Points clés à retenir
- Commencez à planifier vos horaires pendant les fêtes AU PLUS TÔT – visez au moins 6 à 8 semaines à l’avance.
- Collectez les disponibilités et les préférences de vos employés grâce à un formulaire simple ou à une fonctionnalité intégrée dans une application de planification.
- Privilégiez l’équité et proposez des primes pour motiver les employés à travailler pendant les heures de pointe.
- Utilisez un système de planification flexible et préparez-vous à vous adapter aux fluctuations de la demande.
Comment planifier les équipes de votre restaurant pendant les fêtes sans prise de tête
L’odeur de la dinde rôtie, la musique festive, les conversations joyeuses… et le chaos total de votre restaurant pendant les fêtes. Ça vous dit quelque chose ? Avouons-le, la planification des horaires pendant les fêtes peut être un véritable cauchemar. Une minute, vous essayez de déterminer si vous avez suffisamment de personnel pour le réveillon de Noël, et la minute d’après, vous répondez aux appels de dernière minute et essayez de jongler avec mille et une demandes différentes. Ça vous rappelle quelque chose ?
Je me souviens de Sophie, une propriétaire de café à Lyon, qui m’a raconté le temps qu’elle a passé, trois jours d’affilée, juste à créer et à remanier les horaires des fêtes. Elle appelait manuellement les gens, gérait d’innombrables messages texte et se retrouvait avec un emploi du temps qui présentait encore des lacunes. Et le jour J ? Un serveur clé s’est déclaré malade. Ce fut un désastre !
Mais cela ne doit pas nécessairement se passer ainsi. Avec une bonne planification et quelques stratégies intelligentes, vous pouvez aborder la gestion des effectifs pendant les fêtes et créer un emploi du temps qui maintient votre équipe heureuse et votre restaurant en parfait état de marche. Décomposons ensemble comment gérer les horaires de votre restaurant pendant les fêtes.
1. Commencez à planifier dès maintenant (Sérieusement, dès maintenant !)
N’attendez pas la dernière minute ! La clé d’un emploi du temps sans stress pendant les fêtes est une planification précoce. Visez à commencer le processus au moins 6 à 8 semaines avant les fêtes les plus chargées. Cela vous laisse suffisamment de temps pour collecter les disponibilités, négocier les quarts et gérer tout problème imprévu.
Réfléchissez-y : vous devez tenir compte de l’augmentation du trafic de clients, des heures d’ouverture plus longues et des éventuels manques de personnel. Une planification anticipée vous permet d’anticiper ces besoins et de les traiter de manière proactive. Vous pourrez embaucher du personnel supplémentaire si nécessaire, les former et vous assurer que tout le monde connaît bien ses rôles avant que la ruée ne commence. Attendre la dernière minute ne fait qu’ajouter au stress et augmente considérablement les risques d’erreurs de planification.
Conseil pratique :
Créez un calendrier de planification des fêtes avec des échéances clés. Cela peut inclure une date limite pour que les employés soumettent leurs disponibilités, une date pour publier le projet d’horaire et une date pour le finaliser. Partagez ce calendrier avec votre équipe pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.
2. Recueillez les disponibilités et les préférences des employés
La base de tout bon emploi du temps est la compréhension des disponibilités de vos employés. Au lieu de vous fier à des messages texte ou des courriels éparpillés, créez un moyen simple et organisé de collecter ces informations. Un formulaire de disponibilité des employés (numérique ou papier) est votre meilleur allié. Assurez-vous de demander toutes les dates et heures dont vous aurez besoin pour assurer la couverture.
Assurez-vous de vous renseigner sur les demandes ou préférences spécifiques. Peut-être qu’un employé a une obligation familiale ou souhaite travailler un quart particulier. Bien que vous ne puissiez pas toujours satisfaire tout le monde, tenir compte de leurs préférences peut améliorer le moral et augmenter vos chances d’obtenir la couverture dont vous avez besoin. Ignorer ces préférences conduit au ressentiment et augmente les risques d’absences injustifiées.
