Comment une planification intelligente peut réduire vos coûts de main-d’œuvre de restaurant de 15 %

Comment une planification intelligente peut réduire vos coûts de main-d’œuvre de restaurant de 15 %

Imaginez la scène : c’est le rush du brunch du samedi. La file d’attente s’étend jusqu’à la porte, la cuisine est débordée et les serveurs ont du mal à suivre. Mais attendez… vous avez deux employés qui se tournent les pouces à l’arrière, tandis que trois autres essaient frénétiquement de gérer dix tables à la fois. Vous jetez un coup d’œil à vos coûts de main-d’œuvre et vous réalisez… que vous avez trop de personnel. Encore une fois.

Ça vous dit quelque chose ? Si vous êtes propriétaire d’un café, gérant de restaurant ou exploitant d’une petite entreprise, il y a de fortes chances que vous ayez déjà vécu ce scénario. Dans le secteur de la restauration, les coûts de main-d’œuvre sont souvent votre dépense la plus importante, et une planification inefficace est un gouffre financier majeur. Mais que se passerait-il si vous pouviez optimiser votre planning, minimiser ces erreurs coûteuses et enfin prendre le contrôle de vos coûts de personnel ?

C’est de cela que nous allons parler. Dans ce guide, nous allons explorer en profondeur des stratégies pratiques et des exemples concrets pour vous aider à réduire considérablement vos coûts de main-d’œuvre, potentiellement jusqu’à 15 %, tout en gardant votre équipe heureuse et vos clients satisfaits.

Les coûts cachés d’une mauvaise planification

Avant de nous plonger dans les solutions, comprenons le problème. Une mauvaise planification est plus qu’un simple inconvénient mineur ; elle peut paralyser vos résultats. C’est un casse-tête constant, et cela se répercute sur d’autres aspects de votre entreprise :

• Sureffectif : Gaspillage de salaires, entraînant une augmentation des dépenses de main-d’œuvre.
• Sous-effectif : Employés stressés, service plus lent et perte de clients.
• Administration chronophage : Heures passées à créer des plannings, à gérer les échanges de services et à gérer les demandes de congés.
• Erreurs de paie : Erreurs qui entraînent la colère des employés et des complications juridiques.
• Faible moral des employés : Horaires imprévisibles et sentiment d’être sous-évalué.

Prenons un exemple concret. Marie, propriétaire d’un café à Lyon, passait jusqu’à 8 heures par semaine juste à créer le planning de son équipe. Elle s’appuyait sur un tableau blanc, des feuilles de calcul et d’innombrables SMS et appels pour coordonner les services. En raison du processus manuel et des données de vente imprévisibles, elle avait systématiquement trop de personnel les mardis, jours creux, et pas assez lors des brunchs du week-end, très fréquentés. Elle estime qu’elle perdait entre 500 et 750 € par semaine juste en coûts de main-d’œuvre gaspillés en raison des inefficacités de sa planification.

La bonne nouvelle ? Ces problèmes sont solubles, et les solutions sont à votre portée.

1. Exploitez vos données : prévoyez et planifiez

La base d’une planification intelligente est la compréhension de vos schémas de vente. Ne vous fiez pas aux devinettes. Utilisez plutôt les données de votre système de caisse pour identifier les heures, les jours et les saisons de pointe. Cette approche basée sur les données vous permet d’anticiper avec précision les besoins en personnel.

Collecte de vos données

Commencez par examiner vos données de vente de l’année écoulée. Recherchez les tendances. Quels jours et à quelles heures êtes-vous constamment le plus occupé ? Qu’en est-il des périodes les plus calmes ? Utilisez ces informations pour créer un modèle de dotation en personnel qui correspond à votre demande. Voici ce que vous devriez suivre :

• Ventes horaires : Identifiez les périodes de pointe et les périodes creuses.
• Fréquentation de la clientèle : Suivez le nombre de clients servis chaque heure.
• Ventes d’articles du menu : Voyez quels articles stimulent la demande, et planifiez la dotation en personnel en fonction des besoins de la cuisine.
• Comparaisons d’une année sur l’autre : Comprenez les variations saisonnières.

Par exemple, si vous savez que le brunch du samedi est votre période la plus chargée, vous pouvez affecter plus de personnel pour couvrir ces heures. Inversement, si les mardis sont calmes, vous pouvez réduire le personnel en conséquence. En utilisant les données de vente, vous pouvez faire correspondre vos heures de travail à vos revenus, ce qui se traduit par une réduction significative des coûts de main-d’œuvre.

