Бесплатный шаблон графика работы сотрудников в Excel для ресторанов и кафе
Воскресный вечер, а вы смотрите на пустую таблицу Excel. Перед глазами мелькают лица вашей команды: Алексей, который может работать только по утрам. Дмитрий, всегда готовый к дополнительным часам. Марина, попросившая неделю выходных. И вы — тот самый человек, которому предстоит жонглировать всеми запросами и следить за тем, чтобы ваш ресторан или кафе были обеспечены персоналом на предстоящую неделю.
Знакомая ситуация? Вы не одиноки. Создание шаблона графика работы сотрудников в Excel — важная задача для любого менеджера ресторана или кафе. Это основа вашей работы, определяющая все: от расходов на оплату труда до обслуживания клиентов. Именно поэтому мы создали бесплатный шаблон графика работы персонала, призванный облегчить вашу жизнь.
В этой статье вы найдете бесплатный шаблон графика работы для ресторана, а также практические советы, которые помогут сделать составление расписания менее головной болью.
Зачем нужен шаблон графика работы сотрудников
Хорошо структурированный шаблон графика работы персонала для ресторана — это больше, чем просто список имен и времени. Это инструмент, который поможет вам:
- Контролировать расходы на оплату труда: Избегайте переизбытка персонала, подбирая сотрудников в соответствии с ожидаемым количеством посетителей. Нужна помощь? Ознакомьтесь с 3 главных совета, как избежать переизбытка персонала и сэкономить на зарплатах.
- Обеспечить покрытие: Убедитесь, что у вас есть нужные люди в нужном месте в нужное время, чтобы удовлетворить спрос клиентов.
- Минимизировать конфликты в расписании: Держите своих сотрудников довольными, уважая их пожелания по доступности и запросы на выходные. Для управления ими взгляните на статью 3 способа эффективно управлять запросами на отгулы сотрудников.
- Улучшить коммуникацию: Держите всех в курсе их смен, минимизируя путаницу и пропуски смен.
- Сократить невыходы на работу: Зная, кто запланирован, и подтверждая их смены, вы снижаете стресс. Узнайте, как справляться с этим, прочитав 5 проверенных способов справиться с невыходами сотрудников и обеспечить бесперебойную работу вашего кафе.
Шаблон графика работы сотрудников в Excel: что включено
Наш бесплатный шаблон графика работы сотрудников в Excel разработан таким образом, чтобы быть удобным для пользователя и адаптируемым. Вот обзор того, что включено:
- Имя сотрудника: Простой столбец для имени каждого сотрудника.
- Должность: Укажите роль каждого сотрудника.
- Воскресенье — Суббота: Столбцы для каждого дня недели, позволяющие заполнять время смен.
- Время смены: Четко определите время начала и окончания каждой смены.
- Общее количество часов: Автоматически рассчитывает общее количество отработанных часов каждым сотрудником за неделю.
- Примечания: Место для любых особых заметок, таких как перерывы или конкретные задачи.
Пример шаблона графика работы персонала
Вот пример того, как шаблон может выглядеть в действии. Этот бесплатный образец графика работы для ресторана основан на напряженной неделе в кафе «Кофемания»:
| Имя сотрудника | Должность | Воскресенье | Понедельник | Вторник | Среда | Четверг | Пятница | Суббота | Общее количество часов | Примечания |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Анна Миллер | Бариста | 7:00 — 13:00 | ВЫХ | 7:00 — 13:00 | ВЫХ | 7:00 — 13:00 | 7:00 — 13:00 | ВЫХ | 24 | |
| Дмитрий Дэвис | Повар | 10:00 — 18:00 | 10:00 — 18:00 | ВЫХ | 10:00 — 18:00 | 10:00 — 18:00 | ВЫХ | 10:00 — 18:00 | 40 | |
| Марина Родригес | Официант | ВЫХ | ВЫХ | 17:00 — 21:00 | ВЫХ | 17:00 — 21:00 | 17:00 — 22:00 | 17:00 — 22:00 | 21 | |
| Сергей Чен | Бариста | ВЫХ | 7:00 — 13:00 | ВЫХ | 7:00 — 13:00 | ВЫХ | 13:00 — 18:00 | 7:00 — 13:00 | 24 |
Как настроить этот шаблон
Вот пошаговое руководство по настройке шаблона графика работы сотрудников в Excel:
- Скачайте и откройте: Загрузите шаблон CSV и откройте его в предпочитаемом вами программном обеспечении для работы с электронными таблицами (Microsoft Excel, Google Sheets и т. д.).
