Principais Conclusões
- Faça previsões precisas das suas necessidades de pessoal com base em dados históricos e projeções de vendas.
- Crie uma escala flexível que possa se adaptar a mudanças inesperadas na demanda.
- Comunique as escalas de forma clara e rápida à sua equipe.
- Tenha um plano para lidar com faltas e ausências dos funcionários.
Como Escalar a Equipe do Seu Restaurante Para a Alta Temporada de Verão (Com Modelo Gratuito!)
O chiado da carne na chapa. O tilintar de taças. O fluxo interminável de clientes ansiosos para aproveitar o sol e uma refeição fora de casa. A alta temporada de verão é uma faca de dois gumes para os donos de restaurantes. Embora traga um aumento na receita, também traz o desafio de gerenciar a escala de funcionários para o verão no restaurante para garantir que você consiga lidar com o aumento do volume e oferecer um excelente atendimento.
Imagine a cena: é um sábado escaldante de janeiro. A galera do almoço já está se acumulando na porta, e o jantar está chegando. De repente, seu garçom principal liga dizendo que está doente. Um auxiliar de garçom está atrasado. A cozinha está lotada. O caos se instala. Parece familiar? Esta é a realidade para muitos restaurantes durante a alta temporada, e um bom planejamento da escala de verão é fundamental para a sobrevivência. É por isso que ter um modelo de escala de funcionários robusto é mais crítico do que nunca.
1. Previsão das Suas Necessidades de Pessoal
A base de qualquer escala de verão de sucesso é uma previsão precisa. Adivinhar as necessidades de pessoal é uma receita para o desastre. Excesso de pessoal leva a custos de mão de obra desperdiçados, enquanto falta de pessoal resulta em funcionários estressados, longos tempos de espera e clientes insatisfeitos.
A. Analisando Dados Históricos
O melhor lugar para começar é com o seu desempenho passado. Revise seus dados de vendas dos verões anteriores. Observe:
- Dias e horários de pico
- Contagem média de clientes
- Valor médio do ticket
Identifique tendências. As terças-feiras sempre tiveram um almoço lento, mas as noites de sexta-feira foram consistentemente lotadas? Certos feriados viram um aumento maciço nos negócios? Use esses dados para informar suas projeções para o próximo verão. Lembre-se, você pode encontrar muitas informações úteis se conseguir rastrear facilmente seus custos de mão de obra. Você pode descobrir a economia escondida em seu orçamento de mão de obra. Se você nunca analisou de perto os números, pode descobrir que precisa repensar como escala! Na verdade, uma das primeiras coisas que você deve fazer é aprender Como Calcular Quantos Funcionários Você Precisa? Uma Calculadora Simples de Funcionários para Cafeterias para começar.
B. Levando em Consideração Fatores Externos
Além dos dados históricos, considere fatores externos que podem influenciar seus negócios, como:
- Eventos locais (shows, festivais, eventos esportivos)
- Feriados escolares
- Previsões do tempo (dias ensolarados = mais negócios!)
- Mudanças no seu cardápio ou promoções
Por exemplo, se você estiver localizado perto de uma praia popular, antecipe um aumento significativo nos negócios nos finais de semana e feriados. Crie alguma folga no seu processo de escala! Se você prevê um verão incomumente quente, prepare-se para um aumento na demanda. Seja proativo, não reativo.
2. Construindo uma Escala Flexível
Mesmo com a melhor previsão, a alta temporada de verão é imprevisível. Você precisa de uma escala que possa se adaptar a circunstâncias em mudança.
A. Utilizando Funcionários de Meio Período
Funcionários de meio período podem ser inestimáveis durante os horários de pico. Escale-os para os turnos mais movimentados para cobrir a demanda extra. Ao contratar, considere quais horários eles estão dispostos a trabalhar. Aprenda Como Escalar Funcionários de Meio Período Juntamente com a Equipe em Tempo Integral para algumas ideias úteis.
B. Oferecendo Turnos Divididos (e Evitando-os)
Turnos divididos podem ser úteis para cobrir longas horas, mas também podem ser impopulares entre os funcionários. Se você os usar, esteja atento ao impacto no moral e garanta uma remuneração justa. Aprenda O que é um Turno Dividido? Regras, Benefícios e Quando Usá-lo para considerar a melhor maneira de lidar com esses turnos.
