Как правильно рассчитать количество персонала? Простой калькулятор для кафе

Представьте себе: субботнее утро, очередь в ваше кафе тянется до двери, а кофемашина уже хрипит от перегрузки. Вы смотрите на расписание и впадаете в панику. Не хватает сотрудников. Опять. Телефон разрывается от заказов на вынос, а клиенты начинают нервничать. Заказы задерживаются, еду не успевают готовить, и стресс нарастает. Знакомо? Это ежедневная реальность для многих владельцев и менеджеров кафе и ресторанов. Одна из самых больших проблем, с которой мы сталкиваемся — это правильный подбор персонала на каждую смену.

Кошмар с персоналом: распространенная проблема в кафе

Управление кафе — это тонкая балансировка. Слишком мало сотрудников — клиенты страдают от медленного обслуживания и плохого опыта. Слишком много — вы теряете деньги на ненужных затратах на оплату труда. Найти золотую середину — идеальное количество сотрудников — постоянная борьба, зачастую основанная на догадках. Это проблема, которая влияет на все: от удовлетворенности клиентов и морального духа команды до вашей прибыли.

Рассмотрим пример Ольги, владелицы кафе в Санкт-Петербурге. Она использует таблицу Excel для управления своей командой из 15 сотрудников. Она тратит часы каждую неделю, пытаясь понять, кто доступен, кто запросил отгул и кто нужен на каждую смену, основываясь на своей интуиции и прошлых данных. Этот метод занимает много времени, подвержен ошибкам и заставляет ее суетиться, когда возникают неожиданные ситуации, например, сотрудник не вышел на работу. Она постоянно разочарована избытком персонала в тихие периоды и нехваткой в часы пик. Управление персоналом с помощью ручной системы может быть похоже на попытку прибить желе к дереву.

Важные факторы при найме персонала в кафе

Прежде чем начать думать о цифрах, необходимо понимать переменные, которые играют роль. Несколько ключевых факторов влияют на то, сколько сотрудников вам понадобится на любой смене:

Поток клиентов

Это самый важный фактор. Сколько клиентов вы обычно обслуживаете в течение определенного периода времени? Отслеживайте свои продажи по часам, дням и неделям, чтобы выявить часы пик и спада. Эти данные критически важны для точного планирования персонала. Программное обеспечение, такое как Shifty, может помочь вам отслеживать эти показатели в реальном времени.

Стиль обслуживания

У вас кафе быстрого обслуживания с обслуживанием у стойки или ресторан с обслуживанием за столиками? Стиль обслуживания существенно влияет на потребность в персонале. Обслуживание за столом требует больше официантов и, возможно, помощников официантов, в то время как обслуживание у стойки обычно требует больше бариста и персонала для подготовки еды.

Сложность меню

Простое меню с готовыми блюдами требует меньше персонала, чем сложное меню с блюдами на заказ. Чем сложнее меню, тем больше времени требуется на приготовление каждого блюда, и тем больше персонала вам потребуется на кухне и на линии обслуживания.

Сезонность

Сезонные изменения существенно влияют на ваш бизнес. Летом может наблюдаться всплеск клиентов, а зимой — спад. Настраивайте график работы с учетом этих колебаний.

Создание простого калькулятора персонала

Давайте перейдем от теории к практике. Вот простой, действенный процесс, который вы можете использовать, шаг за шагом, чтобы начать.

Шаг 1: Определите пиковый поток клиентов

Проанализируйте данные о продажах, чтобы определить самые загруженные часы дня и дни недели. Например, если вы стабильно обслуживаете 100 клиентов с 10:00 до 11:00 по субботам, это ваш пиковый час. Запишите это число.

Шаг 2: Рассчитайте потребности в персонале для каждой задачи

Разбейте задачи, выполняемые во время смены. Рассмотрим эти задачи и назначьте потребности в персонале на самый загруженный час:

• Бариста: Сколько у вас кофемашин? Рассчитывайте одного бариста на машину или на каждые 25-30 заказов.
• Кассир: Один кассир может обработать около 15-20 транзакций в час, в зависимости от вашей POS-системы и способов оплаты.
• Подготовка еды/повар: Учитывайте сложность меню и время выдачи заказов. Планируйте одного повара-заготовщика и одного-двух поваров на линии во время часов пик.
• Обслуживающий персонал (помощники официантов, разносчики): В условиях обслуживания за столами планируйте одного помощника официанта или разносчика на каждые 4-5 столов, или одного на 30 клиентов.

