Как совмещать графики работы для штатных и внештатных сотрудников

Кошмар планирования: когда пересекаются графики штатных и внештатных сотрудников

Вы когда-нибудь чувствовали себя участником игры в тетрис, где вместо блоков — доступность сотрудников, поток клиентов и расходы на персонал? Добро пожаловать в жизнь владельца кафе, менеджера ресторана или оператора малого бизнеса, столкнувшегося с ежедневной задачей составления графика. Особенно сложно, когда приходится балансировать между штатными и внештатными сотрудниками.

Представьте себе: субботнее утро, очередь в вашей кофейне тянется до двери, а у вас не хватает персонала, потому что кто-то заболел. Вы судорожно ищете замену, обзваниваете сотрудников и чувствуете, как растет уровень стресса. При этом вы также пытаетесь уложиться в бюджет по оплате труда, потому что знаете, что каждый рубль на счету. Это распространенная ситуация, которая усугубляется, когда вы управляете **смешанным графиком**, где есть как **планирование смен для частичной занятости**, так и для штатных сотрудников.

Ручные методы планирования, такие как таблицы Excel или бумажные календари, часто оказываются неэффективными. Они быстро становятся громоздкими, подвержены ошибкам и отнимают много времени. Вы чувствуете себя перегруженным и неподготовленным. Знакомо? Давайте разберемся, как это исправить.

1. Знайте потребности в персонале: данные — ваш лучший друг

Прежде чем даже думать о составлении графика, вам нужно понять свои потребности в персонале. Начните с анализа данных о прошлых продажах. Какие дни и часы самые загруженные? Какие часы пик?

* **Анализируйте данные о продажах:** Просматривайте отчеты из вашей системы POS (Point of Sale), чтобы определить самое загруженное время. Знаете ли вы, что вы можете использовать бесплатный шаблон, например, Бесплатный шаблон графика смен на неделю для 10 сотрудников, чтобы увидеть закономерности в данных? Это может показать, что в часы работы выходного дня требуется больше сотрудников.
* **Отслеживайте расходы на оплату труда:** Контролируйте расходы на оплату труда в процентах от продаж. Это поможет вам оставаться в рамках бюджета. Грамотное планирование — это вопрос *эффективности* в той же степени, что и *справедливости*. Всегда стоит отслеживать, как Грамотное планирование графиков работы может сократить расходы на оплату труда в ресторане на 15%.
* **Прогнозируйте спрос:** Используйте данные о продажах для прогнозирования будущих потребностей. Если вы знаете, что в субботу будет больше посетителей, вы можете запланировать больше сотрудников заранее.

Пример: случай кафе «Сладкие зерна»

Ольга, владелица кафе в Москве, столкнулась с нехваткой персонала в часы пик в выходные дни. Ей постоянно не хватало сотрудников, что приводило к длительному времени ожидания и недовольным клиентам. Отслеживая продажи и количество посетителей, она поняла, что суббота — самый загруженный день. Вооружившись этими данными, она скорректировала свой **график работы для частичной занятости**, чтобы в субботу работало больше сотрудников, что привело к увеличению довольных клиентов и более эффективной работе.

2. Соберите данные о доступности сотрудников (прежде чем делать что-либо еще)

Одна из самых больших головных болей при **планировании смен для частичной занятости** — это учитывать доступность сотрудников. Не составляйте график в вакууме! Начните со сбора данных о доступности от всех ваших сотрудников, как штатных, так и внештатных.

* **Используйте форму доступности:** Предоставьте своим сотрудникам четкую и понятную форму для заполнения. Вы можете использовать что-то простое, вроде Бесплатный шаблон формы доступности сотрудников для небольших команд. В ней следует указать предпочтительные дни, время и любые недоступные даты (например, отпуска, учеба).
* **Установите срок:** Установите четкий срок, к которому сотрудники должны представить данные о своей доступности.
* **Регулярно обновляйте:** Напоминайте сотрудникам периодически обновлять свои формы доступности. Жизнь меняется, и их доступность тоже может меняться!

Пример: случай пиццерии «Рай пиццы»

Дмитрий, владелец пиццерии, раньше составлял график, не зная о доступности своих сотрудников. Это приводило к частым конфликтам, изменениям смен в последнюю минуту и перегрузке сотрудников. Теперь он использует простую цифровую форму доступности и все согласовывает до составления графика. Это простое изменение резко уменьшило трения в его **смешанном графике**.

Совет: Сделайте так, чтобы вашим сотрудникам было легко предоставить информацию о своей доступности! Используйте онлайн-форму, простую электронную таблицу или даже приложение для планирования. Чем проще, тем вероятнее, что они предоставят точную информацию.

