Главные тезисы
- Внедрите четкую политику отсутствия, включая последствия для невыходов и поздних отмен.
- Используйте надежную систему замещения смен, привлекая сотрудников на подмену и позволяя меняться сменами.
- Улучшите коммуникацию, отправляя автоматические напоминания о графике и обеспечивая легкий доступ к информации о сменах.
- Повышайте ответственность сотрудников, отслеживая посещаемость, предлагая вознаграждения за надежность и оперативно решая проблемы.
Как бороться с невыходами сотрудников и не сойти с ума
Представьте себе: субботнее утро, разгар бранча, а у вас уже не хватает персонала, потому что один из поваров заболел. Вы едва успели отдышаться, как хостес не пришла на работу. Потом, уборщик… испарился! Вы мечетесь, бегаете между столиками, пытаясь удержать ситуацию под контролем, одновременно отвечая на звонки, сообщения и отчаянные просьбы о помощи. Знакомая ситуация? Если вы управляете кафе, рестораном или любым небольшим бизнесом, который зависит от почасовой оплаты труда, невыход сотрудника – ваш злейший враг.
Работа с отсутствующими сотрудниками – одна из самых стрессовых задач для руководителя. Это нарушает график, расстраивает оставшийся персонал и, в конечном итоге, бьет по вашему бюджету. Но это не должно быть постоянным источником беспокойства. При правильной стратегии и инструментах вы можете минимизировать невыходы, улучшить замещение смен и сохранить рассудок.
Почему сотрудники не выходят на работу? (И как это предотвратить)
Понимание основных причин отсутствия – первый шаг к предотвращению. Вот несколько распространенных причин, по которым сотрудники могут не появиться на работе, и что вы можете сделать:
Нехватка коммуникации/Плохое планирование
Часто невыход сотрудника – следствие плохой коммуникации. Возможно, сотрудник забыл о своей смене, не знал об изменениях в графике или считал график несправедливым. Это может происходить чаще, если вы используете ручной способ планирования. Представьте себе Ольгу, владелицу кофейни в Москве, которая раньше использовала доску и текстовые сообщения для составления графика. Изменения постоянно пропускались, и она тратила часы каждую неделю, разыскивая людей. Затем она перешла на приложение, такое как Shifty. Оно отправляет мгновенные уведомления о графике и позволяет сотрудникам легко получать доступ к своим сменам, уменьшая путаницу и вероятность забытых смен.
Несправедливое распределение смен
Когда смены распределяются неравномерно, сотрудники могут испытывать обиду или чувствовать себя недооцененными, что приводит к увеличению числа невыходов. Если ваши сотрудники считают график непоследовательным или несправедливым, их преданность своим сменам может ослабнуть. Использование инструментов, обеспечивающих прозрачность и справедливость, например, ротация смен, чтобы у всех была возможность работать в разные смены (утренние против вечерних), может иметь большое значение. Узнайте больше о составлении справедливого графика в нашей статье Как составить справедливое расписание смен в вашей кофейне.
Личные проблемы и отсутствие ответственности
Иногда случается всякое. Болезнь, семейные обстоятельства или проблемы с транспортом могут привести к отсутствию. Однако частые или необъяснимые отсутствия также могут свидетельствовать об отсутствии преданности или ответственности. Четкие правила, хорошо продуманная политика обмена сменами и открытая коммуникация могут помочь решить эти проблемы до того, как они обострятся.
Совет: Всегда имейте запасной план. Определите надежных сотрудников, готовых работать на подмену или брать дополнительные смены. Выстраивайте положительные отношения с этими людьми, признавая их гибкость и справедливо вознаграждая.