Exemple : La puissance des données de vente

Supposons que les données de votre restaurant révèlent qu’entre 11 h et 13 h le samedi, vous avez systématiquement le volume de ventes le plus élevé. Sans analyse des données, vous pourriez simplement deviner et espérer avoir suffisamment de personnel. Au lieu de cela, vous pouvez examiner la taille moyenne des tickets pendant cette période, tenir compte des taux de rotation des tables et déterminer le nombre optimal de serveurs, de débarrasseurs et de personnel de cuisine nécessaires pour offrir un excellent service.

2. Créez une politique claire en matière de congés et d’échange de services

La gestion des demandes des employés peut être une perte de temps importante, surtout si elle est effectuée manuellement. Une politique bien définie qui décrit comment les employés demandent des congés et comment les échanges de services sont gérés peut vous faire gagner des heures chaque semaine. La clé est d’être cohérent et transparent.

Éléments clés d’une bonne politique

• Délais de demande : Fixez une date limite claire pour les demandes de congés. Donnez à vos employés suffisamment de temps, mais permettez-vous également de créer des plannings à l’avance.
• Méthodes de demande : Décidez si vous préférez les demandes numériques ou les méthodes papier (bien que nous examinerons bientôt une option plus facile).
• Processus d’approbation : Indiquez qui approuve les demandes de congés et dans quel délai.
• Directives relatives aux échanges de services : Établissez le processus d’échange de services. Autorisez-vous les employés à trouver leurs remplaçants ? Si oui, quelles sont les conditions ?
• Communication : Assurez-vous que tous les employés comprennent la politique et communiquez rapidement tout changement.

Conseil de pro : Lors de la mise en œuvre d’une politique d’échange de services, assurez-vous qu’il est de *votre* responsabilité d’approuver les échanges. Cela évite la confusion, assure la couverture et vous protège contre d’éventuelles violations du droit du travail.

Le dilemme du manuel par rapport au numérique

De nombreux restaurants utilisent des formulaires de demande papier et des feuilles de calcul. Cette approche est lente, sujette aux erreurs et difficile à gérer. Avec une solution numérique (nous y reviendrons plus tard), les employés peuvent soumettre des demandes, voir les services disponibles et demander des échanges facilement, ce qui vous laisse plus de temps pour les choses qui comptent.

3. Suivi méticuleux des coûts de main-d’œuvre

Vous ne pouvez pas améliorer ce que vous ne mesurez pas. Le suivi de vos coûts de main-d’œuvre est essentiel pour identifier les domaines où vous pouvez réduire les coûts de main-d’œuvre. Cela implique de surveiller régulièrement votre pourcentage de main-d’œuvre, qui est le pourcentage de vos ventes qui est consacré à la main-d’œuvre. Essayez de maintenir ce pourcentage dans les normes de l’industrie pour votre type de restaurant.

Calcul des coûts de main-d’œuvre

La formule de base est la suivante : (Coûts totaux de main-d’œuvre / Ventes totales) x 100 = Pourcentage de main-d’œuvre. Les coûts totaux de main-d’œuvre comprennent les salaires, les taxes, les avantages sociaux et toutes les autres dépenses liées à la main-d’œuvre. Suivez ces coûts chaque semaine, toutes les deux semaines ou tous les mois. Ensuite, vous pouvez déterminer vos niveaux de dotation en personnel optimaux.

Mesures clés à suivre

• Pourcentage de main-d’œuvre : C’est votre mesure principale.
• Coût de la main-d’œuvre par heure : Vous aide à évaluer la productivité des employés.
• Ventes par heure de travail : Indique l’efficacité avec laquelle votre équipe travaille.

Analyse des chiffres

Une fois que vous commencez à suivre vos coûts de main-d’œuvre, vous pouvez commencer à analyser les données. Comparez vos pourcentages de main-d’œuvre aux moyennes de l’industrie et identifiez les domaines où vous dépensez trop. Avez-vous systématiquement trop de personnel pendant certaines heures ? Les pauses et les temps d’arrêt des employés contribuent-ils à des coûts excessifs ? Recherchez les tendances et les schémas qui vous aideront à prendre des décisions éclairées en matière de planification.

4. Gestion du temps et des présences

Un suivi précis du temps est essentiel. Les erreurs dans le suivi du temps entraînent des erreurs de paie, ce qui peut nuire à la confiance des employés et potentiellement entraîner des problèmes juridiques. La mise en œuvre d’un système de suivi du temps et des présences fiable, qu’il s’agisse d’une horloge physique ou d’une solution numérique, permet de garantir des enregistrements précis.

