Как грамотное планирование графиков работы может сократить расходы на оплату труда в ресторане на 15%

Как грамотное планирование графиков работы может сократить расходы на оплату труда в ресторане на 15%

Представьте себе: субботний ажиотаж во время бранча. Очередь тянется за дверь, кухня завалена заказами, а официанты едва успевают. И тут вы видите, что двое сотрудников бездельничают в подсобке, а трое других отчаянно пытаются обслужить сразу десять столиков. Вы смотрите на свои расходы на оплату труда и понимаете… у вас переизбыток персонала. Снова.

Знакомо? Если вы владелец кафе, менеджер ресторана или руководитель малого бизнеса, скорее всего, вы сталкивались с подобным сценарием. В ресторанном бизнесе расходы на оплату труда часто являются самой большой статьей расходов, а неэффективное планирование графиков работы серьезно подрывает вашу прибыль. Но что, если бы вы могли оптимизировать свой график, свести к минимуму эти дорогостоящие ошибки и, наконец, взять под контроль расходы на оплату труда в ресторане?

Именно об этом мы и поговорим. В этом руководстве мы подробно рассмотрим практические стратегии и реальные примеры, которые помогут вам значительно сократить расходы на оплату труда, возможно, на целых 15% – и все это при сохранении довольной команды и удовлетворенных клиентов.

Скрытые издержки плохого планирования графиков

Прежде чем перейти к решениям, давайте разберемся с проблемой. Плохое планирование графиков – это больше, чем просто небольшое неудобство; оно может подорвать вашу прибыль. Это постоянная головная боль, которая проникает и в другие сферы вашего бизнеса:

• Переизбыток персонала: Пустая трата заработной платы, приводящая к завышенным расходам на оплату труда.
• Нехватка персонала: Перегруженные сотрудники, медленное обслуживание и потерянные клиенты.
• Трудоемкое администрирование: Часы, потраченные на составление графиков, обработку обменов сменами и управление запросами на отгулы.
• Ошибки в расчете заработной платы: Ошибки, которые приводят к недовольству сотрудников и юридическим осложнениям.
• Низкий моральный дух сотрудников: Непредсказуемые графики работы и ощущение, что их недооценивают.

Давайте рассмотрим конкретный пример. Анна, владелица кафе в Москве, раньше тратила до 8 часов в неделю только на составление графика работы своей команды. Она полагалась на доску, электронные таблицы и бесчисленные текстовые сообщения и звонки для координации смен. Из-за ручного процесса и непредсказуемых данных о продажах у нее постоянно был переизбыток персонала по медленным вторникам и нехватка персонала по загруженным субботним бранчам. Она подсчитала, что теряла от 35 000 до 50 000 ₽ в неделю только на пустых расходах на оплату труда из-за неэффективности планирования графиков.

Хорошая новость? Эти проблемы решаемы, и решения находятся в пределах вашей досягаемости.

1. Используйте свои данные: прогнозируйте и планируйте

Основой грамотного планирования графиков является понимание структуры ваших продаж. Не полагайтесь на догадки. Вместо этого используйте данные своей POS-системы, чтобы определить часы, дни и сезоны пиковой нагрузки. Этот подход, основанный на данных, позволяет вам точно прогнозировать потребность в персонале.

Сбор данных

Начните с анализа данных о продажах за последний год. Ищите тенденции. Какие дни и часы неизменно самые загруженные? А какие самые медленные? Используйте эту информацию для создания модели укомплектования штата, которая соответствует вашему спросу. Вот что вам следует отслеживать:

• Почасовые продажи: Определите периоды пиковой и низкой нагрузки.
• Поток клиентов: Отслеживайте количество клиентов, обслуженных каждый час.
• Продажи позиций меню: Посмотрите, какие позиции стимулируют спрос, и планируйте укомплектование штата в зависимости от потребностей кухни.
• Сравнения год к году: Поймите сезонные колебания.

Например, если вы знаете, что субботний бранч – это самое загруженное время, вы можете запланировать больше персонала для работы в эти часы. И наоборот, если по вторникам у вас мало посетителей, вы можете соответственно сократить штат. Используя данные о продажах, вы можете сопоставить свои трудозатраты с вашим доходом, что приведет к значительному снижению расходов на оплату труда в ресторане.