Voici une comparaison des méthodes :
| Méthode | Avantages | Inconvénients |
|---|---|---|
| Messages texte/Courriels | Communication initiale rapide | Non organisé, difficile à suivre, informations faciles à manquer. Sujet aux erreurs. |
| Formulaires de disponibilité papier | Tangibles, peuvent être facilement numérisés. | Longs, difficiles à agréger les données, sujets à des erreurs d’interprétation et de saisie manuelle. |
| Applications de planification (comme Shifty !) | Collecte de données centralisée et automatisée, accès facile, mises à jour en temps réel, élimine les erreurs humaines et notifications instantanées. | Nécessite un smartphone ou un accès à Internet. |
Conseil de pro :
Pour faciliter encore davantage la collecte des disponibilités, envisagez d’offrir une petite incitation aux employés qui soumettent leurs disponibilités à l’avance. Il pourrait s’agir d’une petite carte-cadeau ou d’une chance de choisir les quarts de travail en premier.
3. Privilégiez l’équité et offrez des primes
L’équité est essentielle pour une équipe heureuse. Évitez de faire du favoritisme et efforcez-vous de répartir les quarts de manière équitable. Faites tourner les quarts les plus recherchés (par exemple, le jour de Noël) de manière équitable entre vos employés.
Envisagez d’offrir des incitations pour encourager les employés à travailler pendant les heures de pointe ou les jours fériés. Ces incitations pourraient inclure :
- Une rémunération supplémentaire (temps et demi ou double temps).
- Des primes basées sur le volume des ventes.
- Des congés payés plus tard dans l’année.
- La priorité pour les futures demandes d’horaires.
Offrir des primes permet non seulement de pourvoir les quarts, mais aussi de montrer à votre équipe que vous appréciez son temps et son dévouement. Et n’oubliez pas de suivre ces heures supplémentaires. Ne vous retrouvez pas dans une situation où vous devez vous démener pour calculer les heures supplémentaires. L’utilisation d’un modèle de suivi des heures supplémentaires peut vous aider à rester en conformité.
4. Établissez des horaires flexibles pendant les fêtes
Peu importe à quel point vous planifiez bien, les choses changeront. Des clients annuleront, des événements météorologiques surviendront. Préparez-vous à faire preuve de flexibilité et ayez un plan pour gérer les changements de dernière minute.
Cela comprend :
- Avoir une liste d’employés de garde.
- Développer un système permettant aux employés d’échanger leurs quarts de travail. Envisagez une politique claire d’échange de quarts.
- Être prêt à pourvoir les quarts de travail avec un responsable.
Avoir un moyen d’avertir rapidement le personnel des quarts de travail disponibles est essentiel. C’est une situation courante pour les restaurants qui utilisent des applications de planification. Si un serveur se déclare malade, vous pouvez instantanément envoyer un message à tous les employés possédant les compétences nécessaires pour couvrir le quart de travail.
En cas d’absences d’employés, savoir comment gérer les absences des employés et avoir une bonne stratégie en place peut vous faire gagner beaucoup de temps et réduire le stress.
Il existe une solution plus rapide
Shifty gère la planification des quarts de travail, les demandes d’échange et les notifications d’équipe, le tout depuis votre téléphone. Conçu spécifiquement pour les cafés et les restaurants.
5. Communiquez clairement et fréquemment
Une fois que votre horaire des fêtes de votre restaurant est créé, communiquez-le clairement et rapidement. Affichez-le à un endroit où tout le monde peut le voir (physiquement et numériquement, si possible). Assurez-vous que tout le monde sait comment accéder à l’horaire et quoi faire s’il a des questions ou s’il doit demander un échange.
Utilisez plusieurs canaux de communication, tels que :
- Courriel
- Messages texte
- Un tableau d’affichage numérique
- Une application de planification (comme Shifty – vous voyez la tendance ?)
Une communication régulière est essentielle pour éviter les malentendus et s’assurer que chacun est conscient de ses responsabilités.
