5 formas comprobadas de manejar las ausencias de empleados y mantener tu cafetería funcionando sin problemas

Imagina esto: es sábado por la mañana, la hora más concurrida en tu cafetería. La fila llega hasta la puerta, la máquina de espresso zumba, y de repente – ¡BAM! – un mensaje de texto. «Lo siento, no puedo ir hoy». De repente, estás corriendo de un lado a otro, tu ritmo cardíaco se dispara, preguntándote a quién puedes llamar y cómo vas a cubrir ese turno. ¿Te suena familiar? La gestión de las **ausencias de empleados en restaurantes** es un dolor de cabeza constante para los dueños de cafeterías y restaurantes, pero no tiene por qué ser una crisis.

1. Refuerza tu política sobre ausencias de empleados

La base para manejar las ausencias es una **política clara y bien comunicada sobre ausencias de empleados**. Esta política debe ser la piedra angular de tu manual del empleado, de fácil acceso y de aplicación constante. Esto es lo que debe incluir:

• Plazo de notificación: Especifica la cantidad mínima de aviso requerido para avisar una ausencia. Por ejemplo, «Los empleados deben notificar al gerente al menos 2 horas antes de su turno programado». Define claramente los métodos de comunicación aceptables e inaceptables (texto, llamada telefónica, etc.).
• Información de contacto: Proporciona instrucciones claras sobre a quién contactar y cómo (número de teléfono, dirección de correo electrónico). Este es un gran punto de partida para establecer las políticas de tu empresa.
• Consecuencias: Describe las consecuencias de violar la política. Esto podría ir desde advertencias verbales hasta advertencias por escrito, o incluso, en casos extremos, la rescisión del contrato. Sé consistente y justo con la aplicación.
• Documentación: Explica cómo se rastrearán las ausencias (por ejemplo, en un libro de registro, usando un sistema de control de tiempo).

Ejemplo: María, dueña de una cafetería en Guadalajara, usa una política simple pero efectiva: los empleados deben llamar al gerente de la tienda al menos tres horas antes de su turno. Las violaciones repetidas resultan en una advertencia por escrito, seguida de una suspensión y, potencialmente, la rescisión. Este proceso claro redujo drásticamente las llamadas de última hora en el primer trimestre.

Consejo profesional: Haz que los empleados reconozcan la política por escrito cuando son contratados. Esto crea un registro documental y refuerza su entendimiento. Considera incluirla en tu proceso de incorporación junto con tu nuevo modelo de horario de capacitación para baristas.

2. Estrategias de cobertura proactiva: a quién llamar y cómo

Cuando un empleado avisa que no podrá ir, necesitas un plan, y lo necesitas rápido. Confiar únicamente en tu memoria o en una lista de llamadas desorganizada es una receta para el desastre. En su lugar, construye un sistema sólido para encontrar reemplazos rápidamente.

2.1. El equipo «de guardia»

Considera tener una lista de empleados que estén dispuestos a estar de guardia. Este podría ser un sistema rotatorio, o podrías ofrecer un pequeño incentivo por estar disponible con poca antelación (por ejemplo, un bono si son llamados). Esta es una buena forma de manejar las **ausencias imprevistas de empleados en restaurantes** cuando no sabes quién se presentará o no. Puedes identificar fácilmente a estos empleados utilizando una Plantilla de Formulario de Disponibilidad de Empleados.

2.2. Utilización de intercambios de turnos

Permite a tus empleados intercambiar turnos. Esto puede reducir tu carga de trabajo, ya que ellos mismos encuentran la cobertura. Sin embargo, crea una política clara de intercambio de turnos que describa las reglas y requiera la aprobación del gerente para evitar el caos. ¡Herramientas como Shifty hacen que este proceso sea sencillo (más sobre eso más adelante!)!

2.3. La lista de llamadas

Compila una lista priorizada de empleados, comenzando con aquellos que han expresado interés en horas extras. Mantén esta lista actualizada y accesible para todos los gerentes. Esto puede ser tedioso con sistemas manuales.

3. Optimiza la comunicación

La comunicación es clave. Cuanto más rápido puedas informar a tu equipo, mejor. Los métodos de comunicación manual (llamadas telefónicas, mensajes de texto individuales) consumen mucho tiempo y son propensos a errores. ¡No tienen por qué serlo!

3.1. Aprovecha la tecnología

Usa la tecnología. Aquí es donde una aplicación de programación de turnos realmente brilla. Funciones como las notificaciones automatizadas pueden alertar a los empleados disponibles en el momento en que un turno necesita cobertura, y pueden hacer que tu equipo esté fácilmente en la misma página. Esto mejorará drásticamente la forma en que manejas la **gestión de las ausencias de empleados**.

3.2. Centro de comunicación centralizado

Independientemente de la tecnología, crea un sistema de comunicación centralizado. Esto podría ser un chat grupal designado o una aplicación de mensajería compartida. Asegúrate de que tu equipo sepa cómo mantenerse informado sobre los cambios de horario y las ausencias.

4. Incentiva la fiabilidad y reduce las inasistencias

Prevenir las ausencias en primer lugar es tan importante como gestionarlas. Considera implementar estrategias para animar a los empleados a presentarse a sus turnos.

4.1. Recompensas por asistencia

Ofrece incentivos por buena asistencia. Esto podría ser un bono mensual, beneficios adicionales (como comidas o descuentos gratis) o prioridad en la programación de turnos deseables. Piensa en recompensar a los empleados que demuestran fiabilidad, no en castigar a los que no. Recompensa a los empleados por su capacidad para tener un historial de asistencia sólido. Por ejemplo, puedes darles una comida o bebidas gratis.

4.2. Aborda las causas fundamentales

Habla con tus empleados. A veces, las ausencias se deben a razones legítimas, como enfermedad o problemas de cuidado infantil. Sé comprensivo y, cuando sea posible, ofrece flexibilidad. Construye una atmósfera de confianza que fomente la comunicación abierta. Intenta resolver las causas fundamentales de las ausencias cuando estés gestionando las **ausencias de empleados**.

5. Evalúa y adapta

Tus estrategias no están escritas en piedra. Revisa regularmente tu enfoque y haz ajustes según sea necesario.

5.1. Rastrea tus datos

Mantén un registro de las ausencias, las razones de las ausencias y los métodos de cobertura. Estos datos te ayudarán a identificar patrones y áreas de mejora. Incluso puedes usar una hoja de cálculo simple para rastrear estos datos o, mejor aún, una aplicación de programación que compile automáticamente esta información por ti. Para mejorar la organización de tus turnos, también puedes usar las plantillas de programación de personal para días festivos.

5.2. Busca retroalimentación

Pide retroalimentación a tus empleados. Pueden tener valiosos conocimientos sobre las causas de las ausencias y sugerencias para mejorar.

Preguntas frecuentes

Próximos pasos

¿Listo para domar el caos de las ausencias de empleados? Aquí está tu plan de acción:

1. Revisa tu política: Si no tienes una política por escrito, créala ahora. Si tienes una, revísala y asegúrate de que esté actualizada y comunicada claramente.
2. Construye tu sistema de cobertura: Comienza a compilar tu lista de guardia y establece un proceso claro de intercambio de turnos. Asegúrate de que los procedimientos sean fáciles de entender para tu equipo.
3. Prueba una aplicación de programación como Shifty para ahorrar más de 3 horas por semana: Así es como recuperas tu tiempo y cordura.