages pour travailler pendant les fêtes. Cela peut rendre les quarts les moins désirables plus attrayants.

La planification manuelle rend difficile la réalisation de l’équité. Imaginez essayer de jongler avec les demandes et les préférences de chacun tout en maîtrisant les coûts de main-d’œuvre ! C’est là qu’un outil de planification peut faire toute la différence.

4. Tirez parti des données et prévoyez la demande

Ne devinez pas en matière d’effectifs ! Utilisez vos données de ventes passées pour prévoir la demande. Examinez vos ventes de la saison des fêtes précédente (et des saisons précédentes !) pour identifier les heures et les jours de pointe. Tenez compte des éléments suivants :

• Données de ventes horaires : Quelles sont les heures les plus chargées ?
• Jour de la semaine : Les week-ends sont-ils plus chargés que les jours de semaine ?
• Événements spéciaux : Y a-t-il des événements ou des promotions locales qui auront un impact sur votre activité ?

L’analyse des données historiques vous aidera à estimer le nombre d’employés dont vous aurez besoin pour chaque quart. Vous ne savez pas par où commencer ? Lisez Comment une planification intelligente peut réduire vos coûts de main-d’œuvre de restaurant de 15 % pour savoir comment déterminer vos niveaux d’effectifs parfaits.

5. Choisissez la bonne approche de planification

Vous pouvez envisager plusieurs approches de planification :

• Premier arrivé, premier servi : Le plus simple, mais pas toujours équitable.
• Loterie/Tirage au sort : Équitable, mais peut être fastidieux.
• Basé sur les préférences : Priorise les demandes des employés, mais peut prendre beaucoup de temps.
• Rotation : Assure l’équité dans le temps.

Voici une comparaison rapide des approches :

Quelle que soit l’approche choisie, assurez-vous que votre équipe comprend le processus. La clarté est essentielle !

6. Créez le planning et communiquez-le clairement

Une fois que vous avez recueilli les disponibilités, prévu la demande et choisi votre approche de planification, il est temps de créer le **planning des fêtes pour votre restaurant**. C’est là qu’un **modèle gratuit de planning des fêtes** peut s’avérer utile. Nous proposons un modèle gratuit pour vous aider à démarrer :

C’est là que Shifty excelle. Plutôt que de jongler avec des feuilles de calcul, des e-mails et des SMS, vous pouvez établir votre planning directement dans l’application. Les employés peuvent accéder instantanément à leurs plannings, ce qui réduit la confusion et les erreurs de communication.

Une fois le planning finalisé, communiquez-le clairement et de manière concise. Affichez le planning dans un endroit visible (comme la salle de repos) et distribuez-le par voie électronique. Assurez-vous que chacun a accès à ses quarts et sait qui contacter en cas de questions.

7. Anticipez les problèmes et prévoyez des plans d’urgence

Même avec une planification minutieuse, les choses peuvent mal se passer. Soyez prêt à faire face aux absences de dernière minute, aux affluences imprévues et à d’autres situations chaotiques pendant les fêtes. Envisagez ces plans d’urgence :

• Personnel de garde : Ayez une liste d’employés prêts à travailler à bref délai.
• Polyvalence : Formez votre personnel à effectuer plusieurs tâches, afin de pouvoir facilement déplacer les personnes en cas de besoin.
• Échange de quarts : Mettez en place une politique d’échange de quarts claire. Lisez Comment créer une politique d’échange de quarts (avec modèle gratuit).
• Suivi des heures supplémentaires : Utilisez un système pour suivre les heures supplémentaires afin de respecter votre budget. Envisagez d’utiliser un outil tel que Modèle gratuit de suivi des heures supplémentaires pour les travailleurs postés pour rester au fait de ces heures.

Lorsqu’un employé ne se présente pas pour son quart de travail pendant les fêtes, vous serez heureux d’avoir déjà un plan. Savoir comment gérer ces situations peut vous sauver la mise.

Prochaines étapes

Prêt à surmonter le stress de la planification des fêtes ? Voici ce que vous pouvez faire AUJOURD’HUI :

1. Commencez immédiatement à recueillir les disponibilités des employés.
2. Examinez vos données de ventes des fêtes de l’année dernière pour anticiper la demande.
3. Essayez une application de planification comme Shifty pour gagner plus de 3 heures par semaine