Основные моменты
- Четко пропишите **политику невыходов сотрудников**, чтобы она была понятной и легко применялась.
- Создайте надежную систему поиска замены: используйте как активный поиск среди персонала, так и возможность обмена сменами.
- Используйте технологии (например, приложение для составления расписания), чтобы автоматизировать общение и минимизировать административную нагрузку.
- Рассмотрите возможность предлагать стимулы, такие как бонусы или дополнительные льготы, чтобы поощрить надежность и уменьшить количество пропусков.
Представьте себе: субботнее утро, самое загруженное время в вашем кафе. У двери очередь, кофемашина гудит, и тут – БАХ! – сообщение: «Извините, сегодня не смогу выйти». Вы в панике, сердце колотится, думаете, кому позвонить и как закрыть смену. Знакомо? Управление **невыходами сотрудников в кафе** и ресторанах – постоянная головная боль для владельцев, но это не обязательно должно быть кризисом.
1. Укрепите политику невыхода сотрудников
Основа управления невыходами – четкая, понятная и хорошо донесенная до сотрудников **политика невыходов**. Эта политика должна быть основой вашего руководства для сотрудников, легкодоступной и последовательно применяемой. Вот что она должна включать:
- Сроки уведомления: Укажите минимальный срок уведомления о невыходе. Например: «Сотрудники должны уведомить менеджера не позднее чем за 2 часа до начала смены.» Четко определите приемлемые и неприемлемые способы связи (текст, телефонный звонок и т.д.).
- Контактная информация: Предоставьте четкие инструкции о том, с кем и как связаться (номер телефона, адрес электронной почты). Это отличный старт для создания политики вашей компании.
- Последствия: Изложите последствия нарушения политики. Это может быть от устного предупреждения до письменного предупреждения или даже, в крайних случаях, увольнения. Будьте последовательны и справедливы при применении.
- Документация: Объясните, как будут отслеживаться невыходы (например, в журнале или с помощью системы учета рабочего времени).
Пример: Марина, владелица кофейни в Санкт-Петербурге, использует простую, но эффективную политику: сотрудники должны позвонить управляющему магазином не позднее чем за три часа до начала смены. Повторные нарушения приводят к письменному предупреждению, затем к отстранению от работы и, возможно, к увольнению. Этот четкий процесс резко сократил количество поздних уведомлений в первом квартале.
Совет: Попросите сотрудников подтвердить политику письменно при приеме на работу. Это создает документальный след и закрепляет понимание. Рассмотрите возможность включения этого в процесс адаптации вместе с вашим графиком обучения новых бариста.
2. Проактивные стратегии замещения: кому звонить и как
Когда сотрудник не выходит на работу, вам нужен план, и нужен быстро. Полагаться только на память или хаотичный список вызовов – верный путь к провалу. Вместо этого создайте надежную систему быстрого поиска замены.
2.1. Команда «На вызове»
Рассмотрите возможность создания списка сотрудников, готовых быть «на вызове». Это может быть ротируемая система, или вы можете предлагать небольшой стимул за готовность выйти на работу по короткому уведомлению (например, бонус, если их вызывают). Это хороший способ справиться с незапланированными **невыходами сотрудников в ресторане**, когда вы не знаете, кто выйдет, а кто нет. Вы легко сможете определить таких сотрудников, используя форму доступности сотрудников.
2.2. Использование обмена сменами
Дайте своим сотрудникам возможность меняться сменами. Это может уменьшить вашу нагрузку, поскольку они находят себе замену сами. Однако создайте четкую политику обмена сменами, описывающую правила и требующую одобрения менеджера, чтобы избежать хаоса. Инструменты, такие как Shifty, делают этот процесс бесшовным (подробнее об этом позже!).
2.3. Список вызовов
Составьте приоритетный список сотрудников, начиная с тех, кто выразил заинтересованность в дополнительных часах. Держите этот список в актуальном состоянии и доступном для всех менеджеров. Это может стать утомительным при использовании ручных систем.
3. Оптимизируйте общение
Общение – ключ к успеху. Чем быстрее вы сможете проинформировать свою команду, тем лучше. Ручные методы общения (телефонные звонки, отдельные сообщения) отнимают много времени и подвержены ошибкам. Они не должны быть такими!
3.1. Используйте технологии
Используйте технологии. Именно здесь приложение для составления расписания действительно блистает. Такие функции, как автоматические уведомления, могут предупредить доступных сотрудников в тот момент, когда нужно закрыть смену, и легко помогут вашей команде быть в курсе. Это значительно улучшит то, как вы справляетесь с **управлением невыходами сотрудников**.