Пример: Сила данных о продажах

Предположим, данные вашего ресторана показывают, что с 11:00 до 13:00 по субботам у вас неизменно самый высокий объем продаж. Без анализа данных вы могли бы просто гадать и надеяться на то, что у вас будет достаточно персонала. Вместо этого вы можете посмотреть на средний размер чека в это время, учесть скорость оборота столиков и определить оптимальное количество официантов, помощников официантов и кухонного персонала, необходимого для обеспечения отличного обслуживания.

2. Создайте четкую политику в отношении отгулов и обмена сменами

Управление запросами сотрудников может отнимать много времени, особенно если это делается вручную. Четко определенная политика, в которой излагается, как сотрудники запрашивают отгулы и как обрабатываются обмены сменами, может сэкономить вам несколько часов в неделю. Главное – быть последовательным и прозрачным.

Ключевые элементы хорошей политики

• Сроки подачи заявок: Установите четкий срок для подачи заявок на отгулы. Дайте своим сотрудникам достаточно времени, но также дайте себе возможность составлять графики заранее.
• Способы подачи заявок: Решите, предпочитаете ли вы цифровые заявки или бумажные методы (хотя мы скоро рассмотрим более простой вариант).
• Процесс утверждения: Определите, кто утверждает заявки на отгулы и в какие сроки.
• Правила обмена сменами: Установите порядок обмена сменами. Разрешите ли вы сотрудникам находить себе замену? Если да, то каковы условия?
• Коммуникация: Убедитесь, что все сотрудники понимают политику, и своевременно сообщайте о любых изменениях.

Профессиональный совет: При внедрении политики обмена сменами убедитесь, что именно *вы* несете ответственность за утверждение обменов. Это предотвращает путаницу, обеспечивает покрытие и защищает вас от потенциальных нарушений трудового законодательства.

Ручная работа или цифровые технологии

Многие рестораны используют бумажные формы заявок и электронные таблицы. Этот подход медленный, подвержен ошибкам и сложен в управлении. С помощью цифрового решения (подробнее об этом позже) сотрудники могут отправлять заявки, видеть доступные смены и запрашивать обмены с легкостью, что дает вам больше времени для важных дел.

3. Тщательный учет затрат на оплату труда

Вы не можете улучшить то, что не измеряете. Отслеживание ваших затрат на оплату труда имеет решающее значение для выявления областей, в которых вы можете сократить затраты на оплату труда. Это включает в себя регулярный мониторинг вашего процента затрат на оплату труда, который представляет собой процент ваших продаж, который идет на оплату труда. Стремитесь поддерживать этот процент в пределах отраслевых стандартов для вашего типа ресторана.

Расчет затрат на оплату труда

Основная формула: (Общие затраты на оплату труда / Общий объем продаж) x 100 = Процент затрат на оплату труда. Общие затраты на оплату труда включают заработную плату, налоги, льготы и любые другие расходы, связанные с оплатой труда. Отслеживайте эти затраты еженедельно, раз в две недели или ежемесячно. Затем вы можете определить оптимальный уровень укомплектования штата.

Ключевые показатели для отслеживания

• Процент затрат на оплату труда: Это ваш основной показатель.
• Затраты на оплату труда в час: Помогает оценить производительность сотрудников.
• Продажи в час работы: Показывает, насколько эффективно работает ваша команда.

Анализ цифр

Как только вы начнете отслеживать свои затраты на оплату труда, вы можете начать анализировать данные. Сравните свои проценты затрат на оплату труда со средними показателями по отрасли и определите области, в которых вы перерасходуете средства. У вас постоянно переизбыток персонала в определенные часы? Способствуют ли перерывы и простои сотрудников чрезмерным затратам? Ищите тенденции и закономерности, которые помогут вам принимать решения о планировании графиков.

4. Управление временем и посещаемостью

Точный учет времени имеет решающее значение. Ошибки в отслеживании времени приводят к неправильному расчету заработной платы, что может подорвать доверие сотрудников и потенциально привести к юридическим проблемам. Внедрение надежной системы учета времени и посещаемости, будь то физический табель учета рабочего времени или цифровое решение, помогает обеспечить точный учет.

Варианты отслеживания времени

• Физические табели учета рабочего времени: Традиционные часы надежны, но могут нуждаться в большем контроле.
• Отслеживание времени на основе электронных таблиц: Ручное, но дешевое – оставляет место для человеческих ошибок.
• Цифровые системы учета времени и посещаемости: Обеспечивают более точное отслеживание времени (часто интегрированы с расчетом заработной платы).

