Бесплатный шаблон формы доступности сотрудников для небольших команд
Воскресенье, поздний вечер, а ты сидишь и смотришь на пустую таблицу. В твоей кофейне полно посетителей, как это обычно бывает в выходные, но пора составлять график на следующую неделю. Нужно учесть, кто когда может работать, рассмотреть запросы на отгулы и постараться, чтобы все остались довольны. Знакомо?
Составление графиков не должно быть головной болью. Поэтому наличие хорошей формы доступности сотрудников – это первый шаг к созданию предсказуемого и надежного графика работы. В этой статье ты найдешь бесплатный и простой в использовании шаблон доступности сотрудников, а также советы по его эффективному использованию. Начнем!
Зачем нужна форма доступности?
Шаблон доступности сотрудников – это больше, чем просто листок бумаги (или таблица). Это основа справедливого, эффективного и укомплектованного штата. Вот почему он так важен для твоей команды:
- Справедливость: Ты учитываешь потребности каждого сотрудника.
- Эффективность: Упрощает процесс составления графиков, экономя твое время.
- Точность укомплектования штата: Помогает избежать нехватки или избытка персонала, что приводит к улучшению обслуживания клиентов и снижению затрат на оплату труда. (Знаешь ли ты, что эффективное составление графиков может сэкономить тебе деньги? Узнай больше в статье Как грамотное составление графиков может сократить расходы на оплату труда в ресторане на 15%.)
- Коммуникация: Создает четкую запись о предпочтениях каждого сотрудника в отношении работы.
Что включить в шаблон доступности сотрудников?
Твоя форма графика работы должна быть понятной и простой для заполнения твоей командой. Вот что следует включить:
- Информация о сотруднике: Имя, идентификатор сотрудника (если применимо) и контактная информация.
- Сетка доступности: Недельная сетка (с понедельника по воскресенье), где сотрудники указывают свои доступные часы. Включи отдельные столбцы для разных смен, например, «Утро», «День» и «Вечер».
- Конкретные примечания: Раздел, в котором сотрудники могут указать любые ограничения, предпочтительные смены или недоступные дни.
- Подтверждение: Заявление, подтверждающее, что сотрудник понимает, что это запрос, а не гарантия конкретных смен.
- Диапазон дат: Четко укажи диапазон дат, к которому относится эта доступность.
Пример шаблона доступности сотрудников
Вот пример таблицы, показывающей, как может выглядеть твоя форма. Помни, что ты можешь настроить ее в соответствии со своими потребностями.
| Имя сотрудника | ID сотрудника | Понедельник | Вторник | Среда | Четверг | Пятница | Суббота | Воскресенье | Примечания |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Анна Смирнова | 101 | Доступна весь день | Доступна весь день | Доступна весь день | Доступна весь день | Доступна с 16:00 до закрытия | Доступна с 9:00 до 16:00 | Недоступна | Предпочитает утренние смены. |
| Дмитрий Петров | 102 | Доступен после 14:00 | Доступен весь день | Недоступен | Доступен весь день | Доступен весь день | Доступен весь день | Доступен весь день | Готов к любой смене. |
| Ольга Иванова | 103 | Доступна весь день | Доступна весь день | Доступна весь день | Доступна весь день | Недоступна | Доступна весь день | Доступна с 10:00 до 16:00 | Нужны выходные по воскресеньям. |
Эта таблица – всего лишь пример. Ты можешь скачать полный, готовый к использованию CSV-шаблон выше!
Как настроить этот шаблон
Адаптируй этот шаблон, чтобы он работал для твоего бизнеса. Вот как:
- Скачай CSV-файл: Используй кнопку в верхней части этой статьи, чтобы скачать шаблон.
- Открой в программе для работы с таблицами: Открой файл в Google Sheets, Microsoft Excel или другой предпочитаемой программе для работы с таблицами.
- Настрой заголовки: Измени заголовки в соответствии с потребностями твоего бизнеса. Например, ты можешь добавить столбец для «Предпочитаемой роли» или «Необходимых выходных».
- Добавь свою команду: Добавь имя каждого сотрудника в первый столбец.
- Поделись шаблоном: Отправь шаблон своим сотрудникам. Ты можешь поделиться ссылкой на таблицу, отправить им CSV-файл по электронной почте или распечатать копию, если ты предпочитаешь бумажные формы.
- Установи крайний срок: Установи четкий крайний срок, когда сотрудники должны предоставить свою доступность.
Профессиональный совет: Рассмотри возможность создания отдельной формы для запроса отгулов. Это поможет сохранить фокус твоей формы доступности. Для получения дополнительной помощи ознакомься с нашим руководством по созданию Шаблона политики обмена сменами!
Распространенные ошибки при использовании этого шаблона
Даже с отличным шаблоном ты можешь столкнуться с проблемами, если не будешь осторожен. Вот некоторые ошибки, которых следует избегать:
- Не устанавливать крайний срок: Это приводит к задержкам и неполной информации.
- Игнорировать предпочтения сотрудников: Хотя доступность не является гарантией, старайся учитывать запросы, когда это возможно, чтобы твоя команда была довольна и мотивирована. Помни, что счастливая команда – это продуктивная команда! Учитывай справедливость своего графика. Прочитай статью Как создать справедливый график смен для своего кафе, чтобы получить советы!
- Не обновлять шаблон: Поддерживай шаблон в актуальном состоянии. Доступность меняется, поэтому обновляй свой шаблон как минимум ежемесячно или даже еженедельно, чтобы отражать любые изменения.
Автоматизируй этот шаблон
Shifty превращает эту таблицу в рабочий процесс, выполняемый в несколько касаний. Составляй графики за считанные минуты, мгновенно уведомляй свою команду и обрабатывай запросы на обмен сменами со своего телефона.
Часто задаваемые вопросы
Как часто следует запрашивать у сотрудников их доступность?
Рекомендуется регулярно собирать информацию о доступности, в идеале каждый месяц или перед составлением еженедельного графика. Это гарантирует, что у тебя будет самая актуальная информация для точного составления графиков.
Как убедиться, что сотрудники вовремя предоставляют информацию о своей доступности?
Установи четкий крайний срок и сообщи его заранее. Отправляй напоминания и упрости для сотрудников предоставление информации о своей доступности (например, с помощью цифровой формы или таблицы). Рассмотри возможность предоставления небольшого стимула за своевременную подачу.
Как обрабатывать изменения доступности в последнюю минуту?
Установи четкую политику обработки изменений, например, за какое время сотрудники должны тебя уведомить. Убедись, что твоя команда может легко сообщать об обновлениях своей доступности. Использование приложения, такого как Shifty, также может немедленно уведомить тебя.
Управление доступностью сотрудников с помощью таблиц – это хороший первый шаг, но оно может быстро стать обременительным по мере роста твоей команды. Ручное составление графиков часто приводит к досадным ошибкам и пустой трате времени. Не позволяй составлению графиков вызывать у тебя стресс! Если твой процесс составления графиков смен нарушен, подумай, как это исправить, с помощью этих 5 признаков того, что твой процесс составления графиков смен нарушен.
Готов отказаться от таблицы?
Присоединяйся к сотням менеджеров кафе и ресторанов в России и странах СНГ, которые перешли с шаблонов на Shifty. Начать бесплатно, кредитная карта не требуется.
