Tableur ou application pour la planification des horaires : qu’est-ce qui convient le mieux à votre restaurant ?

Imaginez ceci : c’est samedi matin, le coup de feu le plus chargé de la semaine pour les petits déjeuners dans votre café. Vous jetez un coup d’œil au planning et… *panique*. Deux employés clés ont appelé pour se déclarer malades, et votre équipe déjà sous pression est confrontée à un manque d’effectif. Le chaos s’ensuit. Vous envoyez frénétiquement des SMS et passez des appels, suppliant pour trouver de la main-d’œuvre pendant que les clients attendent, et les autres membres de votre équipe sont dépassés. Ça vous dit quelque chose ?

C’est la réalité pour d’innombrables propriétaires et gérants de restaurants. Bien que la nourriture délicieuse et le service exceptionnel soient essentiels, les fondations d’une entreprise qui fonctionne sans heurts reposent sur une chose : le planning. Et l’outil que vous utilisez pour établir ce planning peut faire toute la différence entre une opération contrôlée et une défaillance complète.

Planification des horaires avec tableur vs. application : le combat commence

Pendant des années, de nombreux restaurants ont utilisé des tableurs pour la planification des horaires. Soyons honnêtes : les tableurs sont accessibles. C’est ce que vous connaissez. Ils peuvent sembler une solution gratuite et simple. Mais sont-ils vraiment le meilleur choix pour votre restaurant en pleine croissance ?

Les difficultés des tableurs

Considérez les pièges :

• Chronophage : Saisir manuellement les quarts, calculer les heures et effectuer des ajustements prend des heures chaque semaine. Réfléchissez au temps qu’il faut pour suivre les heures supplémentaires. Savez-vous comment suivre efficacement les heures supplémentaires ? Les tableurs rendent cela pénible.
• Sujet aux erreurs : Les disponibilités manquées, les quarts en double et les heures incorrectes sont courants. Une seule erreur peut faire déraper toute votre opération.
• Maux de tête en matière de communication : Le partage du planning, la gestion des échanges de quarts et la notification du personnel deviennent un cauchemar logistique, reposant sur des chaînes de courriels ou des documents imprimés.
• Absence de mises à jour en temps réel : Chaque modification nécessite une mise à jour manuelle du tableur et sa redistribution. Il est donc difficile de gérer les changements de dernière minute.
• Accessibilité limitée : Le personnel ne peut pas facilement accéder au planning sur son téléphone, ce qui entraîne des quarts manqués et de la confusion.

Prenons l’exemple de Sophie, propriétaire d’un café à Lyon. Elle utilisait un tableur et passait jusqu’à 5 heures *chaque semaine* juste pour créer et gérer son planning. Ensuite, chaque fois qu’un employé avait besoin de faire couvrir un quart ou prenait un congé maladie, elle passait encore une ou deux heures à trouver quelqu’un pour le remplacer et à mettre tout le monde au courant. Elle perdait presque une journée entière chaque semaine à cause de la planification. C’est du temps qu’elle aurait pu utiliser pour améliorer l’expérience client, former son personnel ou, vous savez, simplement prendre une pause.

Le problème principal des tableurs ? Ils sont statiques. Ils ne s’adaptent pas bien aux besoins dynamiques d’un restaurant, surtout lorsque vous devez vous ajuster à des éléments tels que la gestion des horaires pendant les fêtes ou les disponibilités des employés. Vous êtes coincé dans les détails de tâches administratives fastidieuses au lieu de vous concentrer sur la croissance de votre entreprise.

Logiciel de planification d’horaires pour restaurants : une approche plus intelligente

Un logiciel de planification d’horaires pour restaurants (ou applications de planification) offre une alternative moderne qui peut révolutionner votre processus de planification. Les applications simplifient la planification, vous font gagner du temps, réduisent les erreurs et améliorent la communication d’équipe.

Principaux avantages des applications de planification :

Automatisation : La plupart des applications automatisent des tâches cruciales comme la génération des plannings, la prise en compte des disponibilités des employés et la gestion des demandes de congés. Beaucoup intègrent également des prévisions pour anticiper les besoins en personnel. Les applications facilitent également la planification des employés à temps partiel aux côtés du personnel à temps plein.

Précision : L’élimination de la saisie manuelle des données réduit considérablement les erreurs. La plupart des applications offrent également des fonctionnalités qui empêchent le chevauchement des quarts et vous aident à respecter les budgets de coûts de main-d’œuvre. Cela vous protège des dépenses imprévues dues aux heures supplémentaires.

Communication : Les employés peuvent consulter leurs plannings sur leur téléphone, demander des échanges de quarts et recevoir des notifications instantanées. Cela améliore la transparence et réduit la confusion, et c’est beaucoup plus efficace que le suivi des messages dans un groupe de discussion. Les meilleures applications envoient également des notifications concernant les mises à jour des plannings, ce qui vous permet d’éviter les coûteuses erreurs de communication. Vous pouvez même créer et appliquer une politique d’échange de quarts qui vous convient.