6. Examinez et affinez votre processus
Après la ruée des fêtes, prenez le temps d’examiner votre processus de planification. Qu’est-ce qui a bien fonctionné ? Qu’est-ce qui pourrait être amélioré ? Avez-vous rencontré des problèmes inattendus ?
Recueillez les commentaires de votre équipe. Demandez-leur ce qu’ils ont aimé et ce qu’ils n’ont pas aimé dans l’horaire. Utilisez ces commentaires pour affiner votre processus pour les prochaines saisons de vacances. C’est ainsi que vous apprenez du processus et que la gestion des effectifs de l’année prochaine sera beaucoup moins stressante.
Si vous constatez qu’un temps considérable est consacré à des tâches manuelles fastidieuses, demandez-vous s’il est temps de passer à un système qui automatise la planification. Les processus manuels peuvent entraîner des erreurs et du stress. L’utilisation d’une application pour planifier est une solution facile. Renseignez-vous sur les applications de planification et les feuilles de calcul pour voir si votre outil de planification est le mieux adapté à vos besoins.
7. Utilisez la technologie à votre avantage
N’ayez pas peur d’adopter la technologie pour rationaliser votre processus de planification. Il existe de nombreux excellents outils pour vous aider à gérer les horaires de travail de votre personnel de restaurant.
L’utilisation d’une application de planification peut :
- Automatiser la création d’horaires.
- Permettre aux employés de soumettre facilement leurs disponibilités et d’échanger des quarts de travail.
- Envoyer des notifications automatiques concernant les changements d’horaire et les rappels de quarts de travail.
- Réduire les conflits et les erreurs de planification.
Envisagez de lire les 7 meilleures applications pour la planification des quarts de travail sur le marché.
Foire aux questions
Quand devrais-je commencer à planifier les effectifs de mes fêtes ?
Idéalement, vous devriez commencer à planifier vos effectifs de fêtes au moins 6 à 8 semaines avant la ruée des fêtes. Cela vous permet de recueillir les disponibilités des employés, de négocier les quarts et de gérer tout problème imprévu, ainsi que de vous donner le temps de lire notre article sur la façon de planifier les effectifs pendant les fêtes.
Comment puis-je garantir l’équité lors de la création de mon emploi du temps des fêtes ?
Privilégiez l’équité en faisant tourner les quarts les plus recherchés de manière équitable entre vos employés. Envisagez d’offrir des incitations, telles qu’une rémunération supplémentaire, des primes ou des congés payés, pour motiver les employés à travailler pendant les heures de pointe ou les jours fériés. Avoir un système équitable peut vous aider à fidéliser votre personnel et à améliorer la productivité.
Quels sont les avantages d’utiliser une application de planification pour la gestion des effectifs pendant les fêtes ?
Les applications de planification, comme Shifty, peuvent automatiser la création d’horaires, permettre aux employés de soumettre facilement leurs disponibilités et d’échanger des quarts de travail, envoyer des notifications automatiques concernant les changements d’horaire et réduire les conflits et les erreurs de planification. Cela vous fait gagner du temps et réduit le stress de la planification manuelle.
Comment puis-je gérer les changements de quarts de dernière minute ou les appels d’absence des employés ?
Établissez un horaire flexible, ayez une liste d’employés de garde et établissez une politique claire d’échange de quarts. La communication est essentielle. Vous pouvez informer instantanément votre personnel des quarts de travail disponibles en utilisant une application de planification comme Shifty.
Prochaines étapes
Prêt à abandonner le casse-tête de la planification des fêtes et à rendre cette saison plus facile ?
- Créez un calendrier de planification des fêtes avec des échéances clés.
- Utilisez un formulaire numérique pour recueillir les disponibilités des employés.
- Essayez une application de planification comme Shifty pour économiser plus de 3 heures par semaine.
Arrêtez de perdre des heures à planifier
Shifty est gratuit pour les petites équipes. Créez votre premier emploi du temps en moins de 5 minutes – votre équipe est notifiée instantanément.
