Comment gérer les absences imprévues de vos employés sans perdre la tête

Comment gérer les absences imprévues de vos employés sans perdre la tête

Imaginez la scène : c’est samedi matin, le coup de feu du brunch est sur le point de commencer, et vous êtes déjà en sous-effectif car l’un de vos cuisiniers s’est déclaré malade. Vous n’avez pas eu le temps de reprendre votre souffle que l’hôtesse ne se présente pas. Puis, le plongeur… disparu ! Vous vous retrouvez à courir dans tous les sens, à essayer de faire face tout en répondant aux appels, aux SMS et aux appels à l’aide désespérés. Cela vous semble familier ? Si vous gérez un café, un restaurant ou toute petite entreprise qui dépend d’employés horaires, l’employé absent est votre ennemi juré.

Gérer les absences des employés est l’un des aspects les plus stressants de la gestion d’une équipe. Cela perturbe les plannings, frustre le reste de votre personnel et, en fin de compte, nuit à vos résultats financiers. Mais cela ne doit pas être une source d’anxiété constante. Avec les bonnes stratégies et les bons outils, vous pouvez minimiser les absences non justifiées, améliorer la couverture des quarts et préserver votre santé mentale.

Pourquoi les employés ne se présentent-ils pas au travail ? (Et comment l’éviter)

Comprendre les causes profondes de l’absentéisme est la première étape vers la prévention. Voici quelques raisons courantes pour lesquelles les employés pourraient ne pas se présenter, et ce que vous pouvez faire :

Manque de communication / Mauvaise planification

Souvent, les absences non justifiées découlent d’une mauvaise communication. Peut-être que l’employé a oublié son quart, n’était pas au courant des changements de planning ou a estimé que le planning n’était pas équitable. Cela arrive plus souvent lorsque vous utilisez un processus manuel. Pensez à Sophie, une gérante de café à Lyon, qui avait l’habitude de se fier à un tableau blanc et à des SMS pour la planification. Les changements étaient constamment manqués, et elle passait des heures chaque semaine à courir après les gens. Puis, elle a adopté une application comme Shifty. Elle envoie des notifications de planning instantanées et permet aux employés d’accéder facilement à leurs quarts, réduisant ainsi la confusion et le risque d’oublier des quarts.

Pratiques de planification inéquitables

Lorsque les quarts ne sont pas répartis équitablement, les employés peuvent se sentir lésés ou sous-estimés, ce qui entraîne des taux d’absentéisme plus élevés. Si vos employés perçoivent le planning comme incohérent ou inéquitable, leur engagement envers leurs quarts peut faiblir. L’utilisation d’outils qui garantissent la transparence et l’équité, comme la rotation des quarts pour donner à chacun une chance de faire différents quarts (matin contre soir), peut faire une grande différence. Apprenez-en davantage sur la création d’un planning équitable dans notre article, Comment Créer un Planning Équitable pour Votre Café.

Problèmes personnels et manque de responsabilité

Parfois, la vie arrive. Les maladies, les urgences familiales ou les problèmes de transport peuvent entraîner des absences. Cependant, les absences fréquentes ou inexpliquées peuvent également indiquer un manque d’engagement ou de responsabilité. Des politiques claires, une politique d’échange de quarts bien définie et une communication ouverte peuvent aider à résoudre ces problèmes avant qu’ils ne dégénèrent.

Conseil de pro : Prévoyez toujours un plan de secours. Identifiez les employés fiables qui sont disposés à être sur appel ou à prendre des quarts supplémentaires. Établissez des relations positives avec ces personnes en reconnaissant leur flexibilité et en les rémunérant équitablement.

Établir une politique d’absence claire

Une politique d’absence bien définie est votre première ligne de défense contre les absences non justifiées. Elle fixe des attentes et des conséquences claires, ce qui facilite la résolution rapide des problèmes. Voici ce que votre politique devrait inclure :

Procédures de notification

Précisez combien de temps à l’avance les employés doivent vous informer d’une absence. Un délai de 24 à 48 heures est généralement un bon point de départ pour les absences prévues. Pour les absences imprévues, exigez une notification dès que possible, idéalement avant le début du quart.

Conséquences des absences non justifiées et des annulations tardives

Indiquez les conséquences en cas de non-présentation ou d’annulation d’un quart sans préavis suffisant. Cela pourrait inclure des avertissements verbaux, des avertissements écrits, une suspension ou, dans les cas extrêmes, un licenciement. Soyez cohérent dans l’application de ces conséquences pour garantir l’équité.

Documentation

Conservez un registre détaillé de toutes les absences, retards et mesures disciplinaires prises. Cette documentation est essentielle si vous devez prendre des mesures supplémentaires ou vous défendre contre toute réclamation.

