3 простых совета, как избежать ошибок при составлении графика в вашем кафе

Представьте себе: субботнее утро в вашем оживленном кафе. У дверей очередь, и кофемашина гудит. И тут — катастрофа. Вы понимаете, что двое ваших бариста не вышли на работу, и вы внезапно остались с нехваткой персонала в самый загруженный час. Начинается хаос, посетители ждут дольше, а ваша команда испытывает стресс. Знакомая ситуация? Этот сценарий, как и многие другие подобные, слишком распространены в индустрии общественного питания, и все они вызваны ошибками при составлении графика работы. К счастью, есть простые стратегии, которые можно использовать, чтобы избежать этих ловушек.

Как консультант по организации работы ресторанов, я не понаслышке знаю, как ошибки в планировании рабочего времени сотрудников могут подорвать бизнес. Хорошая новость? Эти проблемы, как правило, можно предотвратить с помощью небольшого планирования и правильных инструментов. Давайте рассмотрим несколько простых, эффективных советов, чтобы ваше кафе работало бесперебойно, а ваши сотрудники были довольны.

1. Управляйте доступностью сотрудников

Одна из главных причин избежать проблем с расписанием — это отсутствие четкого понимания доступности ваших сотрудников. Вы можете думать, что знаете, кто когда может работать, но все меняется. Графики учебы сдвигаются, возникают семейные обстоятельства, а иногда сотрудники просто забывают сообщить вам о своих делах.

Проблема гаданий: Опираться на память или неформальные разговоры приводит к двойным бронированиям, конфликтам и разочарованным сотрудникам. Это часто приводит к пробелам в работе в критические часы.

Решение: Внедрите надежную систему учета доступности сотрудников. Это означает использование формы доступности сотрудников, где члены команды регулярно обновляют свою доступность. Вы можете создать свою собственную или использовать бесплатный шаблон. Например, Ольга, владелица кафе в Екатеринбурге, сначала использовала простую таблицу, но быстро поняла, что ею трудно управлять и она подвержена ошибкам. Когда ее бариста Анна забыла обновить свою доступность, Ольга запланировала ее работу во время занятий, что привело к смене без персонала.

Практические шаги:

• Создайте четкую форму: Включите конкретные поля для предпочтительных и недоступных часов, выходных дней и любых повторяющихся обязательств (например, занятия, уход за детьми).
• Установите срок: Сделайте так, чтобы сотрудники ежемесячно или раз в две недели предоставляли информацию о своей доступности.
• Храните в цифровом виде: Используйте общий Google Sheet или аналогичный цифровой инструмент, чтобы сотрудникам было легко получать доступ и обновлять информацию.

2. Имейте надежную политику взаимозамен смен

Как бы хорошо вы ни планировали, жизнь есть жизнь. Сотрудники заболевают, возникают чрезвычайные ситуации, и иногда смены нужно закрыть. Справляться с изменениями в последнюю минуту может быть кошмаром, если у вас нет плана. Здесь на помощь приходит четкая политика взаимозамен смен.

Проблема неорганизованных замен: Без политики взаимозамены смен превращаются в свободное поле, что приводит к неразберихе, обидам и потенциально нарушениям трудового законодательства (например, если вы не знаете, кто находится на работе).

Решение: Разработайте письменную политику взаимозамен смен, которую легко понять и применять. В ней должны быть четко изложены процесс, требования к утверждению и обязанности как сотрудника, запрашивающего замену, так и сотрудника, принимающего ее. Скачайте шаблон политики взаимозамен, чтобы начать.

Практические шаги:

• Процесс утверждения: Требуйте, чтобы и сотрудники, и менеджер утверждали все замены.
• Срок: Установите разумный срок для запросов на замену смен (например, за 24–48 часов до смены).
• Общение — ключ ко всему: Убедитесь, что сотрудники знают, как запросить замены и где найти политику. Все документируйте.

Совет: При настройке политики взаимозамен убедитесь, что заменяемые смены выполняют аналогичные роли и оплачиваются одинаково. Это позволит избежать жалоб со стороны членов команды о том, кто работает в загруженные периоды или о том, что менее квалифицированные сотрудники борются с определенными задачами.

3. Используйте инструменты планирования

Создание графиков вручную может отнимать много времени и быть подвержено ошибкам. Легко допустить ошибки, когда вы жонглируете множеством данных о доступности сотрудников, запросах и других факторах. Лучший подход — использовать специальный инструмент планирования или использовать шаблон планирования.

Проблема ручного планирования: Электронные таблицы и бумажные графики часто устаревают, их трудно передавать и они приводят к недопониманию. Внесение изменений — это хлопотно, а поиск нужных данных занимает вечность.

Решение: Выберите правильный подход к планированию. Рассмотрите возможность использования специального приложения для планирования или используйте готовый шаблон расписания. Например, бесплатный шаблон графика работы персонала ресторана поможет вам быстро начать работу, но приложение для планирования работает быстрее и умнее.

Вот простое сравнение этих двух вариантов:

4. Общайтесь, общайтесь, общайтесь

Эффективная коммуникация — краеугольный камень бесперебойной работы кафе, и это особенно верно, когда речь идет о составлении графиков. Даже при наличии лучших систем, сбои в общении могут приводить к пропущенным сменам, путанице и разочарованию персонала.

Проблема: Размещение расписания на стене или отправка электронных писем может быть неэффективным и легко упускаться из виду. Когда сотрудники упускают важную информацию, кафе страдает.

Решение: Примите четкую, доступную стратегию коммуникации, чтобы гарантировать, что все всегда в курсе. Это означает использование нескольких каналов для предоставления информации о сменах и обновлениях.

Практические шаги:

• Цифровые графики: Если вы используете приложение для планирования, например Shifty, оно будет автоматически обрабатывать уведомления о сменах.
• Напоминания: Отправляйте напоминания о смене за день до и за час до, используя предоставленные инструменты.
• Передача смены: Создайте систему передачи смены с эффективным процессом передачи.

5. Просматривайте и совершенствуйте свой процесс

Не просто настройте и забудьте. Регулярно пересматривайте процесс планирования, чтобы выявлять области для улучшения. Это может включать в себя изменение процесса запроса доступности, корректировку политики взаимозамен смен или даже переоценку программного обеспечения для планирования.

Проблема: Придерживаться ошибочной системы — значит просто увековечивать ошибки и неэффективность. Это не только дорого, но вы можете упускать ценную обратную связь от своих сотрудников.

Решение: Потратьте время каждый месяц на оценку. Просмотрите свои наиболее распространенные ошибки планирования. Определите, что сработало, а что нет. Запросите у своих сотрудников отзывы о том, как расписание работает для них. Используйте эти данные, чтобы создать лучшее расписание.

Практические шаги:

• Отслеживайте показатели: Отслеживайте количество взаимозамен смен, пропущенных смен и затраты на оплату труда.
• Собирайте отзывы: Спросите своих сотрудников об их мнении о расписании, покрытии смен и общении.
• Вносите корректировки: На основе данных и отзывов уточните свой процесс планирования.

Следующие шаги: ваш план действий

Готовы применить эти советы на практике? Вот что вы можете сделать сегодня:

1. Создайте свою систему учета доступности сотрудников: Разработайте свою форму или используйте инструмент, чтобы начать сбор данных о доступности от вашей команды.
2. Разработайте свою политику взаимозамен смен: Изложите четкие инструкции по изменению смен и поделитесь ими со своими сотрудниками.
3. Попробуйте приложение для планирования, такое как Shifty, чтобы сэкономить более 3 часов в неделю: Составляйте расписание быстрее и упростите общение своей команды.