Как составить график работы на праздники без головной боли

Как составить график работы на праздники без головной боли

Запах жареной индейки, праздничная музыка, радостные разговоры… и полный хаос в вашем кафе или ресторане в праздничный сезон. Знакомо? Давайте посмотрим правде в глаза, составление праздничных графиков может быть настоящим кошмаром. В один момент вы пытаетесь понять, хватит ли персонала на канун Нового года, а в следующий — отвечаете на срочные звонки и пытаетесь жонглировать тысячей разных запросов. Знакомо, да?

Я помню, как Алексей, владелец небольшой кофейни в Екатеринбурге, рассказывал, как он потратил три дня подряд только на создание и пересмотр праздничного графика. Он вручную обзванивал людей, разбирался с бесконечными сообщениями и в итоге получил график, в котором все равно были пробелы. А в сам праздничный день? Один из ключевых официантов позвонил и сказал, что заболел. Это был полный провал!

Но так быть не должно. При правильном планировании и нескольких умных стратегиях вы сможете справиться с планированием персонала на праздники и создать график, который будет радовать вашу команду, а ваш ресторан будет работать бесперебойно. Давайте разберемся, как составить праздничный график работы для вашего кафе или ресторана.

1. Начните планировать сейчас (серьезно, прямо сейчас!)

Не ждите до последней минуты! Ключ к бесстрессовому праздничному графику — это раннее планирование. Стремитесь начать процесс как минимум за 6-8 недель до самого загруженного праздника. Это даст вам достаточно времени, чтобы собрать информацию о доступности, обсудить смены и решить любые непредвиденные проблемы.

Подумайте: вам нужно учитывать увеличение потока клиентов, более продолжительный рабочий день и возможную нехватку персонала. Раннее планирование позволяет предвидеть эти потребности и активно решать их. Вы сможете нанять дополнительный персонал при необходимости, обучить его и убедиться, что все хорошо знают свои роли до начала ажиотажа. Ожидание до последней минуты только добавляет стресса и значительно увеличивает вероятность ошибок в составлении графика.

Совет:

Создайте календарь планирования праздников с ключевыми сроками. Это может быть срок, до которого сотрудники должны предоставить свою доступность, дата публикации предварительного графика и дата его окончательного утверждения. Поделитесь этим календарем со своей командой, чтобы все были в курсе.

2. Соберите информацию о доступности и предпочтениях сотрудников

Основа любого хорошего графика — понимание доступности ваших сотрудников. Вместо того, чтобы полагаться на разрозненные текстовые сообщения или электронные письма, создайте простой, организованный способ сбора этой информации. Форма доступности сотрудников (в электронном или бумажном виде) — ваш лучший друг. Убедитесь, что вы запросили все даты и время, которые вам понадобятся.

Обязательно спросите о любых конкретных запросах или предпочтениях. Возможно, у сотрудника есть семейные обязанности или он хочет работать в определенную смену. Хотя вы не всегда можете удовлетворить всех, учет их предпочтений может повысить моральный дух и повысить ваши шансы на получение необходимого покрытия. Игнорирование этих предпочтений приводит к обиде и увеличивает вероятность неявок.

Вот сравнение методов:

Совет:

Чтобы сделать сбор данных о доступности еще проще, рассмотрите возможность предложить небольшой стимул для сотрудников, которые предоставят информацию о своей доступности заранее. Это может быть небольшой подарочный сертификат или возможность первым выбирать смены.

3. Отдавайте приоритет справедливости и предлагайте стимулы

Справедливость имеет решающее значение для счастливой команды. Избегайте фаворитизма и стремитесь распределять смены справедливо. Чередуйте самые желаемые смены (например, 1 января) между своими сотрудниками.

Рассмотрите возможность предложить стимулы, чтобы побудить сотрудников работать в часы пик или в праздничные дни. Эти стимулы могут включать:

• Дополнительную оплату (полторы или двойную ставку).
• Премии в зависимости от объема продаж.
• Оплачиваемый отпуск в течение года.
• Приоритет при будущих запросах на составление графика.