Mettre en œuvre des stratégies de couverture des quarts solides

Même avec les meilleures politiques, les absences non justifiées se produiront. C’est pourquoi il est essentiel d’avoir un plan de couverture des quarts solide.

Personnel sur appel

Identifiez les employés qui sont disposés et disponibles pour être sur appel. Créez un système pour les contacter rapidement lorsqu’un quart doit être pourvu. Par exemple, vous pouvez avoir une liste de personnel sur appel en rotation ou utiliser une application de messagerie de groupe pour diffuser les quarts disponibles.

Échange de quarts

Autoriser les employés à échanger leurs quarts leur donne plus de flexibilité et peut vous aider à éviter de devoir vous démener à la dernière minute. Établissez une politique d’échange de quarts claire qui décrit le processus, y compris qui est responsable de trouver un remplaçant et combien de temps à l’avance l’échange doit être demandé. Cela vous décharge également de la responsabilité. Assurez-vous de documenter tous les échanges. Nous avons un modèle gratuit pour vous : Comment créer une politique d’échange de quarts (avec modèle gratuit).

Chevauchement des quarts

Pensez à faire se chevaucher les quarts, en particulier pendant les heures de pointe. Cela permet d’assurer une couverture en cas d’absences imprévues. Cela permet également des transitions en douceur et la formation.

Tirer parti de la technologie

Utilisez des outils de planification qui rationalisent la couverture des quarts. Par exemple, Shifty vous permet d’avertir rapidement les employés disponibles des quarts ouverts et de suivre automatiquement qui les prend.

Améliorer la communication et l’accessibilité des plannings

Une communication claire et accessible est essentielle pour minimiser les absences non justifiées. Voici comment vous pouvez faciliter l’information de votre équipe :

Rappels automatisés

Envoyez des rappels automatisés aux employés concernant leurs quarts à venir. Ceux-ci peuvent être envoyés par SMS, par e-mail ou par notifications push. Avec Shifty, cela est automatique.

Accessibilité mobile

Assurez-vous que les employés peuvent facilement accéder à leurs plannings sur leurs téléphones. Cela leur permet de vérifier rapidement leurs quarts, de demander des congés ou d’échanger leurs quarts.

Canaux de communication ouverts

Encouragez une communication ouverte entre les employés et les responsables. Créez une culture dans laquelle les employés se sentent à l’aise pour poser des questions, signaler des absences et faire part de leurs commentaires sur le planning. Fournissez des formulaires de feedback des employés ou créez un système où vous pouvez obtenir la disponibilité de votre équipe à l’avance. Commencez par utiliser notre Modèle de formulaire de disponibilité des employés gratuit pour les petites équipes.

Favoriser la responsabilisation des employés

Bâtir une culture de responsabilité est crucial pour réduire les absences non justifiées et assurer une main-d’œuvre fiable.

Suivez les présences

Suivez régulièrement les présences et la ponctualité des employés. Cela vous permet d’identifier les schémas d’absentéisme et de résoudre rapidement les problèmes. Lorsque vous utilisez une application de planification, ce suivi peut souvent être automatisé.

Récompenser la fiabilité

Reconnaissez et récompensez les employés qui se présentent constamment à l’heure et qui respectent leurs engagements de quart. Cela pourrait inclure des primes, des heures supplémentaires ou une reconnaissance publique.

Traitez les problèmes rapidement

Ne laissez pas les problèmes de présence s’envenimer. Traitez-les directement avec l’employé, en vous concentrant sur l’impact de son absence et sur les mesures qu’il peut prendre pour s’améliorer.

Comparaison des approches : Planification manuelle ou automatisée

Jetons un coup d’œil à une comparaison rapide pour voir les avantages de s’éloigner des méthodes manuelles :

Comme vous pouvez le constater, le passage des processus manuels aux processus automatisés peut faire une énorme différence en vous faisant gagner du temps et de l’argent, sans parler de votre santé mentale !

Questions fréquemment posées

Prochaines étapes

Vous en avez assez de perdre le sommeil à cause des absences des employés ? Agissez dès aujourd’hui en suivant ces étapes simples :

1. Examinez votre politique d’absence : Assurez-vous qu’elle est claire, complète et facile à comprendre pour votre équipe.
2. Évaluez votre stratégie de couverture des quarts : Avez-vous des options de remplacement fiables ? Vos processus d’échange de quarts sont-ils faciles à gérer ?
3. Essayez une application de planification comme Shifty pour gagner plus de 3 heures par semaine : Arrêtez les allers-retours incessants et récupérez votre temps !