Accessibilité : Les membres du personnel peuvent accéder à leurs plannings à tout moment, où qu’ils soient, et peuvent également soumettre leurs préférences de disponibilité. Ceci est essentiel pour gérer les changements imprévus et prendre des décisions éclairées. Avez-vous besoin d’aide ? Envisagez d’utiliser un formulaire de disponibilité des employés gratuit, puis de saisir ces informations dans votre application.

Économies de coûts : En réduisant le temps de planification, en minimisant les erreurs et en optimisant les coûts de main-d’œuvre, les applications de planification s’amortissent. Des études montrent qu’une planification intelligente peut réduire les coûts de main-d’œuvre de votre restaurant jusqu’à 15 % — comme expliqué dans notre article, Comment une planification intelligente peut réduire vos coûts de main-d’œuvre de restaurant de 15 %.

Conseil de pro : Recherchez une application qui s’intègre à votre système de point de vente (POS). Cela permet un suivi en temps réel des coûts de main-d’œuvre et des ventes, afin que vous puissiez optimiser les niveaux de personnel en fonction de la demande.

Tableur vs. Application : une comparaison côte à côte de la planification des quarts

Voici une comparaison qui montre les avantages concrets. Ce tableau révèle la différence entre les deux approches, en particulier pour les modifications de planning.

Comme vous pouvez le constater, les gains d’efficacité liés à l’utilisation d’une application sont importants.

Choisir la bonne application pour votre restaurant

Toutes les applications de planification ne se valent pas. Vous devrez choisir une application qui répond à vos besoins spécifiques. Voici ce qu’il faut rechercher :

• Disponibilité des employés : La possibilité de recueillir et d’intégrer la disponibilité des employés est essentielle. Cela évite les conflits d’horaires, et il est important de donner au personnel la possibilité de choisir ses quarts (et d’éviter le turnover).
• Échange de quarts : Un échange de quarts facile est la clé de la flexibilité.
• Fonctionnalités de communication : Recherchez la messagerie intégrée, les notifications et la possibilité d’envoyer des annonces. Cela améliore la coordination et la transparence de l’équipe, surtout si vous devez faire face à des circonstances imprévues.
• Convivialité : L’application doit être intuitive et facile à utiliser pour vous et votre personnel.
• Accessibilité mobile : Assurez-vous que vous et votre équipe pouvez accéder au planning en déplacement.
• Intégration : Déterminez si l’application s’intègre à votre système de point de vente (POS) et à votre logiciel de paie existants.

Pour une analyse détaillée des meilleures applications de planification sur le marché, consultez notre guide, 7 meilleures applications pour la planification des quarts en 2024 (gratuites et payantes).

L’impact d’une planification améliorée

La mise en œuvre d’une application de planification ne fait pas que gagner du temps. Elle a des effets positifs considérables sur votre entreprise.

• Réduction des coûts de main-d’œuvre : Une planification précise minimise les heures supplémentaires inutiles et les erreurs de personnel, ce qui entraîne des économies substantielles.
• Satisfaction accrue des employés : Une planification équitable et une communication ouverte stimulent le moral et réduisent le turnover. Rappelez-vous que une meilleure planification réduit le turnover des employés.
• Efficacité améliorée : Une équipe bien encadrée est une équipe productive. Moins d’erreurs de planification signifient un service plus fluide et des clients plus heureux.
• Meilleure prise de décision : Avec un système centralisé, vous avez accès à des données qui vous permettent de prendre des décisions éclairées concernant la dotation en personnel, les schémas de quarts (y compris les horaires du matin et du soir) et l’efficacité opérationnelle globale. Si vous avez du mal à embaucher des employés, assurez-vous d’utiliser les bonnes données ; vous pouvez même utiliser un modèle tel qu’un modèle de planning gratuit pour un café pour vous aider.

Prochaines étapes

Prêt à abandonner le chaos des tableurs et à prendre le contrôle de la planification des horaires de votre restaurant ?

1. Évaluez votre processus actuel : Combien de temps passez-vous à planifier les horaires chaque semaine ? Identifiez vos principaux points faibles.
2. Recherchez des applications de planification : Explorez les différentes options disponibles. Tenez compte des fonctionnalités, des prix et de la facilité d’utilisation. Si vous aimez l’idée d’un logiciel facile à utiliser avec des notifications push, assurez-vous de garder à l’esprit les 5 signes que votre processus de planification des quarts est défaillant.
3. Essayez une application de planification comme Shifty pour gagner plus de 3 heures par semaine C’est gratuit pour commencer. Il suffit de la télécharger et de créer votre premier planning dès aujourd’hui.