Внедрение четкой политики отсутствия
Четко определенная политика отсутствия – ваша первая линия защиты от невыходов. Она устанавливает четкие ожидания и последствия, облегчая оперативное решение проблем. Вот что должна включать ваша политика:
Процедуры уведомления
Укажите, за какой срок сотрудники должны уведомлять вас об отсутствии. Обычно 24-48 часов – хорошая отправная точка для запланированных отпусков. В случае неожиданного отсутствия требуйте уведомления как можно скорее, в идеале до начала смены.
Последствия невыхода на работу и поздней отмены
Определите последствия невыхода на работу или отмены смены без достаточного уведомления. Это может включать устные предупреждения, письменные предупреждения, отстранение или, в крайних случаях, увольнение. Будьте последовательны в применении этих последствий, чтобы обеспечить справедливость.
Документация
Ведите подробный учет всех отсутствий, опозданий и любых принятых дисциплинарных мер. Эта документация имеет решающее значение, если вам потребуется принять дальнейшие меры или защитить себя от каких-либо претензий.
Внедрение надежных стратегий замещения смен
Даже при наличии наилучших правил невыходы все равно будут происходить. Вот почему наличие надежного плана замещения смен так важно.
Сотрудники на подмену
Определите сотрудников, которые готовы и могут работать на подмену. Создайте систему для быстрого контакта с ними, когда нужно заполнить смену. Например, у вас может быть ротируемый список сотрудников на подмену или используйте приложение для групповых сообщений, чтобы транслировать открытые смены.
Обмен сменами
Разрешение сотрудникам меняться сменами дает им больше гибкости и может помочь вам избежать суматохи в последнюю минуту. Установите четкую политику обмена сменами, в которой будет указано, как проходит процесс, кто несет ответственность за поиск замены и за какой срок необходимо запросить обмен. Это также снимает часть ответственности с вас. Обязательно документируйте все обмены. У нас есть бесплатный шаблон для вас: Как создать политику обмена сменами (с бесплатным шаблоном).
Перекрывающиеся смены
Рассмотрите возможность перекрытия смен, особенно в часы пик. Это обеспечивает встроенное покрытие в случае неожиданного отсутствия. Это также позволяет плавно передавать дела и обучение.
Использование технологий
Используйте инструменты планирования, которые упрощают замещение смен. Например, Shifty позволяет быстро уведомлять доступных сотрудников об открытых сменах и автоматически отслеживать, кто их берет.
Улучшение коммуникации и доступности графика
Четкая и доступная коммуникация – ключ к минимизации невыходов. Вот как вы можете упростить для своей команды получение информации:
Автоматические напоминания
Отправляйте сотрудникам автоматические напоминания об их предстоящих сменах. Их можно отправлять по SMS, электронной почте или с помощью push-уведомлений. С Shifty это происходит автоматически.
Мобильная доступность
Убедитесь, что сотрудники могут легко получить доступ к своему графику на своих телефонах. Это позволяет им быстро проверять свои смены, запрашивать отпуск или меняться сменами.
Открытые каналы связи
Поощряйте открытую коммуникацию между сотрудниками и менеджерами. Создайте культуру, в которой сотрудники чувствуют себя комфортно, задавая вопросы, сообщая об отсутствии и предоставляя отзывы о графике. Предоставьте сотрудникам формы обратной связи или создайте систему, где вы сможете заранее узнать о доступности вашей команды. Начните с использования нашего Бесплатного шаблона формы доступности сотрудников для небольших команд.
Повышение ответственности сотрудников
Создание культуры ответственности имеет решающее значение для сокращения невыходов и обеспечения надежности рабочей силы.
Отслеживайте посещаемость
Регулярно отслеживайте посещаемость и пунктуальность сотрудников. Это позволяет выявлять закономерности отсутствия и оперативно решать проблемы. При использовании приложения для планирования такое отслеживание часто может быть автоматизировано.
Вознаграждайте надежность
Признавайте и вознаграждайте сотрудников, которые постоянно приходят вовремя и выполняют свои обязательства по сменам. Это может включать бонусы, дополнительные часы или публичное признание.
