Modelo Gratuito de Formulário de Disponibilidade de Funcionários para Pequenas Equipes
Domingo à noite, e você encarando uma planilha vazia. A lanchonete está bombando de clientes do fim de semana, mas agora é hora de montar a escala da próxima semana. Você precisa equilibrar a disponibilidade de todos, considerar os pedidos de folga e tentar manter todo mundo feliz. Parece familiar?
Fazer escalas não precisa ser uma dor de cabeça. É por isso que ter um formulário de disponibilidade de funcionários bem estruturado é o primeiro passo para criar uma escala de trabalho previsível e confiável. Este artigo oferece um modelo de disponibilidade de funcionários gratuito e fácil de usar, além de dicas sobre como usá-lo de forma eficaz. Vamos começar!
Por que Você Precisa de um Formulário de Disponibilidade
Um modelo de disponibilidade de funcionários é mais do que apenas um pedaço de papel (ou uma planilha). É a base de uma escala justa, eficiente e bem dimensionada. Veja por que é essencial para sua equipe:
- Justiça: Garante que você considere as necessidades de todos.
- Eficiência: Simplifica o processo de agendamento, economizando seu tempo.
- Precisão no Dimensionamento: Ajuda você a evitar a falta ou o excesso de pessoal, levando a um melhor atendimento ao cliente e à redução dos custos de mão de obra. (Você sabia que entender como programar de forma eficaz pode economizar dinheiro? Leia mais sobre Como um Agendamento Inteligente Pode Reduzir Seus Custos de Mão de Obra em Restaurantes em 15%.)
- Comunicação: Cria um registro claro das preferências de trabalho de todos.
O Que Incluir no Seu Modelo de Disponibilidade de Funcionários
Seu formulário de escala de trabalho deve ser direto e fácil para sua equipe entender e preencher. Aqui está o que você deve incluir:
- Informações do Funcionário: Nome, número de identificação do funcionário (se aplicável) e informações de contato.
- Grade de Disponibilidade: Uma grade semanal (de segunda a domingo) onde os funcionários indicam suas horas disponíveis. Inclua colunas separadas para diferentes turnos, como «Manhã», «Tarde» e «Noite».
- Notas Específicas: Uma seção para os funcionários especificarem quaisquer limitações, turnos preferidos ou dias indisponíveis.
- Confirmação: Uma declaração reconhecendo que o funcionário entende que este é um pedido e não uma garantia de turnos específicos.
- Período: Indique claramente o período ao qual esta disponibilidade se aplica.
Exemplo de Modelo de Disponibilidade de Funcionários
Aqui está uma tabela de amostra mostrando como seu formulário pode ser. Lembre-se, você pode personalizar isso para atender às suas necessidades específicas.
| Nome do Funcionário | Número de Identificação | Segunda-feira | Terça-feira | Quarta-feira | Quinta-feira | Sexta-feira | Sábado | Domingo | Observações |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ana Paula Silva | 101 | Disponível o Dia Todo | Disponível o Dia Todo | Disponível o Dia Todo | Disponível o Dia Todo | Disponível das 16h ao Fechamento | Disponível das 9h às 16h | Indisponível | Prefere as manhãs. |
| João Pedro Oliveira | 102 | Disponível Após as 14h | Disponível o Dia Todo | Indisponível | Disponível o Dia Todo | Disponível o Dia Todo | Disponível o Dia Todo | Disponível o Dia Todo | Aberto a qualquer turno. |
| Maria Souza | 103 | Disponível o Dia Todo | Disponível o Dia Todo | Disponível o Dia Todo | Disponível o Dia Todo | Indisponível | Disponível o Dia Todo | Disponível das 10h às 16h | Precisa folgar aos domingos. |
Esta tabela é apenas um exemplo. Você pode baixar o modelo CSV completo e pronto para uso acima!
Como personalizar este modelo
Adapte este modelo para que funcione para o seu negócio. Veja como:
- Baixe o arquivo CSV: Use o botão na parte superior deste artigo para baixar o modelo.
- Abra em um Programa de Planilhas: Abra o arquivo no Google Sheets, Microsoft Excel ou seu software de planilha preferido.
- Personalize os Cabeçalhos: Modifique os cabeçalhos para refletir as necessidades do seu negócio. Por exemplo, você pode adicionar uma coluna para «Função Preferida» ou «Dias de Folga Necessários».
- Adicione Sua Equipe: Adicione o nome de cada funcionário à primeira coluna.
- Compartilhe o Modelo: Envie o modelo para seus funcionários. Você pode compartilhar o link da planilha, enviar o CSV por e-mail ou imprimir uma cópia, se preferir formulários em papel.
- Defina um Prazo: Estabeleça um prazo claro para quando os funcionários precisam enviar sua disponibilidade.
Dica Profissional: Considere criar um formulário separado para solicitar folgas. Isso ajuda a manter seu formulário de disponibilidade focado. Para obter mais ajuda com isso, confira nosso guia sobre como criar um Modelo de Política de Troca de Turnos!
Erros comuns ao usar este modelo
Mesmo com um ótimo modelo, você pode ter problemas se não tiver cuidado. Aqui estão algumas armadilhas a serem evitadas:
- Não Definir um Prazo: Isso leva a atrasos e informações incompletas.
- Ignorar as Preferências dos Funcionários: Embora a disponibilidade não seja uma garantia, tente atender aos pedidos sempre que possível para manter sua equipe feliz e motivada. Lembre-se, uma equipe feliz é uma equipe produtiva! Considere a justiça da sua escala. Leia Como Criar uma Escala de Turnos Justa para Seu Café para obter dicas!
- Não Atualizar o Modelo: Mantenha o modelo atualizado. A disponibilidade muda, então atualize seu modelo pelo menos mensalmente, ou mesmo semanalmente, para refletir quaisquer alterações.
Automatize este modelo
Shifty transforma esta planilha em um fluxo de trabalho simples e rápido. Crie escalas em minutos, notifique sua equipe instantaneamente e gerencie solicitações de troca do seu celular.
Perguntas Frequentes
Com que frequência devo perguntar aos funcionários sobre sua disponibilidade?
É uma boa prática coletar a disponibilidade regularmente, idealmente a cada mês ou antes de criar sua escala semanal. Isso garante que você tenha as informações mais atualizadas para um agendamento preciso.
Como posso garantir que os funcionários enviem sua disponibilidade no prazo?
Defina um prazo claro e comunique-o com bastante antecedência. Envie lembretes e facilite para os funcionários enviarem sua disponibilidade (por exemplo, usando um formulário digital ou planilha). Considere oferecer um pequeno incentivo para envios pontuais.
Como posso lidar com mudanças de disponibilidade de última hora?
Estabeleça uma política clara para lidar com as mudanças, como com quanta antecedência os funcionários precisam notificá-lo. Certifique-se de que sua equipe possa comunicar facilmente suas atualizações de disponibilidade. Usar um aplicativo como Shifty também pode notificá-lo imediatamente.
Gerenciar a disponibilidade de funcionários com planilhas é um bom primeiro passo, mas pode rapidamente se tornar complicado à medida que sua equipe cresce. O agendamento manual geralmente leva a erros frustrantes e perda de tempo. Não deixe que o agendamento te estresse! Se o seu processo de agendamento de turnos estiver quebrado, considere como corrigi-lo com estes 5 Sinais de Que Seu Processo de Agendamento de Turnos Está Quebrado.
Pronto para abandonar a planilha?
Junte-se a centenas de gerentes de cafés e restaurantes que trocaram os modelos pelo Shifty. Gratuito para começar, sem necessidade de cartão de crédito.