Options de suivi du temps

• Horloges physiques : Les horloges traditionnelles sont fiables, mais elles peuvent nécessiter plus de surveillance.
• Suivi du temps basé sur des feuilles de calcul : Manuel mais bon marché — laisse place à l’erreur humaine.
• Systèmes numériques de suivi du temps et des présences : Fournissent un suivi du temps plus précis (souvent intégré à la paie).

Assurez-vous que votre système suit avec précision les heures travaillées, les pauses et les heures supplémentaires. Examinez régulièrement les feuilles de temps pour identifier et corriger toute divergence. Avec une solution numérique, les employés peuvent pointer à l’arrivée et au départ depuis leur téléphone, et vous pouvez facilement surveiller leurs heures. Cela réduira les erreurs de paie et vous fera gagner un temps précieux.

5. Optimisez votre processus de planification

C’est là que la magie opère. La façon dont vous *créez* votre planning est aussi importante que tout le travail préparatoire dont nous avons parlé. Vous pouvez créer un excellent planning manuellement, mais cela prendra du temps, nécessitera des ajustements constants et laissera place à l’erreur. Voyons comment une planification intelligente peut vous aider.

Planification manuelle : l’ancienne méthode

La planification manuelle implique beaucoup d’allers-retours. Vous devez recueillir les disponibilités de votre équipe, gérer les demandes de congés et tenir compte des compétences et des préférences de chaque employé. Cela implique généralement des feuilles de calcul, des courriels, des appels téléphoniques et peut-être un tableau blanc. Les principaux inconvénients de cette approche sont les suivants :

• Chronophage : Heures passées chaque semaine.
• Sujet aux erreurs : Facile de faire des erreurs avec la disponibilité des employés et les demandes de congés.
• Difficile à adapter : Les changements nécessitent beaucoup de retouches.
• Manque de visibilité : Difficile de suivre le planning de chacun, surtout lorsque vous devez couvrir un service.

Planification numérique : la méthode intelligente

Les solutions de planification numérique, telles que Shifty, rationalisent l’ensemble du processus de planification. Elles offrent les avantages suivants :

• Automatisation : Automatisez la création, les demandes et les notifications de services.
• Mises à jour en temps réel : Les employés reçoivent des notifications immédiates concernant leurs plannings.
• Accès mobile : Créez et gérez les plannings depuis n’importe où.
• Intégration avec le système de caisse et le suivi du temps : Automatise le suivi des coûts de main-d’œuvre.
• Conformité : Aide à assurer la conformité aux lois du travail.

6. Engagement des employés : employés heureux, coûts réduits

Les employés heureux sont plus productifs, ont une meilleure assiduité et sont moins susceptibles de démissionner, ce qui, en fin de compte, réduit les coûts de main-d’œuvre. Donnez à votre équipe le contrôle de ses plannings et créez un environnement de travail plus positif.

Meilleures pratiques pour l’engagement des employés

• Sollicitez des commentaires : Obtenez l’avis de vos employés sur leurs préférences en matière de planification.
• Répartition équitable : Assurez-vous que les services sont répartis équitablement au sein de votre équipe.
• Transparence : Soyez transparent sur votre processus de planification et sur la façon dont vous gérez les demandes de congés et les échanges de services.
• Communication régulière : Tenez vos employés informés des changements de planning, des événements de l’entreprise et d’autres informations importantes.

7. La comparaison : planification manuelle vs. planification automatisée

Voyons comment ces stratégies se déroulent dans le monde réel. Voici une comparaison de la planification manuelle par rapport à la planification intelligente et automatisée :

Prochaines étapes : votre plan d’action

Prêt à commencer ? Voici ce que vous pouvez faire aujourd’hui pour améliorer votre planification et commencer à économiser de l’argent :

1. Examinez vos données : Passez une heure à analyser vos données de vente pour identifier les heures de pointe et les besoins en personnel.
2. Créez une politique de congés et d’échange de services : Rédigez une politique claire et concise décrivant comment vous gérerez les demandes et les échanges.
3. Essayez une application de planification comme Shifty pour gagner plus de 3 heures par semaine : Créez votre planning en quelques minutes. Voyez comment cela fonctionne pour votre entreprise.

La mise en œuvre de pratiques de planification intelligentes est un voyage, pas une destination. En utilisant ces stratégies et en adoptant les bons outils, vous pouvez réduire considérablement les coûts de main-d’œuvre, améliorer la satisfaction des employés et, en fin de compte, développer votre entreprise.