Comment planifier les horaires des employés à temps partiel et à temps plein

Le cauchemar des plannings : quand les temps plein et les temps partiel se rencontrent

Avez-vous déjà eu l’impression de jouer à Tetris avec des blocs représentant les disponibilités des employés, l’afflux de clients et les coûts de main-d’œuvre ? Bienvenue dans la vie d’un propriétaire de café, d’un gérant de restaurant ou d’un exploitant de petite entreprise confronté au défi quotidien de la planification. C’est encore plus délicat lorsque vous devez équilibrer votre personnel à temps plein avec vos employés à temps partiel.

Imaginez : c’est un samedi matin, la queue devant votre café s’étend jusqu’à la porte, et vous manquez de personnel parce que quelqu’un a appelé pour signaler une absence. Vous vous démenez pour trouver quelqu’un pour le remplacer, jonglez avec les appels et sentez votre niveau de stress monter en flèche. Pendant ce temps, vous essayez également de respecter votre budget de personnel, car vous savez que chaque euro compte. C’est une situation courante, qui est amplifiée lorsque vous gérez un **planning mixte** avec des employés à **temps partiel** et à temps plein.

Les méthodes de planification manuelles, comme les tableurs ou les calendriers papier, sont souvent insuffisantes. Elles deviennent rapidement complexes, sujettes aux erreurs et chronophages. Vous vous retrouvez dépassé et mal préparé. Ça vous dit quelque chose ? Voyons comment y remédier.

1. Connaître vos besoins en personnel : les données sont votre meilleur allié

Avant même de penser à établir un planning, vous devez comprendre vos besoins en personnel. Cela commence par l’analyse de vos données de ventes passées. Quels jours et à quelles heures sont les plus chargés ? Quelles sont vos heures de pointe ?

* **Analysez les données de ventes :** Examinez vos rapports de caisse (Point de Vente) pour identifier vos périodes de forte affluence. Saviez-vous que vous pourriez potentiellement utiliser un modèle gratuit comme celui-ci Modèle de Planning Hebdomadaire Gratuit pour 10 Employés pour voir les tendances dans les données ? Cela pourrait révéler que votre brunch du week-end nécessite plus de personnel.
* **Suivez les coûts de main-d’œuvre :** Surveillez vos coûts de main-d’œuvre en pourcentage des ventes. Cela vous aidera à respecter votre budget. Une planification intelligente concerne autant l’*efficacité* que l’*équité*. Vous devriez toujours surveiller comment Une planification intelligente peut réduire vos coûts de main-d’œuvre de restaurant de 15 %.
* **Prévoyez la demande :** Utilisez vos données de ventes pour prévoir la demande future. Si vous savez que vous serez plus occupé le samedi, vous pouvez prévoir plus de personnel à l’avance.

Exemple : Le cas du café «Les Délices»

Sophie, propriétaire d’un café à Lyon, avait du mal à gérer le manque de personnel pendant les heures de pointe du brunch. Elle était constamment en sous-effectif, ce qui entraînait de longs temps d’attente et la frustration des clients. Après avoir suivi ses ventes et le nombre de clients, elle a constaté que les samedis étaient systématiquement ses jours les plus chargés. Fort de ces données, elle a ajusté ses **plannings à temps partiel** pour avoir plus de personnel le samedi, ce qui a permis de satisfaire davantage ses clients et d’améliorer l’efficacité du travail.

2. Recueillir les disponibilités des employés (avant toute chose)

L’un des plus gros maux de tête en matière de **planification à temps partiel** est de gérer les disponibilités des employés. Ne construisez pas votre planning dans le vide ! Commencez par recueillir les disponibilités de tous vos employés, à temps plein et à temps partiel.

* **Utilisez un formulaire de disponibilité :** Fournissez à vos employés un formulaire clair et concis à remplir. Vous pourriez utiliser quelque chose de simple comme ce Modèle de formulaire de disponibilité des employés gratuit pour les petites équipes. Celui-ci doit demander leurs jours et horaires préférés, ainsi que les dates d’indisponibilité (par exemple, vacances, cours).
* **Fixez une date limite :** Fixez une date limite claire pour la soumission des disponibilités par les employés.
* **Mettez à jour régulièrement :** Rappelez aux employés de mettre à jour régulièrement leurs formulaires de disponibilité. La vie change, et leurs disponibilités peuvent également changer !

Exemple : Le cas de «Pizza Paradiso»

Thomas, propriétaire d’une pizzeria, avait l’habitude d’établir son planning sans connaître les disponibilités de ses employés. Cela entraînait de fréquents conflits, des changements de quarts de dernière minute et des employés surchargés de travail. Désormais, il utilise un simple formulaire de disponibilité numérique et s’assure que tout est en ordre avant de planifier. Ce simple changement réduit considérablement les frictions dans son **planning mixte**.