3. Разработайте справедливый и гибкий график

Как только у вас будут данные о потребностях в персонале и доступности сотрудников, пришло время составлять график. Цель — создать справедливый и гибкий график, который отвечает как потребностям бизнеса, так и потребностям сотрудников.

* **Учитывайте предпочтения сотрудников:** По возможности старайтесь учитывать пожелания сотрудников, но всегда помните, что интересы бизнеса превыше всего.
* **Чередуйте смены:** Чередуйте смены между сотрудниками, чтобы избежать выгорания и дать каждому равные возможности для получения желаемых смен. Вы можете узнать больше об этом, ознакомившись со статьей Утренние и вечерние смены: плюсы, минусы и как организовать ротацию справедливо.
* **Используйте шаблон:** Начните с шаблона, вроде Бесплатный недельный шаблон смен для кофейни (5 сотрудников), чтобы сэкономить время и обеспечить последовательность. Или, если вам нужен шаблон с чередующимися сменами, ознакомьтесь с шаблоном Бесплатный шаблон ротации смен на 2 недели.

Пример: случай «Бургер Блаженство»

Сергей, менеджер бургерной, раньше сталкивался с тем, что сотрудники просили отгулы на выходных. Теперь он использует ротацию, при которой у каждого есть возможность работать в выходные дни. Это поддерживает справедливость и помогает укрепить моральный дух команды, потому что каждый чувствует себя ценным. Кроме того, если вас беспокоит справедливость, вы можете просмотреть статью Как составить справедливый график смен в вашей кофейне.

4. Определите свои правила: обмен сменами, отпуска и невыходы

Четкие правила необходимы для бесперебойной работы. Без них вы будете тратить больше времени на решение конфликтов и путаницы.

* **Обмен сменами:** Установите четкие правила для обмена сменами, включая порядок подачи запроса на обмен, кто его утверждает и сроки. Вы можете упростить этот процесс с помощью такого инструмента, как Shifty. Вы можете получить больше информации об этом, просмотрев статью Как создать политику обмена сменами (с бесплатным шаблоном).
* **Запросы на отпуск:** Установите стандартный процесс для подачи сотрудниками запросов на отпуск и четко определите, за какой срок они должны подавать свои запросы.
* **Невыходы:** Разработайте правила для обработки невыходов сотрудников, включая то, какое уведомление требуется и каковы последствия чрезмерного отсутствия. Смотрите статью Как бороться с невыходами сотрудников и не сойти с ума.

5. Эффективно сообщайте о графике

После составления графика важно эффективно донести его до сведения сотрудников.

* **Публикуйте график своевременно:** Публикуйте график заранее (не менее чем за неделю, в идеале за две недели), чтобы сотрудники могли планировать свою деятельность.
* **Сделайте его доступным:** Убедитесь, что график легко доступен для всех сотрудников, будь то на стене, отправленный по электронной почте или доступный через приложение для планирования.
* **Связывайтесь со своей командой:** Часто связывайтесь со своей командой! Они могут легко спросить вас о чем угодно, если могут часто общаться с вами.

6. Адаптируйте и корректируйте: график — это живой документ

Идеального графика редко существует. Будьте готовы адаптироваться и вносить корректировки по мере необходимости.

* **Контролируйте результаты:** Отслеживайте ключевые показатели, такие как продажи, затраты на оплату труда и удовлетворенность клиентов. Это поможет вам определить области, в которых вы можете улучшить планирование.
* **Будьте гибкими:** Будьте готовы вносить корректировки в график по мере необходимости, например, когда сотрудник звонит и сообщает о болезни или когда вы сталкиваетесь с неожиданными изменениями объема бизнеса.
* **Получайте обратную связь:** Регулярно запрашивайте отзывы сотрудников о графике. Спрашивайте их, что работает хорошо и что можно улучшить.

Часто задаваемые вопросы

Следующие шаги: план действий на сегодня

1. **Проанализируйте данные о продажах:** Просмотрите данные о своих прошлых продажах, чтобы определить часы пик и периоды спада. Это поможет вам определить потребности в персонале.
2. **Создайте форму доступности:** Разработайте простую форму для отправки данных о доступности вашими сотрудниками.
3. **Попробуйте приложение для планирования, например Shifty, чтобы сэкономить 3+ часа в неделю:** Начните использовать бесплатный тарифный план Shifty уже сегодня, чтобы увидеть, как легко вы можете составлять графики, управлять доступностью сотрудников и общаться со своей командой.