- Введите информацию о сотрудниках: Добавьте имена и должности ваших сотрудников в первые два столбца. Если вам нужна помощь, у нас есть отличный бесплатный шаблон формы доступности сотрудников для небольших команд, с которого можно начать.
- Определите время смен: На каждый день введите время начала и окончания смены для каждого сотрудника. Помните о перерывах и разделенных сменах.
- Рассчитайте часы: Формула шаблона должна автоматически рассчитывать общее количество отработанных часов. Проверьте правильность формулы в столбце «Общее количество часов».
- Добавьте примечания: Используйте столбец «Примечания», чтобы указать любые специальные инструкции, такие как назначенные задачи, перерывы или требования к униформе.
- Сохраните и поделитесь: Сохраните обновленное расписание. Затем поделитесь расписанием со своей командой. Отправьте его по электронной почте, распечатайте или поделитесь им в мессенджере.
Совет: Учитывайте поток клиентов в разные часы дня. Соответствующим образом корректируйте численность персонала, чтобы эффективно управлять пиковыми часами и минимизировать простои в более спокойные периоды. Для некоторых идей ознакомьтесь с информацией в статье Как составить график работы персонала для летнего наплыва в кафе (с бесплатным шаблоном!).
Распространенные ошибки при использовании этого шаблона
Даже с отличным шаблоном графика работы персонала для ресторана есть несколько распространенных ошибок, которых следует избегать:
- Пренебрежение доступностью сотрудников: Неучет доступности сотрудников может привести к конфликтам в расписании и недовольным сотрудникам. Используйте последовательную систему запроса доступности.
- Несообщение об изменениях: Убедитесь, что сотрудники оперативно уведомлены о любых изменениях в расписании.
- Игнорирование расходов на оплату труда: Легко допустить переизбыток персонала. Просматривайте данные о продажах и корректируйте расписание, чтобы оптимизировать затраты на оплату труда, избегая переизбытка персонала. Пересмотрите свои расходы на оплату труда и подумайте о статье Как грамотное планирование графиков работы может сократить расходы на оплату труда в ресторане на 15%.
Автоматизируйте этот шаблон
Shifty превращает эту электронную таблицу в рабочий процесс одним касанием. Составляйте графики за считанные минуты, мгновенно уведомляйте свою команду и обрабатывайте запросы на замены смен со своего телефона.
Часто задаваемые вопросы
Как часто следует создавать новое расписание сотрудников?
Большинство ресторанов и кафе создают новое расписание еженедельно. Это позволяет вам корректировать его в соответствии с меняющимися потребностями бизнеса и доступностью сотрудников. Тем не менее, вы можете захотеть создать двухнедельное расписание, чтобы упростить задачу. А с Shifty вы можете настроить автоматическую генерацию следующего расписания!
Как мне быть с заменами смен в последнюю минуту?
Имейте четкую политику замены смен, обеспечивающую их утверждение и сообщение. Используйте платформу или приложение для содействия быстрой коммуникации и покрытия смен по мере необходимости. Смотрите 3 способа справиться с заменами смен в последнюю минуту и минимизировать сбои.
Как обеспечить справедливость при составлении расписания сотрудников?
Рассмотрите возможность чередования смен, равномерного распределения желаемых смен и предоставления сотрудникам возможности запрашивать предпочтительные дни. Рассмотрите возможность использования системы, такой как система из статьи Бесплатный шаблон графика смен на праздники (система справедливой ротации), чтобы обеспечить справедливость и прозрачность.
Каковы преимущества использования приложения для планирования по сравнению с электронными таблицами?
Приложения, такие как Shifty, автоматизируют многие задачи, такие как отправка уведомлений, управление запросами на отгулы и содействие обмену сменами. Они также снижают риск ошибок и предоставляют обновления в режиме реального времени. Хотите узнать больше? Ознакомьтесь со статьей Расписание работы: таблица или приложение? Что лучше для вашего кафе или ресторана?.
Готовы отказаться от электронных таблиц?
Присоединяйтесь к сотням менеджеров кафе и ресторанов, которые перешли с шаблонов на Shifty. Бесплатно для начала, кредитная карта не требуется.
