Как улучшенное планирование смен сокращает текучку кадров в ресторанах

Как улучшенное планирование смен сокращает текучку кадров в ресторанах

Представьте себе: субботнее утро, начинается наплыв посетителей на завтраки, а у вас не хватает сотрудников. Опять. Ваш лучший официант, Алексей, заболел и не вышел на работу, и вы в спешке пытаетесь найти кого-то, кто заменит его смену. Тут вы вспоминаете, что Марина, ваш другой лучший сотрудник, попросила выходной несколько недель назад, но в графике это не отражено. Всю неделю вы возились с графиками, и теперь ваши лучшие сотрудники в стрессе, а те, кто доступен, выгорают. У вас остается только костяк команды, недовольные клиенты и нарастающее чувство страха. Знакомо?

Это реальность для многих владельцев и менеджеров кафе и ресторанов. Постоянная игра в жонглирование персоналом, бесконечные телефонные звонки, запросы на экстренную замену в последнюю минуту… все это способствует стрессовой обстановке. И последствия очевидны: высокая текучка кадров, недовольные клиенты и удар по вашей прибыли. Но так не должно быть.

Хорошая новость? Улучшенное планирование – мощное противоядие от текучки кадров. Внедряя разумные, справедливые и эффективные методы планирования, вы можете создать позитивную рабочую среду, которая будет способствовать удержанию персонала. Эта статья покажет вам, как это сделать.

Высокая цена плохого планирования

Прежде чем мы перейдем к решениям, давайте разберемся с проблемой. Плохое планирование – это не просто неудобство; это серьезный удар по вашему бизнесу. Вот как это происходит:

* **Повышенная текучка:** Когда сотрудники чувствуют себя недооцененными, перегруженными работой или несправедливо обделенными, они уходят. Это приводит к дорогостоящему процессу найма, приема на работу и обучения новых сотрудников. Средняя стоимость замены почасового сотрудника может составлять от 100 000 до 500 000 ₽, и это без учета потери производительности, пока должность вакантна.
* **Снижение морального духа:** Постоянные конфликты в графиках, отсутствие баланса между работой и личной жизнью и фаворитизм порождают недовольство. Это влияет на командный дух и приводит к снижению производительности и увеличению прогулов.
* **Неудовлетворенность клиентов:** Нехватка персонала в ресторанах означает более длительное время ожидания, ошибки в обслуживании и не самый лучший опыт для клиентов. Довольные клиенты возвращаются, а плохое планирование может оттолкнуть их.
* **Упущенная выручка:** Несоответствие уровня персонала может привести к упущенным возможностям продаж. Если у вас не хватает персонала в часы пик, вы оставляете деньги на столе.

Давайте будем честны: вы видите какие-либо из 5 признаков, что процесс составления графиков смен сломан прямо сейчас?

Создание основы справедливости и прозрачности

Краеугольный камень хорошего планирования – справедливость. Сотрудники должны чувствовать, что их потребности и предпочтения учитываются. Вот как этого добиться:

1. Сбор информации о доступности и предпочтениях сотрудников

Не гадайте – спрашивайте! Используйте простую форму доступности сотрудников для сбора информации о доступности вашей команды, предпочитаемых выходных днях и любых ограничениях по графику. Обновляйте ее регулярно (ежеквартально или даже ежемесячно), чтобы учитывать меняющиеся обстоятельства.

2. Чередуйте смены справедливо

Избегайте постоянного назначения одних и тех же смен одним и тем же людям. Чередуйте утренние и вечерние смены, смены в выходные и другие менее желательные часы. Это способствует равенству и дает каждому возможность насладиться разными сценариями баланса между работой и личной жизнью. Если вам сложно сбалансировать утренние и вечерние смены, ознакомьтесь с нашим руководством по теме Утренние и вечерние смены: плюсы, минусы и как организовать ротацию справедливо.

3. Учитывайте стаж и опыт

Хотя справедливость важна, учитывайте стаж и опыт при составлении графиков смен. Опытные сотрудники могут лучше подходить для определенных ролей или смен, таких как закрытие смен или управление оживленной кухней.

4. Сделайте графики доступными и понятными

Публикуйте график заранее (не менее чем за две недели) и сделайте его легко доступным для вашей команды. Используйте цифровую платформу для обмена графиками, чтобы каждый мог получить к ним доступ со своего телефона. Убедитесь, что график понятный и простой, с указанием времени начала/окончания, перерывов и назначенных рабочих мест.

Совет: Создайте выделенный канал связи (например, групповой чат или раздел в вашем приложении для планирования) для объявлений и обновлений, связанных со сменами. Это гарантирует, что все останутся в курсе и смогут легко общаться друг с другом.

