5 советов, как избежать дорогостоящих ошибок в составлении графика в вашем кафе или ресторане

Представьте себе: субботний вечер, ваш ресторан гудит от посетителей. Разгар ужина, и вдруг вы понимаете, что у вас не хватает персонала. На кухне завал, время ожидания растет, а ваши клиенты начинают нервничать. Потом вы узнаете, что официант, которого запланировали на вечер, не знал, что ему нужно быть на работе. Знакомая ситуация? Этот сценарий, к сожалению, — распространенная реальность для многих владельцев и менеджеров кафе и ресторанов. Правда в том, что ошибки в составлении расписания могут нанести ущерб вашему бизнесу, отнимая время, деньги и, возможно, ваши нервы.

Хорошая новость заключается в том, что этих ошибок часто можно избежать. Применив упреждающий подход к процессу составления графика, вы сможете значительно улучшить планирование смен, повысить эффективность и создать лучшие условия как для вашей команды, так и для ваших клиентов.

1. Предскажите наплыв: прогнозирование потребностей в персонале

Одна из самых распространенных ошибок при составлении графика — нехватка или избыток персонала. И то, и другое может быть губительным. Нехватка персонала приводит к переутомлению сотрудников, увеличению времени ожидания и, как следствие, недовольным клиентам. С другой стороны, избыток персонала съедает вашу прибыль, увеличивая затраты на оплату труда.

Ключ к избежанию этого — точное прогнозирование. Проанализируйте свои исторические данные о продажах. Ищите закономерности в трафике посетителей: бывает ли у вас огромный наплыв в обеденное время по вторникам, но слабое начало выходных?

Пошаговые действия:

• Просмотрите прошлые данные: Взгляните на данные о продажах за тот же период прошлого года и даже за последние несколько недель. Определите часы пик, медленные периоды и любые сезонные тенденции.
• Учтите внешние факторы: Есть ли местные мероприятия, праздники или погодные условия, которые могут повлиять на трафик посетителей? Например, если в городе большая игра, вам понадобится больше персонала.
• Используйте калькулятор персонала: Используйте простой калькулятор персонала для кафе или создайте свою собственную таблицу, чтобы оценить, сколько сотрудников вам нужно для каждой смены.

Предположим, Ольга, владелица кофейни в Москве, использует таблицу для отслеживания данных о продажах и видит, что субботнее утро стабильно является самым загруженным временем. Основываясь на своих данных, она может предсказать, сколько бариста и официантов ей нужно запланировать, чтобы обеспечить надлежащее обслуживание, тем самым улучшив качество обслуживания своих клиентов.

2. Имейте политику обмена сменами и справляйтесь с неожиданностями

Жизнь есть жизнь. Сотрудники заболевают, у них возникают семейные проблемы или им просто нужен выходной. Без четкой политики обмена сменами управление этими запросами может превратиться в кошмарную логистическую задачу.

Проблемы без политики:

• Постоянные телефонные звонки и сообщения от членов команды, пытающихся найти замену.
• Срывы графика в последнюю минуту.
• Сложные разговоры и разногласия между сотрудниками.

Внедрение четкой политики, в которой описывается процесс обмена сменами для сотрудников, имеет решающее значение. Во многих случаях менеджерам кафе и ресторанов приходится иметь дело с срочными заменами смен в самые неподходящие моменты.

Пошаговые действия:

• Создайте политику: Определите, за какое время до начала смены сотрудники должны запрашивать замену, как они находят замену и кто одобряет замену. Вы даже можете найти шаблон политики обмена сменами, чтобы упростить этот процесс.
• Требуйте предварительного уведомления: Установите разумный срок для запросов обмена сменами (например, не менее чем за 48 часов до смены).
• Расширьте возможности сотрудников: Поощряйте сотрудников находить себе замену, но всегда требуйте одобрения менеджера.

Совет: Рассмотрите возможность создания системы, в которой сотрудники, часто меняющиеся сменами, должны брать на себя менее привлекательные смены. Это поможет создать более справедливую систему и уменьшит сбои в расписании.