Убедитесь, что ваша система точно отслеживает отработанные часы, перерывы и сверхурочную работу. Регулярно проверяйте табели учета рабочего времени, чтобы выявлять и исправлять любые расхождения. С помощью цифрового решения сотрудники могут отмечать время прихода и ухода со своих телефонов, и вы можете легко отслеживать их часы. Это сократит количество ошибок в расчете заработной платы и сэкономит вам ценное время.

5. Оптимизируйте процесс планирования графиков

Здесь происходит волшебство. То, как вы *составляете* свой график, так же важно, как и вся подготовительная работа, которую мы обсудили. Вы можете составить отличный график вручную, но это займет время, потребует постоянной корректировки и оставит место для ошибок. Давайте посмотрим, как грамотное планирование графиков может помочь.

Ручное планирование графиков: Старый способ

Ручное планирование графиков предполагает много встречных движений. Вам необходимо собрать информацию о доступности от вашей команды, обработать запросы на отгулы и учесть навыки и предпочтения каждого сотрудника. Обычно это включает в себя электронные таблицы, электронную почту, телефонные звонки и, возможно, доску. Самые большие недостатки этого подхода:

• Трудоемкость: Часы, потраченные каждую неделю.
• Склонность к ошибкам: Легко допустить ошибки с доступностью сотрудников и запросами на отгулы.
• Сложность адаптации: Изменения требуют большой переработки.
• Отсутствие видимости: Трудно отслеживать график работы каждого, особенно когда вам нужно закрыть смену.

Цифровое планирование графиков: Умный способ

Решения для цифрового планирования графиков, такие как Shifty, оптимизируют весь процесс планирования графиков. Они предлагают следующие преимущества:

• Автоматизация: Автоматизируйте создание смен, запросы и уведомления.
• Обновления в режиме реального времени: Сотрудники получают немедленные уведомления о своих графиках.
• Мобильный доступ: Создавайте графики и управляйте ими из любого места.
• Интеграция с POS и учетом времени: Автоматизирует отслеживание затрат на оплату труда.
• Соответствие требованиям: Помогает обеспечить соблюдение трудового законодательства.

6. Вовлеченность сотрудников: Довольные сотрудники, более низкие затраты

Довольные сотрудники более продуктивны, имеют лучшую посещаемость и с меньшей вероятностью уволятся, что в конечном итоге снижает затраты на оплату труда. Дайте своей команде контроль над своими графиками и создайте более позитивную рабочую среду.

Лучшие практики для вовлечения сотрудников

• Запрашивайте обратную связь: Получайте отзывы от своих сотрудников об их предпочтениях в отношении планирования графиков.
• Справедливое распределение: Обеспечьте справедливое распределение смен между членами вашей команды.
• Прозрачность: Будьте прозрачны в отношении процесса планирования графиков и того, как вы обрабатываете запросы на отгулы и обмены сменами.
• Регулярная коммуникация: Держите своих сотрудников в курсе изменений в графике, корпоративных мероприятий и другой важной информации.

7. Сравнение: Ручное и автоматизированное планирование графиков

Давайте посмотрим, как эти стратегии реализуются в реальном мире. Вот сравнение ручного планирования графиков и интеллектуального автоматизированного планирования графиков:

Следующие шаги: Ваш план действий

Готовы начать? Вот что вы можете сделать сегодня, чтобы улучшить свое планирование графиков и начать экономить деньги:

1. Проанализируйте свои данные: Потратьте час на анализ данных о продажах, чтобы определить часы пиковой нагрузки и потребность в персонале.
2. Создайте политику в отношении отгулов и обмена сменами: Напишите четкую, лаконичную политику, в которой излагается, как вы будете обрабатывать запросы и обмены.
3. Попробуйте приложение для планирования графиков, такое как Shifty, чтобы сэкономить 3+ часа в неделю: Составьте свой график за считанные минуты. Посмотрите, как это работает для вашего бизнеса.

Внедрение грамотных методов планирования графиков – это путешествие, а не пункт назначения. Используя эти стратегии и внедряя правильные инструменты, вы можете значительно сократить затраты на оплату труда, повысить удовлетворенность сотрудников и, в конечном итоге, развивать свой бизнес.