C. Criando um Sistema para Troca de Turnos
A vida acontece. Os funcionários precisam solicitar folgas ou trocar turnos. Implemente um sistema claro e fácil de usar para trocas de turnos. Uma política, que você pode criar facilmente, torna esse processo mais tranquilo. Você pode encontrar um Como Criar uma Política de Troca de Turnos (Com Modelo Gratuito) aqui mesmo.
Dica Profissional: Incentive a comunicação aberta com sua equipe. Deixe-os saber que você está aberto a seus comentários sobre a escala. Isso constrói confiança e pode ajudá-lo a identificar possíveis problemas antes que eles surjam. Por sua vez, isso ajudará a reduzir o número de mudanças de turno de última hora. Leia mais sobre isso em nosso artigo sobre Como Resolver Mudanças de Turno de Última Hora e Reduzir Dores de Cabeça na Escala.
3. Comunicando as Escalas de Forma Eficaz
Uma escala clara e de fácil acesso é crucial. Uma comunicação ruim cria o caos!
A. Escolhendo a Plataforma Certa
Esqueça planilhas e quadros brancos. Esses métodos consomem muito tempo para atualizar, são difíceis de compartilhar e propensos a erros. Considere uma solução de escala digital. Isso facilitará o gerenciamento da equipe do seu restaurante durante a alta temporada de verão. Você pode aprender mais sobre isso em nosso artigo: Planilha vs. Aplicativo para Escalas: Qual é a Melhor Opção para o Seu Restaurante?
B. Publicando as Escalas com Antecedência
Dê aos seus funcionários bastante aviso prévio. Procure postar a escala com pelo menos uma ou duas semanas de antecedência. Isso permite que eles planejem suas vidas pessoais e solicitem folgas, se necessário. Isso pode até ajudar a reduzir Como a organização de turnos melhora a rotatividade de funcionários em restaurantes.
C. Usando Notificações Digitais
Notificações automatizadas são suas melhores amigas. Envie lembretes instantâneos aos funcionários sobre seus turnos e quaisquer alterações na escala. Isso minimiza a confusão e reduz a probabilidade de ausências. Se o seu restaurante funciona 24 horas por dia, 7 dias por semana ou até tarde da noite, pode ser uma boa ideia ter um Modelo Gratuito de Escala de Turnos Noturnos para 6 Funcionários.
4. Lidando com Problemas Inesperados
Não importa o quão bem você planeje, as coisas vão dar errado. Esteja preparado para lidar com emergências.
A. Desenvolvendo uma Política de Faltas
Tenha uma política clara para faltas de funcionários, incluindo como relatar uma ausência e as consequências das ausências. Também é importante saber como lidar com funcionários que não aparecem. Veja nosso artigo: Como Lidar com Funcionários que Não Aparecem Sem Perder a Cabeça. Veja nosso artigo sobre 5 Dicas Comprovadas para Lidar com Faltas de Funcionários e Manter Seu Café Bombando.
B. Estabelecendo um Plano de Backup
O que você fará quando um membro da equipe ligar dizendo que está doente durante um serviço de jantar movimentado? Tenha uma lista de funcionários de reserva que estejam dispostos a cobrir turnos. Considere oferecer incentivos para cobrir turnos, como pagamento extra ou escala preferencial no futuro.
C. Capacitando Sua Equipe
Treine seus funcionários para lidar com problemas comuns, como lidar com uma reclamação ou lidar com uma multidão de clientes. Quanto mais preparada sua equipe estiver, menos você dependerá de gerenciar todos os detalhes. Você pode até descobrir Checklist de Turnos para Abertura e Fechamento de Restaurantes (Download Gratuito) para melhorar o processo!
Existe uma maneira mais rápida
Shifty gerencia escala de turnos, solicitações de troca e notificações da equipe — tudo do seu celular. Feito especialmente para cafés e restaurantes.
