Бесплатный шаблон графика смен на праздники (система справедливой ротации)
Воскресный вечер, а ты смотришь на пустую таблицу или наспех исписанный бумажный календарь. Праздники не за горами, и давление нарастает. Нужно обеспечить персоналом кафе, ресторан или небольшой бизнес, но все хотят отгулы, а вручную жонглировать запросами сотрудников, обеспечивать покрытие и сохранять справедливость – задача не из легких. Знакомая ситуация?
Составление графика на праздники – дело непростое. Уменьшение доступности персонала, повышенный поток клиентов и постоянная необходимость быть справедливым к своей команде. К счастью, хорошо структурированный праздничный график может изменить ситуацию. Эта статья поможет тебе создать справедливый и эффективный график смен на праздники, используя бесплатный шаблон. Давай сделаем этот год проще!
Почему важен справедливый праздничный график
Справедливый график работы на праздники важен по нескольким причинам:
- Моральный дух сотрудников: Справедливость способствует доверию и признательности, что может улучшить моральный дух сотрудников. Довольные сотрудники, как правило, более продуктивны и реже увольняются, что особенно важно в праздничный сезон.
- Меньше конфликтов: Четкая, прозрачная система минимизирует споры и обиды по поводу распределения смен.
- Лучшее покрытие: Хорошо спланированный график гарантирует, что в вашем бизнесе будет достаточно персонала в пиковые часы. Если тебе сложно рассчитать идеальное количество персонала, ознакомься с нашей статьей о том, как определить, сколько сотрудников тебе нужно.
- Соблюдение законодательства: Соблюдать трудовое законодательство и внутренние правила проще с документированным графиком. Отслеживайте переработки с помощью бесплатного шаблона на отслеживание переработок.
Система справедливой ротации смен на праздники
Основа справедливого праздничного графика — это система ротации. Такой подход гарантирует, что со временем все сотрудники получают примерно равную долю желательных и менее желательных смен. Это уменьшает ощущение фаворитизма.
Вот как это работает:
- Определите ключевые праздники: Перечислите все праздники, в которые будет работать ваш бизнес.
- Ранжируйте смены: Определите желательность каждой смены (например, Рождество – очень желательно отгулять, предрождественский вечер – менее желательно, чем Рождество, но более желательно, чем рождественское утро).
- Создайте ротацию: Разделите сотрудников на группы (если у вас большой штат) или просто чередуйте смены между всеми сотрудниками. Начните с самой желательной смены и вращайте вниз.
- Отслеживайте смены: Ведите учет того, кто какие смены отработал каждый год. Таким образом, вы будете знать, кому «причитается» лучшая смена в следующем году.
Пример шаблона графика смен на праздники
Ниже приведен пример того, как может выглядеть ваш шаблон праздничного графика. Это простой пример; вы можете настроить его в соответствии со своими потребностями.
| Имя сотрудника | Сочельник (утро) | Сочельник (вечер) | Рождество | Новый год (вечер) | Новый год |
|---|---|---|---|---|---|
| Марина С. | X | X | |||
| Дмитрий Л. | X | X | |||
| Ольга П. | X | X | |||
| Алексей С. | X | X | |||
| Анна Р. | X | X | |||
| Сергей Т. | X | X |
Примечание: «X» обозначает, что сотрудник запланирован на эту смену. Заполните конкретные часы работы каждого сотрудника.
Как настроить этот шаблон
Вот пошаговое руководство по адаптации шаблона к вашему бизнесу:
- Скачайте CSV-шаблон: Нажмите кнопку загрузки в верхней части этой статьи, чтобы загрузить шаблон на свой компьютер.
- Откройте в программе работы с электронными таблицами: Откройте CSV-файл в Google Таблицах, Microsoft Excel или другой программе для работы с электронными таблицами.
- Укажите список ваших сотрудников: В первом столбце укажите имена всех ваших сотрудников.
- Добавьте праздничные даты: В верхней строке добавьте даты и время каждой смены, которую вам нужно покрыть в праздничный период.
- Назначьте смены: Заполните ячейки именами сотрудников на основе вашей системы ротации и запросов сотрудников.