Conseil de pro : Facilitez la soumission des disponibilités à vos employés ! Utilisez un formulaire en ligne, un simple tableur ou même une application de planification. Plus c’est facile, plus ils sont susceptibles de fournir des informations précises.

3. Concevez un planning équitable et flexible

Une fois que vous avez vos besoins en personnel et les disponibilités des employés, il est temps d’établir votre planning. L’objectif est de créer un planning équitable et flexible qui réponde à la fois aux besoins de l’entreprise et aux besoins des employés.

* **Tenez compte des préférences des employés :** Dans la mesure du possible, essayez de répondre aux demandes des employés, mais n’oubliez jamais que les besoins de l’entreprise passent en premier.
* **Faites tourner les quarts :** Faites tourner les quarts entre vos employés pour éviter l’épuisement professionnel et donner à chacun une chance équitable d’avoir les quarts souhaités. Vous pouvez en savoir plus en consultant Horaires du matin vs. horaires du soir : Avantages, inconvénients et comment alterner équitablement.
* **Utilisez un modèle :** Commencez par un modèle comme celui-ci Modèle d’horaire hebdomadaire gratuit pour un café (5 employés) pour gagner du temps et assurer la cohérence. Ou, si vous avez besoin d’un modèle avec des quarts tournants, consultez ce Modèle de planning de nuit gratuit pour 6 employés.

Exemple : Le cas de «Burger Bonheur»

Julien, gérant d’un restaurant de burgers, avait l’habitude de gérer les demandes de congés des employés le week-end. Il met maintenant en œuvre un planning rotatif où tout le monde a la possibilité de travailler les week-ends. Cela permet de maintenir l’équité et de renforcer le moral de l’équipe, car chacun se sent apprécié. De plus, si vous vous souciez d’être équitable, vous pouvez consulter Comment Créer un Planning Équitable pour Votre Café.

4. Définissez vos politiques : échanges de quarts, congés et absences

Des politiques claires sont essentielles au bon fonctionnement d’une entreprise. Sans elles, vous passerez plus de temps à gérer les conflits et la confusion.

* **Échanges de quarts :** Établissez une politique claire pour les échanges de quarts, notamment la façon de demander un échange, qui l’approuve et les délais. Vous pouvez simplifier cela avec un outil comme Shifty. Vous pouvez obtenir plus d’informations à ce sujet en consultant Comment créer une politique d’échange de quarts de travail (avec modèle gratuit).
* **Demandes de congés :** Mettez en place une procédure standard pour les demandes de congés des employés et définissez clairement combien de temps à l’avance ils doivent soumettre leurs demandes.
* **Appels pour cause d’absence :** Créez une politique pour gérer les appels pour cause d’absence des employés, notamment le délai de prévenance requis et les conséquences des absences excessives. Voir Comment gérer les absences imprévues de vos employés sans perdre la tête.

5. Communiquez efficacement le planning

Une fois le planning établi, il est essentiel de le communiquer efficacement.

* **Affichez le planning rapidement :** Affichez le planning bien à l’avance (au moins une semaine, idéalement deux) afin que les employés puissent s’organiser en conséquence.
* **Rendez-le accessible :** Assurez-vous que le planning est facilement accessible à tous les employés, qu’il soit affiché sur un mur, envoyé par e-mail ou accessible via une application de planification.
* **Confirmez avec votre équipe :** Contactez fréquemment votre équipe ! Ils peuvent facilement vous poser n’importe quelle question s’ils peuvent communiquer avec vous fréquemment.

6. Adaptez-vous et ajustez-vous : le planning est un document vivant

Le planning parfait existe rarement. Soyez prêt à vous adapter et à vous ajuster si nécessaire.

* **Surveillez les performances :** Suivez les indicateurs clés tels que les ventes, les coûts de main-d’œuvre et la satisfaction des clients. Cela vous aidera à identifier les domaines dans lesquels vous pouvez améliorer votre planification.
* **Soyez flexible :** Soyez prêt à apporter des ajustements au planning si nécessaire, par exemple lorsqu’un employé appelle pour cause de maladie ou lorsque vous constatez des changements inattendus dans le volume de l’activité.
* **Obtenez des commentaires :** Sollicitez régulièrement les commentaires de vos employés sur le planning. Demandez-leur ce qui fonctionne bien et ce qui pourrait être amélioré.

Foire aux questions

Prochaines étapes : plan d’action pour aujourd’hui

1. **Analysez vos données de ventes :** Examinez vos données de ventes passées pour identifier les heures de pointe et les périodes creuses. Cela vous aidera à déterminer vos besoins en personnel.
2. **Créez un formulaire de disponibilité :** Concevez un formulaire simple pour que vos employés soumettent leurs disponibilités.
3. **Essayez une application de planification comme Shifty pour gagner plus de 3 heures par semaine :** Commencez à utiliser le plan gratuit de Shifty dès aujourd’hui pour voir à quel point il est facile de créer des plannings, de gérer les disponibilités des employés et de communiquer avec votre équipe.