5. Otimizando os Custos de Mão de Obra
Os custos de mão de obra são uma despesa significativa para os restaurantes, especialmente durante o verão. Ao tomar medidas para controlar esses custos, você pode melhorar sua lucratividade.
A. Rastreando as Horas com Precisão
Certifique-se de que todos os funcionários estejam entrando e saindo com precisão. Implemente um sistema de controle de ponto para evitar erros e disputas. Você pode até considerar a implementação de 3 Maneiras de Melhorar a Precisão do Controle de Ponto e Reduzir Erros na Folha de Pagamento. Isso pode realmente impactar seus resultados financeiros.
B. Analisando Dados de Mão de Obra
Revise regularmente seus custos de mão de obra para identificar áreas de melhoria. Você tem pessoal em excesso durante certos turnos? Você está pagando muito tempo extra? Use esses dados para ajustar suas práticas de escala. Além disso, Como a organização de turnos melhora a rotatividade de funcionários em restaurantes, mantendo os funcionários felizes.
C. Utilizando Técnicas Inteligentes de Escala
Explore ferramentas e estratégias para otimizar sua escala, como:
- Escala preditiva: use dados históricos e previsões de vendas para prever o número de funcionários de que você precisa durante os horários de pico.
- Escala baseada em habilidades: escale os funcionários com as habilidades apropriadas para as tarefas em mãos.
Você pode até aprender Como um Agendamento Inteligente Pode Reduzir em 15% os Custos de Mão de Obra do Seu Restaurante!
6. Encontrando as Ferramentas Certas
O agendamento manual usando planilhas consome muito tempo, é propenso a erros e difícil de gerenciar. Muitas vezes é difícil se manter organizado ao usar sistemas desatualizados. Considere mudar para uma solução de agendamento moderna.
A. O Poder da Automação
Um aplicativo de escala pode automatizar muitas das tarefas demoradas associadas à criação e gerenciamento de escalas, como:
- Criar escalas rapidamente
- Gerenciar a disponibilidade dos funcionários
- Lidar com trocas de turno
- Enviar notificações
B. Comunicação da Equipe
Esses aplicativos normalmente melhoram a comunicação. Eles fornecem uma maneira fácil de se comunicar com os funcionários sobre seus turnos, alterações na escala e outras informações importantes. Isso pode reduzir o número de erros e mal-entendidos que ocorrem.
C. Economia de Custos
Embora você possa pensar nisso como uma despesa extra, a verdade é que isso pode economizar dinheiro. Ao otimizar sua escala e reduzir erros, você pode obter economias de custos de mão de obra reduzidos e maior eficiência.
Perguntas Frequentes
Com que antecedência devo postar a escala de verão?
Procure postar a escala com pelo menos duas semanas de antecedência, mas uma semana é o mínimo absoluto. Isso permite que sua equipe planeje suas vidas pessoais e solicite folgas.
Como posso lidar com a falta de funcionários inesperada durante o verão?
Tenha uma lista de funcionários de plantão que estejam dispostos a cobrir turnos. Além disso, considere criar um plano de resposta a emergências que cubra os cenários mais prováveis.
Qual é a melhor maneira de lidar com solicitações de disponibilidade dos funcionários?
Use um formulário de disponibilidade dos funcionários para coletar informações de disponibilidade com antecedência. Em seguida, incorpore essas informações em seu processo de escala. O aplicativo móvel da Shifty facilita o gerenciamento de solicitações de disponibilidade.
Como posso reduzir o tempo que passo com a escala?
Adote a automação. Um aplicativo de escala reduzirá drasticamente o tempo gasto na criação e gerenciamento de escalas, permitindo que você se concentre em outros aspectos do seu negócio.
Próximos Passos: Plano de Ação para o Sucesso no Verão
- Analise seus Dados: Reúna seus dados de vendas dos verões passados e identifique os períodos de pico e as necessidades de pessoal.
- Crie uma Escala Preliminar: Use seus dados históricos e as vendas projetadas para criar uma escala preliminar para as próximas 8-12 semanas. Certifique-se de considerar os dias/horários de pico e os eventos em potencial em sua área.
- Experimente um aplicativo de escala como o Shifty para economizar mais de 3 horas por semana e conclua sua escala em minutos.
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