Шаг 3: Оцените количество сотрудников

Рассчитайте общее количество сотрудников на основе этих задач. Например, если в ваш пиковый час требуется 2 бариста, 1 кассир и 1 сотрудник для подготовки еды, вам понадобится не менее 4 сотрудников. Это ваш ОСНОВНОЙ показатель. Добавьте буфер на случай ошибок.

Совет: Всегда добавляйте буфер. Жизнь есть жизнь. Предусмотрите одного-двух дополнительных сотрудников, чтобы справиться с неожиданным наплывом или отсутствием сотрудников. Это предотвратит недовольство клиентов и убережет вашу команду от перегрузки. Обязательно ознакомьтесь с нашей статьей о том, что делать, если сотрудник не вышел на работу.

Шаг 4: Адаптируйте график на часы вне пиковой нагрузки

Снижайте численность персонала в периоды спада. Вам может потребоваться всего один бариста и кассир с 14:00 до 16:00 в будние дни. Здесь в игру вступают утренние и вечерние смены и ваши знания о потоке клиентов.

Проблемы ручного планирования

Представьте, что вы делаете все это вручную — в таблице Excel, на доске или, что еще хуже, в голове. Это рецепт головной боли и ошибок. Ручное планирование трудоемко, отнимает много времени и делает вас уязвимым для нехватки или переизбытка персонала. Также чрезвычайно сложно корректировать и сообщать об изменениях в режиме реального времени, оставляя ваших сотрудников в постоянном неведении.

Сила планирования, основанного на данных

Отслеживание затрат на оплату труда необходимо для прибыльности. Без этого вы, по сути, летите вслепую. Используйте свою систему POS (Point of Sale) и/или инструмент отслеживания затрат на оплату труда для сбора данных о продажах, отработанных часах и затратах на оплату труда. Используйте эти данные для выявления неэффективности, оптимизации штатного расписания и принятия обоснованных решений.

Вот упрощенный взгляд на разницу:

Использование технологий позволяет быстро реагировать на меняющиеся потребности и принимать решения, основанные на данных, которые помогут сократить затраты на оплату труда, улучшить моральный дух сотрудников и увеличить прибыльность. Подумайте также о прочтении о том, как лучшее планирование сокращает текучесть кадров.

Используйте гибкий график работы

Гибкий график — ключ к эффективному управлению затратами на оплату труда. Вот некоторые стратегии:

Разделенные смены

Используйте разделенные смены в часы пик, когда вам требуется полный штат, и уменьшайте их в периоды спада. Помните о справедливости; ротация или равномерное распределение разделенных смен имеет важное значение.

Работа на неполный рабочий день

Используйте сотрудников, работающих неполный рабочий день, чтобы заполнить пробелы в самые загруженные часы. Это особенно полезно во время обеденных перерывов или по утрам в выходные дни. Используйте наш бесплатный шаблон формы доступности сотрудников, чтобы узнать, когда ваши сотрудники доступны.

Обмен сменами

Внедрите политику обмена сменами, чтобы сотрудники могли менять смены при необходимости. Это увеличивает гибкость и может помочь вам избежать внезапных отмен и пробелов в графике. Узнайте больше с помощью нашего шаблона политики обмена сменами.

Раздел FAQ

Следующие шаги: план действий

Готовы взять под контроль управление персоналом своего кафе и избавиться от головной боли с расписанием? Вот что нужно сделать сегодня:

1. Проанализируйте свои данные: Извлеките данные о продажах за последний месяц. Определите часы пик и спада.
2. Рассчитайте базовый показатель: Используя приведенное выше руководство, создайте свой калькулятор персонала, чтобы определить минимальные потребности в персонале.
3. Попробуйте приложение для составления расписания, такое как Shifty, чтобы сэкономить более 3 часов в неделю и легко управлять обменом сменами, доступностью и затратами на оплату труда.