Оперативно решайте проблемы
Не позволяйте проблемам с посещаемостью усугубляться. Решайте их напрямую с сотрудником, сосредотачиваясь на последствиях его отсутствия и шагах, которые он может предпринять для улучшения.
Сравнение подходов: ручное и автоматизированное планирование
Давайте взглянем на быстрое сравнение, чтобы увидеть преимущества перехода от ручных методов:
| Функция | Ручное планирование | Автоматизированное планирование (например, Shifty) |
|---|---|---|
| Создание графика | Затратно по времени, часто требует электронных таблиц или досок. Подвержено ошибкам. | Быстро и эффективно. Встроенные шаблоны, интерфейс перетаскивания, функции автоматического планирования. |
| Коммуникация | Основана на телефонных звонках, текстовых сообщениях и электронных письмах. Подвержена пропуску сообщений и путанице. | Автоматические уведомления, мгновенные обновления графика, инструменты двусторонней связи. |
| Обмен сменами | Трудоемкий процесс, требует ручной координации. Часто сложно управлять. | Упрощенные запросы на обмен сменами и утверждения, автоматические уведомления. |
| Замещение смен | Сложно быстро найти замену. Часто полагается на лихорадочные телефонные звонки. | Легкий доступ к доступным сотрудникам, автоматические уведомления об открытых сменах. |
| Учет рабочего времени | Требует ручного ввода данных и расчетов. Может занимать много времени и быть подвержено ошибкам. | Интегрированный учет рабочего времени, автоматический расчет часов и затрат на оплату труда. |
| Отчетность | Требует ручной компиляции и анализа данных. Сложно отслеживать тенденции. | Отчеты о затратах на оплату труда, посещаемости и других ключевых показателях в режиме реального времени. |
Как видите, переход от ручных к автоматизированным процессам может иметь огромное значение для экономии вашего времени и денег, не говоря уже о вашем здравомыслии!
Есть способ быстрее
Shifty обрабатывает составление графика смен, запросы на обмен сменами и уведомления команды — и все это с вашего телефона. Создано специально для кафе и ресторанов.
Часто задаваемые вопросы
Как можно сократить количество опозданий?
Применяйте строгую политику отсутствия с последствиями для поздних отмен и невыходов. Внедрите четкие протоколы коммуникации, такие как автоматические напоминания о графике. Предложите обмен сменами. Убедитесь, что ваша команда может легко видеть свой график.
Каковы юридические требования к составлению графика работы сотрудников?
Юридические требования варьируются в зависимости от местоположения, но обычно включают предоставление времени на перерыв и соблюдение законов о минимальной заработной плате. Вам нужно знать местные законы! Убедитесь, что вы также храните информацию о доступности сотрудников и графике в соответствии с требованиями, чтобы избежать штрафов.
Как сделать составление графика смен более справедливым?
Используйте инструменты, такие как чередующиеся графики смен, чтобы каждый получал справедливую долю желаемых и менее желаемых смен. Учитывайте предпочтения сотрудников при составлении графика. Открыто общайтесь о своих решениях по составлению графика. Такой инструмент, как Shifty, может помочь вам эффективно управлять этими предпочтениями.
Следующие шаги
Устали терять сон из-за отсутствующих работников? Примите меры сегодня, выполнив следующие простые шаги:
- Пересмотрите свою политику отсутствия: Убедитесь, что она понятна, всеобъемлюща и проста для понимания вашей командой.
- Оцените свою стратегию замещения смен: Есть ли у вас надежные резервные варианты? Легко ли управлять вашими процессами обмена сменами?
- Попробуйте приложение для планирования, например Shifty, чтобы сэкономить более 3 часов в неделю: Прекратите бесконечные перезвоны и верните свое время!
Перестаньте тратить часы на составление графиков
Shifty бесплатен для небольших команд. Создайте свой первый график менее чем за 5 минут — ваша команда будет мгновенно уведомлена.