3.2. Централизованный центр коммуникации
Независимо от технологий, создайте централизованную систему связи. Это может быть выделенный групповой чат или общее приложение для обмена сообщениями. Убедитесь, что ваша команда знает, как оставаться в курсе изменений в расписании и невыходов.
4. Стимулируйте надежность и уменьшайте неявки
Предотвращение невыходов в первую очередь так же важно, как и управление ими. Рассмотрите возможность реализации стратегий, побуждающих сотрудников приходить на работу.
4.1. Вознаграждение за посещаемость
Предлагайте стимулы за хорошую посещаемость. Это может быть ежемесячный бонус, дополнительные льготы (например, бесплатное питание или скидки) или приоритет в составлении расписания на желаемые смены. Думайте о вознаграждении сотрудников, которые демонстрируют надежность, а не о наказании тех, кто этого не делает. Вознаграждайте сотрудников за их способность иметь хорошую посещаемость. Например, вы можете предоставить им бесплатное питание или бесплатные напитки.
4.2. Устранение коренных причин
Поговорите со своими сотрудниками. Иногда невыходы связаны с законными причинами, такими как болезнь или проблемы с присмотром за детьми. Будьте понимающими и, по возможности, предлагайте гибкость. Создайте атмосферу доверия, способствующую открытому общению. Постарайтесь решить коренные причины невыходов, когда вы управляете **невыходами сотрудников**.
5. Оценивайте и адаптируйте
Ваши стратегии не высечены в камне. Регулярно пересматривайте свой подход и вносите коррективы по мере необходимости.
5.1. Отслеживайте свои данные
Ведите журнал невыходов, причин отсутствия и методов замещения. Эти данные помогут вам выявить закономерности и области для улучшения. Вы даже можете использовать простую электронную таблицу для отслеживания этих данных или, что еще лучше, приложение для составления расписания, которое автоматически собирает эту информацию для вас. Чтобы улучшить организацию смен, вы также можете использовать шаблоны праздничных графиков.
5.2. Запрашивайте обратную связь
Спрашивайте у своих сотрудников обратную связь. У них могут быть ценные идеи относительно причин невыходов и предложения по улучшению.
Есть способ быстрее
Shifty обрабатывает составление расписаний, запросы на обмен сменами и уведомления команды – и все это с вашего телефона. Создано специально для кафе и ресторанов.
Часто задаваемые вопросы
Как мне обеспечить соблюдение политики невыходов сотрудников?
Применяйте свою политику последовательно. Начните с устных предупреждений, затем переходите к письменным предупреждениям. Документируйте все! Убедитесь, что ваша политика ясна и доступна, и что все сотрудники понимают последствия нарушений. Попросите их подписать ее во время адаптации, как вы делаете с чек-листом открытия и закрытия ресторана!
Как лучше всего найти замену в последнюю минуту?
Создайте сеть! Создайте список на вызове, поощряйте обмен сменами и отдавайте приоритет тем, кто выразил заинтересованность в дополнительных часах. Используйте технологии, чтобы быстро уведомлять свою команду об открытых сменах. Вы даже можете использовать графики ротации смен, чтобы все было справедливо и сбалансировано!
Как я могу уменьшить количество невыходов сотрудников в первую очередь?
Создайте позитивную рабочую среду, предлагайте стимулы за хорошую посещаемость и устраняйте коренные причины отсутствия. Будьте гибкими, понимающими и открытыми для общения. Если сотрудник заболел, вы можете использовать Shifty, чтобы отправлять уведомления и находить замену одним нажатием кнопки.
Как приложение для составления расписания может помочь в управлении невыходами сотрудников?
Приложение для составления расписания упрощает общение, автоматизирует уведомления и упрощает обмен сменами. Оно позволяет быстро оповещать вашу команду об открытых сменах, отслеживать невыходы и вести централизованный учет доступности ваших сотрудников. Это экономит ваше время, уменьшает количество ошибок и обеспечивает бесперебойную работу вашего кафе.
Следующие шаги
Готовы укротить хаос с невыходами сотрудников? Вот ваш план действий:
- Пересмотрите свою политику: Если у вас нет письменной политики, создайте ее сейчас. Если она у вас есть, пересмотрите ее и убедитесь, что она актуальна и четко донесена.
- Создайте свою систему замещения: Начните составлять свой список вызовов и установите четкий процесс обмена сменами. Убедитесь, что процедуры понятны для вашей команды.
- Попробуйте приложение для составления расписания, такое как Shifty, чтобы сэкономить более 3 часов в неделю: Вот как вы вернете свое время и здравый смысл.
Хватит тратить часы на составление расписания
Shifty бесплатен для небольших команд. Составьте свое первое расписание менее чем за 5 минут — ваша команда получит мгновенное уведомление.
