Créer un planning de travail équitable et efficace est l’un des plus grands défis auxquels sont confrontés les propriétaires de cafés et brasseries. Un planning mal conçu entraîne l’épuisement professionnel, un personnel mécontent et, en fin de compte, un service client de moindre qualité.
Dans ce guide, nous allons passer en revue une méthode éprouvée, étape par étape, pour élaborer des plannings que votre équipe appréciera réellement.
Points Clés
- Identifiez vos heures de pointe avant d’établir un planning
- Recueillez les disponibilités avant de créer le planning
- Faites tourner les horaires les moins intéressants de manière équitable entre les membres de l’équipe
- Publiez les plannings au moins une semaine à l’avance
- Prévoyez des chevauchements de 15 minutes entre les équipes pour des transitions en douceur
Pourquoi un Planning Équitable est Important
Les études montrent que les employés qui perçoivent leurs horaires comme équitables sont 23 % plus productifs et beaucoup moins susceptibles de démissionner. Pour les cafés et brasseries qui fonctionnent avec de faibles marges, la simple réduction du turnover peut permettre d’économiser des milliers d’euros par an.
Un planning n’est pas qu’un simple tableau d’horaires — c’est un message à votre équipe sur l’importance que vous accordez à leur temps et à leur bien-être.
Étape 1 : Comprendre Vos Heures de Pointe
Avant d’affecter qui que ce soit, cartographiez les tendances de fréquentation de votre café. La plupart des cafés connaissent trois pics distincts :
- Le coup de feu du matin (7h00–9h30) — le plus fort volume, nécessite vos meilleurs baristas (Marie, Thomas…)
- Le pic du déjeuner (11h30–13h30) — modéré, axé sur la restauration
- Le creux de l’après-midi (14h00–16h00) — plus calme, idéal pour la formation du nouveau personnel
Suivez les données de votre système de caisse pendant 2 à 3 semaines pour obtenir des chiffres précis. Ne devinez pas — mesurez.
Étape 2 : Recueillir les Disponibilités en Premier
La plus grande erreur que commettent les gérants est de créer le planning et de demander ensuite les disponibilités. Inversez cette approche :
- Envoyez un formulaire de disponibilités tous les jeudis (pour la semaine suivante)
- Fixez une date limite — vendredi soir
- Pas de réponse = disponible pour tous les horaires
Ce simple changement élimine 80 % des conflits d’horaires.
Étape 3 : Faire Tourner les Horaires Indésirables
Personne ne veut faire la fermeture tous les samedis soirs. Mettez en place un système de rotation :
| Semaine | Fermeture du Samedi | Ouverture du Dimanche |
|---|---|---|
| Semaine 1 | Alex | Jordan |
| Semaine 2 | Jordan | Sam |
| Semaine 3 | Sam | Alex |
De cette façon, personne ne se sent lésé. La transparence renforce la confiance.
Étape 4 : Intégrer du Temps Tampon
Prévoyez des chevauchements de 15 minutes entre les équipes. Cela permet une passation de consignes appropriée — le barista qui termine son service informe celui qui commence sur les produits qui sont presque épuisés, les problèmes d’équipement et les commandes en attente.
Ces 15 minutes évitent les erreurs de communication et améliorent le fonctionnement de votre établissement.
Étape 5 : Publier Tôt et S’y Tenir
Essayez de publier les plannings au moins une semaine à l’avance. Deux semaines, c’est encore mieux. Les changements de dernière minute doivent être l’exception, pas la règle.
La cohérence renforce la fiabilité — votre personnel peut organiser sa vie autour d’horaires de travail prévisibles.
Erreurs de Planning Courantes à Éviter
- Favoritisme — attribuer les «meilleurs» horaires aux mêmes personnes chaque semaine
- Ignorer le droit du travail — le repos minimum entre les services varie selon les régions
- Sur-planification — plus de personnel ne signifie pas toujours un meilleur service
- Pas de plan de secours — ayez toujours 1 à 2 personnes de garde en cas d’urgence
Outils Utiles
Bien que les tableurs fonctionnent pour les très petites équipes, ils deviennent rapidement ingérables une fois que vous avez plus de 5 employés. Les applications de planification modernes vous permettent de :
- Glisser-déposer visuellement les horaires
- Vérifier automatiquement les conflits et les heures supplémentaires
- Permettre aux employés d’échanger leurs horaires avec l’approbation du responsable
- Envoyer des notifications push lorsque les plannings changent
Oubliez les tracas des tableurs
Shifty vous permet de créer des plannings équitables en quelques minutes — avec une détection automatique des conflits et des notifications instantanées à l’équipe.