- Укажите доступность сотрудников: Учитывайте запросы о доступности сотрудников. Шаблон бесплатной формы доступности сотрудников поможет легко собрать эту информацию.
- Сообщите расписание: Своевременно поделитесь заполненным расписанием со своей командой.
Распространенные ошибки при использовании этого шаблона
Вот несколько распространенных ловушек, которых следует избегать:
- Не учитываются предпочтения сотрудников: Хотя справедливость важна, старайтесь учитывать разумные просьбы. Игнорирование предпочтений может привести к обидам. Рассмотрите возможность использования политики обмена сменами.
- Отсутствие отслеживания истории смен: Без системы отслеживания сложно обеспечить справедливость в долгосрочной перспективе.
- Отсутствие связи: Четко публикуйте расписание и оперативно сообщайте о любых изменениях. Если тебе нужен чек-лист для этих задач, скачай наш Чек-лист открытия и закрытия ресторана.
Нужна помощь в обучении новых сотрудников? Ознакомьтесь с нашим Шаблоном графика обучения новых бариста.
Автоматизируйте этот шаблон
Shifty превращает эту таблицу в рабочий процесс одним касанием. Создавайте графики за считанные минуты, мгновенно уведомляйте свою команду и обрабатывайте запросы об обмене сменами со своего телефона.
Другие советы по составлению графика на праздники
- Планируйте заранее: Начните составление графика заранее, чтобы у сотрудников было время запросить выходные.
- Обучайте сотрудников смежным специальностям: Если у вас не хватает персонала, подумайте о перекрестном обучении сотрудников для выполнения разных ролей.
- Рассмотрите разделенные смены: Если в определенное время бизнес идет медленно, рассмотрите разделенные смены.
- Предлагайте стимулы: Рассмотрите возможность предложения оплаты сверхурочных или других стимулов, чтобы побудить сотрудников работать в праздники.
- Просматривайте и адаптируйте: После праздников просмотрите свой график, чтобы увидеть, что сработало хорошо, а что можно улучшить в следующем году. Посмотрите, как лучшее планирование может помочь вам снизить текучесть кадров.
Помните, что составление графика для совместителей наряду со штатным персоналом может быть сложной задачей. Ознакомьтесь с нашим руководством о том, как составить график работы для совместителей, чтобы получить дополнительные советы.
Часто задаваемые вопросы
Как обеспечить справедливость при составлении графика на праздники?
Используйте систему ротации, при которой сотрудники получают справедливую долю желательных и менее желательных смен с течением времени. Документируйте все, чтобы поддерживать прозрачность. Также учитывайте конкретные потребности вашей команды.
Что произойдет, если сотрудник заболеет во время праздничной смены?
Имейте запасной план. Заранее определите сотрудников, желающих заменить смены, и установите четкие правила для вызовов. Используйте нашу статью о том, как бороться с невыходами сотрудников, чтобы убедиться, что все покрыты.
Могу ли я использовать этот шаблон для других периодов года?
Да, вы можете легко адаптировать этот шаблон для любого периода, когда вам нужно управлять запросами смен и обеспечивать покрытие. Просто измените даты и учитывайте объем работы, связанный с планированием. Shifty автоматизирует составление расписания и делает его простым, независимо от времени года.
Как сделать процесс составления графика менее стрессовым?
Планируйте заранее, четко сообщайте информацию и привлекайте свою команду. Рассмотрите возможность использования приложения для планирования, такого как Shifty. Отличное приложение значительно упрощает обработку запросов смен, отслеживание доступности и быстрое уведомление вашей команды.
Создание справедливого графика смен на праздники не должно быть головной болью. Используя систему ротации и этот бесплатный шаблон, вы можете обеспечить справедливое распределение смен, повысить моральный дух сотрудников и обеспечить бесперебойную работу вашего бизнеса в самый загруженный период года. Вы также можете посмотреть на утренние и вечерние смены при планировании своего праздничного графика.
Готов избавиться от таблиц?
Присоединяйтесь к сотням менеджеров кафе и ресторанов, которые перешли с шаблонов на Shifty. Бесплатно для начала, не требуется кредитная карта.
