Бесплатный шаблон графика ночных смен для 6 сотрудников
Воскресный вечер, и меньше всего хочется смотреть на пустую таблицу. Но вот вы, менеджер кафе/ресторана, пытаетесь понять, кто будет работать в ночную смену на этой неделе. Нужно сбалансировать численность персонала с доступностью сотрудников, убедиться, что у вас достаточно покрытия, и, да, соблюдать местные трудовые законы. Знакомо, да?
Составление графика ночных смен для вашей команды из шести человек может превратиться в настоящую головную боль. Но это не обязательно. Этот шаблон ночного графика поможет вам начать, сэкономив драгоценное время и снизив стресс от ручного планирования. При небольшой организации и планировании вы сможете оптимизировать ночную ротацию и обеспечить бесперебойную работу.
Почему график ночных смен так важен
Ночные смены часто предполагают меньшее количество персонала и могут быть критически важными для предприятий, работающих допоздна. Хорошо структурированный график обеспечивает:
- Адекватное покрытие: У вас есть нужные люди в нужное время для удовлетворения потребностей клиентов и выполнения оперативных задач.
- Моральный дух сотрудников: Справедливое распределение смен и последовательное составление графика повышают удовлетворенность сотрудников. Почитайте Утренние и вечерние смены: плюсы, минусы и как организовать ротацию справедливо, чтобы понять влияние на ваших сотрудников.
- Операционную эффективность: Предсказуемый уровень персонала позволяет лучше планировать инвентарь, уборку и другие ночные задачи. В качестве примера можете посмотреть Чек-лист открытия и закрытия ресторана (Бесплатная загрузка)
Пример графика ночных смен для 6 сотрудников
Вот пример графика, который вы можете адаптировать для своей команды. Этот пример рассчитан на целую неделю, но вы можете легко расширить его, чтобы охватить несколько недель. Не забывайте корректировать время и имена сотрудников в соответствии с вашими конкретными потребностями.
| Сотрудник | Понедельник | Вторник | Среда | Четверг | Пятница | Суббота | Воскресенье |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Алексей (Бариста) | 22:00 — 06:00 | ВЫХ | 22:00 — 06:00 | ВЫХ | 22:00 — 06:00 | ВЫХ | ВЫХ |
| Дмитрий (Повар) | ВЫХ | 22:00 — 06:00 | ВЫХ | 22:00 — 06:00 | ВЫХ | 22:00 — 06:00 | ВЫХ |
| Марина (Официант) | ВЫХ | ВЫХ | ВЫХ | ВЫХ | 00:00 — 06:00 | 00:00 — 06:00 | 00:00 — 06:00 |
| Сергей (Повар) | ВЫХ | ВЫХ | ВЫХ | ВЫХ | ВЫХ | ВЫХ | 22:00 — 06:00 |
| Ольга (Бариста) | ВЫХ | ВЫХ | 00:00 — 06:00 | 00:00 — 06:00 | ВЫХ | ВЫХ | ВЫХ |
| Анна (Официант) | 00:00 — 06:00 | 00:00 — 06:00 | ВЫХ | ВЫХ | ВЫХ | ВЫХ | ВЫХ |
Как настроить этот шаблон
Настроить CSV-шаблон очень просто. Вот как:
- Скачайте и откройте: Скачайте шаблон и откройте его в программе для работы с электронными таблицами, такой как Google Таблицы, Microsoft Excel или LibreOffice Calc.
- Введите имена сотрудников: Замените имена сотрудников в шаблоне на имена членов вашей команды.
- Установите время смен: Отрегулируйте время начала и окончания смен в соответствии с потребностями вашего ресторана или кафе.
- Назначьте смены: Заполните ячейки сменами каждого сотрудника на каждый день недели. Для удобства чтения можно использовать цветовую кодировку
- Сохраните и поделитесь: Сохраните обновленный файл и поделитесь им со своими сотрудниками по электронной почте, в мессенджере или на общем диске.
Типичные ошибки при использовании этого шаблона
Даже хорошо разработанный шаблон может привести к проблемам, если он используется неправильно. Избегайте этих распространенных ошибок:
- Игнорирование доступности сотрудников: Всегда учитывайте доступность сотрудников. Рассмотрите возможность отправки Бесплатного шаблона формы доступности сотрудников для небольших команд.
- Отсутствие коммуникации: Неспособность вовремя уведомить свою команду о графике.
- Несоответствие: Несправедная ротация смен или внесение изменений в последнюю минуту, что может демотивировать ваших сотрудников. Это может привести к увеличению текучести кадров. Ознакомьтесь с информацией в статье Как улучшенное планирование смен сокращает текучку кадров в ресторанах, чтобы получить больше советов.
Совет: Четко сообщите о политике обмена сменами, чтобы ваша команда знала правила. Рассмотрите возможность использования шаблона и для этого. Как создать политику обмена сменами (с бесплатным шаблоном) может вам помочь.
Автоматизируйте этот шаблон
Shifty превращает эту таблицу в рабочий процесс одним касанием. Составляйте графики за считанные минуты, мгновенно уведомляйте свою команду и обрабатывайте запросы на обмен сменами со своего телефона.
Часто задаваемые вопросы
Как часто следует создавать новый график ночных смен?
Большинство предприятий создают новый график еженедельно или раз в две недели. При принятии решения о частоте учитывайте часы работы, доступность сотрудников и любые требования трудового законодательства.
Как мне обрабатывать обмены сменами в моем графике ночных смен?
Установите четкую политику обмена сменами и убедитесь, что она доступна всем сотрудникам. Используйте платформу для общения, чтобы позволить сотрудникам запрашивать обмены. Вы можете легко управлять этим и уменьшить головную боль, используя Shifty.
Как я могу обеспечить справедливость при создании графика ночных смен?
Справедливо чередуйте смены между сотрудниками, учитывайте их предпочтения и доступность, а также документируйте все. Прозрачность – это ключ к успеху. Справедливый график смен может повысить моральный дух сотрудников и снизить текучесть кадров.
Каковы преимущества использования приложения для составления графиков смен?
Приложения для составления графиков смен, такие как Shifty, автоматизируют процесс, экономя ваше время и уменьшая количество ошибок. Они обрабатывают доступность сотрудников, обмены сменами и мгновенно сообщают графики вашей команде. Для получения дополнительной информации взгляните на статью 5 признаков того, что ваш процесс составления графиков смен сломан.
Составление графика ночных смен не должно быть обременительным. Используя этот бесплатный шаблон, вы сможете сделать первый шаг к более организованному и эффективному управлению своей командой.
Готовы отказаться от таблицы?
Присоединяйтесь к сотням менеджеров кафе и ресторанов, которые перешли с шаблонов на Shifty. Бесплатный старт, кредитная карта не требуется.