Расширение возможностей вашей команды с помощью обменов сменами и запросов на отпуск

Предоставление сотрудникам большего контроля над своим графиком может значительно повысить моральный дух и снизить текучку кадров. Вот как:

1. Установите правила обмена сменами

Разрешите сотрудникам обмениваться сменами друг с другом при условии, что они найдут подходящую замену, и это будет одобрено руководством. Это расширяет возможности вашей команды, обеспечивает гибкость и помогает покрыть непредвиденные отсутствия. Убедитесь, что у вас есть четкая политика обмена сменами, в которой изложен этот процесс.

2. Упростите запросы на отпуск

Внедрите четкий процесс для сотрудников, чтобы они могли запрашивать отпуск. Это может быть физическая форма, шаблон электронной почты или, что еще лучше, встроенная функция в вашем приложении для планирования. Убедитесь, что запросы рассматриваются и одобряются справедливо и своевременно.

3. Четко сообщайте о правилах

Убедитесь, что каждый сотрудник знает процесс запроса отпуска или обмена сменами. Последовательность важна, поэтому убедитесь, что эти правила применяются ко всем одинаково.

Проблема ручного планирования (и почему вам нужна лучшая система)

Давайте посмотрим правде в глаза: ручное планирование – это головная боль. Независимо от того, используете ли вы электронные таблицы, доски или просто записываете заметки в блокнот, этот процесс отнимает много времени, подвержен ошибкам и является рецептом разочарования.

Вот сравнение ручного и автоматизированного планирования:

Ручное планирование часто приводит к:

* **Двойному бронированию и конфликтам в графиках:** Легко пропустить запросы на доступность или конфликтующий отпуск.
* **Трудоемкая связь:** Бесконечные электронные письма или звонки туда и обратно для подтверждения доступности и покрытия смен.
* **Отсутствие прозрачности:** Затрудняет сотрудникам просмотр своих смен.

Решение: используйте технологии

Хорошая новость заключается в том, что существует множество простых в использовании решений для оптимизации вашего планирования. Использование приложения может создать систему планирования смен, которая будет одновременно эффективной и удобной для сотрудников.

Функции, которые следует искать в приложении для планирования:

* **Отслеживание доступности сотрудников:** Простые формы и интеграция.
* **Автоматическое назначение смен:** Умные предложения и оптимизация.
* **Функция обмена сменами:** Встроенные процессы запроса обмена.
* **Управление запросами на отпуск:** Упрощенное утверждение и отслеживание.
* **Общение в режиме реального времени:** Уведомления и обновления для команды.

Учитывайте, что надежное решение для планирования:

* **Сэкономит вам время:** Автоматизируйте повторяющиеся задачи планирования.
* **Уменьшит количество ошибок:** Сведите к минимуму конфликты в расписании и пропущенные покрытия.
* **Улучшит связь:** Убедитесь, что все в курсе и в курсе событий.
* **Повысит удовлетворенность сотрудников:** Расширьте возможности своей команды и создайте более позитивную рабочую среду.
* **Оптимизируйте затраты на оплату труда:** Поможет вам предвидеть потребности в рабочей силе и оставаться в рамках бюджета. Если вы хотите оптимизировать затраты на оплату труда, узнайте, как разумное планирование может сократить затраты на оплату труда в вашем ресторане на 15%.

Оптимизируйте свое планирование с помощью Shifty

Перестаньте тратить часы каждую неделю на ручное составление графиков. Shifty — это мощное мобильное приложение, разработанное для упрощения планирования смен для кафе, ресторанов и малого бизнеса.

Вот как Shifty может помочь:

* **Легкое планирование:** Создавайте графики и управляйте ими с помощью простого, интуитивно понятного интерфейса. Быстро назначайте смены, управляйте запросами на отпуск и обрабатывайте обмены сменами.
* **Доступность сотрудников:** Собирайте данные о доступности от своей команды непосредственно через приложение.
* **Мгновенные уведомления:** Держите свою команду в курсе с помощью автоматических уведомлений о новых графиках, изменениях смен и напоминаниях.
* **Уменьшение ошибок:** Сведите к минимуму конфликты в расписании и обеспечьте стабильное покрытие.
* **Улучшенная связь:** Облегчите беспрепятственное общение между вами и вашей командой.
* **Экономьте время:** Освободите драгоценное время, чтобы вы могли сосредоточиться на других аспектах своего бизнеса.
* **Бесплатный тариф:** Идеально подходит для небольших команд.

Часто задаваемые вопросы

Следующие шаги

Готовы переломить ситуацию с текучкой кадров и создать более эффективную и позитивную рабочую среду? Вот ваш план действий на сегодня:

1. **Оцените текущий процесс:** Взгляните на свою текущую систему планирования. Работает ли она? В чем болевые точки? Определите как минимум две вещи, которые вы можете улучшить.
2. **Соберите информацию о доступности сотрудников:** Отправьте форму доступности сотрудников каждому из ваших сотрудников.
3. **Попробуйте приложение для планирования, такое как Shifty, чтобы сэкономить более 3 часов в неделю:** Начните бесплатную пробную версию сегодня и почувствуйте разницу!