Предложение стимулов не только помогает заполнять смены, но и показывает вашей команде, что вы цените их время и преданность делу. И обязательно отслеживайте эти дополнительные часы. Не попадайте в ситуацию, когда вы судорожно пытаетесь рассчитать сверхурочную оплату. Использование шаблона для отслеживания сверхурочных часов может помочь вам соблюдать законодательство.

4. Создайте гибкий праздничный график для ресторана

Независимо от того, насколько хорошо вы планируете, все будет меняться. Клиенты могут не выйти на работу, погодные условия могут ухудшиться. Будьте готовы к гибкости и имейте план действий на случай внезапных изменений.

Это включает в себя:

• Наличие списка сотрудников, готовых к вызову.
• Разработку системы для обмена сменами сотрудниками. Рассмотрите четкую политику обмена сменами.
• Готовность заменить смены менеджером.

Наличие возможности быстро уведомить персонал о доступных сменах имеет ключевое значение. Это распространенная ситуация для ресторанов, которые используют приложения для составления графиков. Если официант позвонит и скажет, что заболел, вы можете мгновенно отправить сообщение всем сотрудникам с необходимыми навыками, чтобы заменить его.

В случаях невыхода сотрудников, знание того, как поступать с невыходами сотрудников и наличие хорошей стратегии, может сэкономить вам много времени и снизить стресс.

5. Общайтесь четко и часто

После того, как праздничный график работы составлен, четко и своевременно сообщите о нем. Опубликуйте его в месте, где его сможет увидеть каждый (по возможности как физически, так и в цифровом виде). Убедитесь, что все знают, как получить доступ к графику и что делать, если у них есть вопросы или им нужно запросить обмен.

Используйте несколько каналов связи, например:

• Электронная почта
• Текстовые сообщения
• Цифровой информационный стенд
• Приложение для составления графиков (например, Shifty — видите закономерность?)

Регулярное общение — ключ к избежанию недоразумений и обеспечению осведомленности каждого о своих обязанностях.

6. Проанализируйте и улучшите свой процесс

После праздничной суеты уделите время анализу процесса составления графиков. Что сработало хорошо? Что можно улучшить? Были ли у вас какие-либо непредвиденные проблемы?

Соберите отзывы своей команды. Спросите их, что им понравилось, а что нет в графике. Используйте эту обратную связь, чтобы улучшить свой процесс для будущих праздничных сезонов. Именно так вы учитесь на этом процессе, и планирование персонала в следующем году станет значительно менее напряженным.

Если вы обнаружите, что много времени тратится на утомительные ручные задачи, подумайте о том, не пора ли перейти на систему, которая автоматизирует составление графиков. Ручные процессы могут приводить к ошибкам и стрессу. Использование приложения для составления графика — простое решение. Прочитайте о приложениях для составления графиков и электронных таблицах, чтобы узнать, является ли ваш инструмент составления графиков лучшим для ваших нужд.

7. Используйте технологии в своих интересах

Не бойтесь использовать технологии, чтобы упростить процесс составления графиков. Существует множество отличных инструментов, которые помогут вам управлять графиком работы персонала ресторана.

Использование приложения для составления графиков может:

• Автоматизировать создание графика.
• Позволять сотрудникам легко предоставлять свою доступность и обмениваться сменами.
• Отправлять автоматические уведомления об изменениях в графике и напоминания о сменах.
• Уменьшить количество конфликтов и ошибок при составлении графика.

Рассмотрите возможность прочтения о 7 лучших приложениях для составления графиков на рынке.

Следующие шаги

Готовы избавиться от головной боли с праздничным графиком и сделать этот сезон более гладким?

1. Создайте календарь планирования праздников с ключевыми сроками.
2. Используйте цифровую форму для сбора информации о доступности сотрудников.
3. Попробуйте приложение для составления графиков, такое как Shifty, чтобы сэкономить более 3 часов в неделю.