5 façons éprouvées de gérer les absences de vos employés et de faire tourner votre café en douceur

Imaginez ceci : c’est samedi matin, l’heure la plus chargée de votre café. La file d’attente s’étend jusqu’à la porte, la machine à expresso ronronne, et puis – BOUM ! – un SMS. «Désolé, je ne pourrai pas venir aujourd’hui.» Vous êtes soudainement pris au dépourvu, votre rythme cardiaque s’accélère, vous vous demandez qui vous pouvez appeler, et comment vous allez assurer ce quart. Cela vous dit quelque chose ? La gestion des **absences des employés de restaurant** est un casse-tête constant pour les propriétaires de cafés et de restaurants, mais cela ne doit pas devenir une crise.

1. Consolidez votre politique d’absence des employés

La base de la gestion des absences est une **politique d’absence des employés** claire et bien communiquée. Cette politique devrait être la pierre angulaire de votre manuel de l’employé, facilement accessible et constamment appliquée. Elle doit notamment comprendre :

• Délai de notification : Précisez le délai de préavis minimum requis pour les absences. Par exemple, «Les employés doivent informer le responsable au moins 2 heures avant leur quart de travail prévu.» Définissez clairement les méthodes de communication acceptables et inacceptables (SMS, appel téléphonique, etc.).
• Coordonnées : Fournissez des instructions claires sur la personne à contacter et comment (numéro de téléphone, adresse e-mail). C’est un excellent point de départ pour établir les politiques de votre entreprise.
• Conséquences : Indiquez les conséquences de la violation de la politique. Cela peut aller d’avertissements verbaux à des avertissements écrits, voire, dans les cas extrêmes, au licenciement. Soyez cohérent et juste dans l’application.
• Documentation : Expliquez comment les absences seront suivies (par exemple, dans un registre, en utilisant un système de pointage).

Exemple : Sophie, propriétaire d’un café à Lyon, utilise une politique simple mais efficace : les employés doivent appeler le responsable du magasin au moins trois heures avant leur quart de travail. Les violations répétées entraînent un avertissement écrit, suivi d’une suspension, et éventuellement d’un licenciement. Ce processus clair a considérablement réduit les appels tardifs au cours du premier trimestre.

Conseil de pro : Faites en sorte que les employés accusent réception de la politique par écrit lorsqu’ils sont embauchés. Cela crée une trace écrite et renforce leur compréhension. Envisagez de l’inclure dans votre processus d’intégration, parallèlement au nouveau modèle de planning de formation pour barista.

2. Stratégies de couverture proactive : qui appeler et comment

Lorsqu’un employé s’absente, vous avez besoin d’un plan, et vous en avez besoin rapidement. Se fier uniquement à votre mémoire ou à une liste d’appels hasardeuse est une recette pour le désastre. Mettez plutôt en place un système robuste pour trouver rapidement des remplaçants.

2.1. L’équipe «sur appel»

Envisagez d’avoir une liste d’employés qui sont prêts à être sur appel. Cela pourrait être un système de rotation, ou vous pourriez offrir une petite incitation pour être disponible à bref délai (par exemple, une prime s’ils sont appelés). C’est un bon moyen de gérer les **absences imprévues des employés de restaurant** lorsque vous ne savez pas qui se présentera ou non. Vous pouvez facilement identifier ces employés en utilisant un modèle de formulaire de disponibilité des employés.

2.2. Utilisation des échanges de quarts

Donnez à vos employés le pouvoir d’échanger leurs quarts de travail. Cela peut réduire votre charge de travail, car ils trouvent leur propre couverture. Cependant, créez une politique d’échange de quarts claire décrivant les règles et exigeant l’approbation du responsable pour éviter le chaos. Des outils comme Shifty rendent ce processus transparent (plus de détails plus tard !).

2.3. La liste d’appels

Établissez une liste hiérarchisée des employés, en commençant par ceux qui ont manifesté leur intérêt pour des heures supplémentaires. Tenez cette liste à jour et accessible à tous les responsables. Cela peut devenir fastidieux avec des systèmes manuels.

3. Simplifiez la communication

La communication est essentielle. Plus vous pouvez informer rapidement votre équipe, mieux c’est. Les méthodes de communication manuelles (appels téléphoniques, SMS individuels) prennent du temps et sont sujettes aux erreurs. Ce n’est pas une fatalité !

3.1. Tirez parti de la technologie

Utilisez la technologie. C’est là qu’une application de planification des quarts brille vraiment. Des fonctionnalités telles que les notifications automatisées peuvent alerter les employés disponibles dès qu’un quart doit être couvert et peuvent facilement mettre votre équipe sur la même longueur d’onde. Cela améliorera considérablement la façon dont vous gérez les **absences des employés**.

3.2. Un centre de communication centralisé

Indépendamment de la technologie, créez un système de communication centralisé. Il peut s’agir d’une discussion de groupe désignée ou d’une application de messagerie partagée. Assurez-vous que votre équipe sait comment se tenir au courant des changements d’horaires et des absences.

4. Incitez à la fiabilité et réduisez les absences

Prévenir les absences en premier lieu est tout aussi important que de les gérer. Envisagez de mettre en œuvre des stratégies pour encourager les employés à se présenter à leurs quarts de travail.

4.1. Récompenses pour la présence

Offrez des incitations pour une bonne présence. Il peut s’agir d’une prime mensuelle, d’avantages supplémentaires (comme des repas gratuits ou des réductions), ou d’une priorité dans la planification pour des quarts de travail souhaitables. Pensez à récompenser les employés qui font preuve de fiabilité, et non à punir ceux qui ne le font pas. Récompensez les employés pour leur capacité à avoir un bilan de présence solide. Par exemple, vous pouvez leur offrir un repas gratuit ou des boissons gratuites.

4.2. Traiter les causes profondes

Parlez à vos employés. Parfois, les absences sont dues à des raisons légitimes, comme une maladie ou des problèmes de garde d’enfants. Soyez compréhensif et, dans la mesure du possible, offrez de la flexibilité. Créez une atmosphère de confiance qui favorise une communication ouverte. Essayez de résoudre les causes profondes des absences lorsque vous gérez les **absences des employés**.

5. Évaluez et adaptez

Vos stratégies ne sont pas gravées dans le marbre. Examinez régulièrement votre approche et apportez des ajustements si nécessaire.

5.1. Suivez vos données

Tenez un registre des absences, des raisons des absences et des méthodes de couverture. Ces données vous aideront à identifier les tendances et les domaines à améliorer. Vous pouvez même utiliser une simple feuille de calcul pour suivre ces données, ou, mieux encore, une application de planification qui compile automatiquement ces informations pour vous. Pour améliorer votre organisation des quarts, vous pouvez également utiliser les modèles de planification des effectifs pour les vacances.

5.2. Recherchez des commentaires

Demandez à vos employés des commentaires. Ils peuvent avoir des informations précieuses sur les causes des absences et des suggestions d’amélioration.

Foire aux questions

Prochaines étapes

Prêt à maîtriser le chaos des absences des employés ? Voici votre plan d’action :

1. Examinez votre politique : Si vous n’avez pas de politique écrite, créez-en une maintenant. Si vous en avez une, examinez-la et assurez-vous qu’elle est à jour et clairement communiquée.
2. Construisez votre système de couverture : Commencez à compiler votre liste sur appel et établissez un processus clair d’échange de quarts. Assurez-vous que les procédures sont faciles à comprendre pour votre équipe.
3. Essayez une application de planification comme Shifty pour gagner plus de 3 heures par semaine : C’est ainsi que vous récupérez votre temps et votre santé mentale.