Modèle gratuit de planning des équipes pour l’été pour restaurants et cafés
C’est dimanche soir et vous êtes face à un tableur vide. La saison estivale approche à grands pas et l’idée de devoir planifier les horaires de votre équipe de restaurant ou de café pour les prochains mois vous donne mal à la tête ? Cela vous dit quelque chose ? Vous n’êtes pas seul(e). De nombreux propriétaires de restaurants et de cafés redoutent la tâche hebdomadaire de créer un planning des équipes pour l’été. Gérer les disponibilités des employés, les heures de pointe et les coûts de main-d’œuvre peut sembler un véritable casse-tête.
C’est pourquoi nous avons créé ce modèle gratuit de planning pour l’été pour votre café. Ce modèle est conçu pour vous aider à organiser votre équipe et à vous assurer d’être toujours correctement encadré(e), même pendant les mois d’été les plus chargés. Téléchargez-le dès maintenant pour commencer :
Télécharger ce modèle
Obtenez ce modèle sous forme de fichier CSV prêt à l’emploi.
Pourquoi un planning des équipes pour l’été est crucial
Les mois d’été entraînent une augmentation de la fréquentation et des heures d’ouverture plus longues pour la plupart des restaurants et des cafés. Un planning d’équipe pour l’été bien planifié est votre première ligne de défense contre le chaos. Il vous aide à :
- Assurer une couverture adéquate : Évitez d’être en sous-effectif pendant les heures de pointe.
- Contrôler les coûts de main-d’œuvre : Prévenez le sureffectif, qui peut entamer vos bénéfices. 3 conseils essentiels pour éviter le sureffectif et réduire les coûts de main-d’œuvre
- Améliorer la satisfaction des employés : Fournir des plannings clairs et cohérents réduit le stress des employés et améliore le moral.
- Rationaliser les opérations : Une planification claire conduit à un service plus fluide, à des clients plus satisfaits et à un flux de travail plus efficace.
Exemple de planning des équipes pour l’été (Aperçu du modèle)
Voici un aperçu de ce à quoi ressemble le modèle. Il s’agit d’une version simplifiée ; le téléchargement fournit un fichier CSV entièrement personnalisable.
| Nom de l’employé | Lundi | Mardi | Mercredi | Jeudi | Vendredi | Samedi | Dimanche |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Alex (Barista) | 7h00 — 13h00 | Repos | 7h00 — 13h00 | Repos | 7h00 — 13h00 | 8h00 — 14h00 | Repos |
| Benjamin (Serveur) | Repos | 11h00 — 18h00 | Repos | 11h00 — 18h00 | Repos | 12h00 — 19h00 | 10h00 — 17h00 |
| Camille (Cuisinier) | 9h00 — 16h00 | 9h00 — 16h00 | Repos | 9h00 — 16h00 | 9h00 — 16h00 | Repos | Repos |
| Julien (Commis) | 11h00 — 16h00 | Repos | 11h00 — 16h00 | Repos | 11h00 — 16h00 | 14h00 — 19h00 | 12h00 — 17h00 |
| Marie (Barista) | Repos | 7h00 — 13h00 | Repos | 7h00 — 13h00 | Repos | Repos | 8h00 — 14h00 |
Comment personnaliser ce modèle
Voici un guide étape par étape pour tirer le meilleur parti de votre modèle téléchargé :
- Télécharger et ouvrir : Téléchargez le fichier CSV et ouvrez-le dans votre logiciel de tableur préféré (par exemple, Microsoft Excel, Google Sheets, etc.).
- Saisir vos employés : Énumérez tous vos employés dans la colonne «Nom de l’employé».
- Déterminer les disponibilités : Recueillez les disponibilités des employés à l’aide d’un formulaire de disponibilité des employés ou en les interrogeant directement.
- Définir les horaires : Saisissez les heures de début et de fin de chaque quart pour chaque jour de la semaine. Tenez compte des heures de pointe et des pauses.
- Revoir et ajuster : Une fois le planning créé, examinez-le pour détecter d’éventuels conflits ou déséquilibres. Ajustez si nécessaire.
- Communiquer et distribuer : Partagez le planning finalisé avec votre équipe. Communiquez clairement les politiques de changement de quart.
Conseil de pro : Envisagez de faire tourner les quarts équitablement. Utilisez un système pour vous assurer que personne n’est toujours coincé à travailler les week-ends ou les quarts de fermeture. Voici comment créer un planning équitable pour votre café.
Erreurs courantes lors de l’utilisation de ce modèle
Même avec un modèle, il y a des pièges à éviter :
- Ignorer la disponibilité des employés : Ne pas tenir compte de la disponibilité des employés entraîne des conflits d’horaires.
- Sous-effectif pendant les heures de pointe : Deviner les niveaux d’effectifs se traduit souvent par une couverture inadéquate et un personnel débordé.
- Manque de communication : Ne pas communiquer clairement le planning ou les politiques de modification des quarts entraîne confusion et frustration.
Assurez-vous d’utiliser une liste de contrôle pour l’ouverture et la fermeture du restaurant pour vous préparer et rester organisé(e) !
Automatisez ce modèle
Shifty transforme cette feuille de calcul en un processus en un clic. Créez des plannings en quelques minutes, notifiez votre équipe instantanément et gérez les demandes d’échange depuis votre téléphone.
Questions fréquemment posées
À quelle fréquence dois-je créer un nouveau planning ?
La plupart des restaurants et cafés créent des plannings sur une base hebdomadaire ou bimensuelle. Cela vous permet de vous adapter à l’évolution des besoins de l’entreprise et de la disponibilité des employés.
Comment puis-je gérer les changements de quarts de dernière minute ?
Mettez en place une politique claire pour les échanges et les remplacements de quarts. Permettez aux employés d’échanger leurs quarts avec l’approbation du responsable. Offrez aux employés un moyen de demander facilement des congés. Envisagez une plateforme comme Shifty, qui simplifie les échanges de quarts et les notifications.
Comment puis-je éviter le sureffectif ?
Suivez vos coûts de main-d’œuvre, analysez les données de vente et surveillez les habitudes de fréquentation de la clientèle afin de déterminer les niveaux d’effectifs optimaux pour chaque heure et chaque jour de la semaine. Utilisez un calculateur d’effectifs de café simple ou prévoyez vos heures de pointe pour vous assurer que vous avez le bon personnel sur le terrain.
Qu’en est-il des absences non prévues des employés ?
Établissez une politique claire en cas d’absence non prévue, y compris les conséquences. Communiquez cette politique dans votre manuel de l’employé. Si un employé ne se présente pas, vous devez être en mesure de contacter votre équipe pour trouver un remplaçant et éviter les retards de service. Apprenez à gérer efficacement les absences non prévues des employés.
Ce modèle gratuit est un excellent début, mais la gestion d’un planning d’équipe pour l’été peut rapidement devenir complexe. Si vous recherchez un moyen plus simple, plus rapide et plus efficace de planifier les horaires de votre équipe, alors Shifty est la solution dont vous avez besoin. Commencez dès aujourd’hui et reprenez le contrôle de votre temps !
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