3. Улучшите командную коммуникацию

Неэффективная коммуникация — это питательная среда для ошибок при составлении графика. Недопонимания по поводу смен, опоздания и невыходы на работу могут привести к хаосу. Чтобы избежать этого, убедитесь, что у вашей команды есть способ получать расписание, обмениваться сменами и легко задавать вопросы.

Проблема плохой коммуникации

• Сотрудники не получают уведомления об изменениях в расписании.
• Менеджеры постоянно отвечают на звонки по поводу расписания.
• Сотрудники опаздывают или вообще не приходят, потому что не знали о своей смене.

Пошаговые действия:

• Выберите правильные инструменты: Откажитесь от бумажных расписаний и массовых рассылок. Используйте инструменты, предназначенные для командной коммуникации, например, приложения с мгновенными уведомлениями.
• Централизованный центр: Расписание должно быть легко доступно для всех. Размещайте расписание онлайн и в видном месте в кафе или ресторане.
• Уведомления: Убедитесь, что ваша система оповещает сотрудников о любых изменениях в их сменах.
• Напоминания: Отправляйте напоминания о сменах за день или утром до смены.

Рассмотрим историю владельца пиццерии, который ранее управлял своим расписанием с помощью доски объявлений. Доска объявлений была видна только в комнате отдыха, и изменения не всегда сообщались эффективно. Сотрудники часто пропускали изменения в сменах, что было постоянным источником проблем для владельца. Перейдя на цифровую систему, владелец сократил количество невыходов на работу.

4. Используйте технологии, чтобы избежать ошибок

Составление расписания вручную подвержено человеческим ошибкам. Забыли учесть доступность сотрудников? Запланировали кого-то на день, когда они просили выходной? Это слишком просто, когда вы жонглируете несколькими таблицами, сообщениями и электронными письмами. Самый простой способ уменьшить количество ошибок в расписании — автоматизировать этот процесс.

Почему ручное составление расписания не работает

• Долго и утомительно.
• Сложно управлять доступностью сотрудников и запросами на отпуск.
• Чревато ошибками, такими как конфликты в расписании.

Пошаговые действия:

• Инвестируйте в программное обеспечение для составления расписаний: Приложения для составления расписаний могут автоматизировать большую часть процесса, от создания расписаний до отправки уведомлений.
• Интегрируйте с отслеживанием времени: Ищите решение, которое интегрируется с учетом рабочего времени для точного расчета заработной платы.

Рассмотрим этот пример до/после:

5. Учитывайте доступность и предпочтения сотрудников

Игнорирование доступности сотрудников — верный путь к проблемам с составлением расписания. Это не только создает конфликты, но и может привести к отстраненности сотрудников. Используйте такой инструмент, как шаблон формы доступности сотрудников или приложение, чтобы получить необходимую информацию.

Как доступность влияет на работу

• Планирование сотрудников, которые недоступны, приводит к пропущенным сменам.
• Игнорирование предпочтений сотрудников может привести к низкому моральному духу и высокой текучке кадров.
• Неспособность учитывать запросы на отпуск вызывает конфликты и недовольство.

Пошаговые действия:

• Используйте формы доступности: Создайте систему, позволяющую сотрудникам сообщать о своей доступности (например, физическая форма или цифровая).
• Отслеживайте запросы на отпуск: Предусмотрите место для получения запросов на отпуск и предоставьте четкий процесс обработки этих запросов.
• Будьте гибкими, где это возможно: Старайтесь учитывать предпочтения сотрудников, когда это возможно, чтобы повысить моральный дух и поддерживать хорошие отношения в команде.

Следующие шаги:

Реализация этих советов может преобразовать процесс составления расписания в вашем кафе или ресторане и привести к более плавной работе. Вот три вещи, которые вы можете сделать сегодня:

1. Просмотрите свои исторические данные: Проанализируйте данные о продажах за последние несколько месяцев, чтобы определить какие-либо закономерности в штате.
2. Составьте политику обмена сменами: Создайте четкую политику, в которой описывается, как сотрудники могут запрашивать и управлять обменом сменами.
3. Попробуйте приложение для составления расписания, такое как Shifty, чтобы сэкономить более 3 часов в неделю: Оцените возможности автоматического составления расписания, мгновенных уведомлений и оптимизированной коммуникации.