Points clés à retenir
- Prévoyez avec précision vos besoins en personnel en vous basant sur les données historiques et les ventes projetées.
- Créez un planning flexible qui puisse s’adapter aux changements de demande imprévus.
- Communiquez les plannings clairement et rapidement à votre équipe.
- Préparez-vous à gérer les absences et les non-présentations des employés.
Comment planifier les équipes de votre restaurant pour la saison estivale (avec modèle gratuit !)
Le grésillement des burgers sur le grill. Le tintement des verres. Le flot incessant de clients impatients de profiter du soleil et d’un repas en terrasse. La saison estivale est une arme à double tranchant pour les restaurateurs. Si elle apporte une augmentation des revenus, elle pose également le défi de la gestion des équipes de restauration en été pour s’assurer que vous pouvez faire face à l’augmentation du volume de clientèle et offrir un excellent service.
Imaginez ceci : C’est un samedi torride de juillet. La foule du déjeuner s’entasse déjà à la porte, et le coup de feu du dîner est imminent. Soudain, votre serveur principal appelle pour signaler une maladie. Un plongeur est en retard. La cuisine est débordée. Le chaos s’ensuit. Ça vous dit quelque chose ? C’est la réalité pour de nombreux restaurants pendant la haute saison, et une gestion efficace des plannings d’été est essentielle pour la survie. C’est pourquoi avoir un modèle de planification de personnel de restaurant robuste est plus crucial que jamais.
1. Prévoir vos besoins en personnel
La base de tout planning estival réussi est une prévision précise. Deviner les besoins en personnel est une recette pour le désastre. Un sureffectif entraîne des coûts de main-d’œuvre gaspillés, tandis qu’un manque de personnel se traduit par des employés stressés, de longs temps d’attente et des clients mécontents.
A. Analyser les données historiques
Le meilleur endroit pour commencer est votre performance passée. Examinez vos données de ventes des étés précédents. Regardez :
- Les jours et heures de pointe
- Le nombre moyen de clients
- Le montant moyen des notes
Identifiez les tendances. Les mardis étaient-ils toujours calmes au déjeuner, mais les vendredis soirs étaient-ils toujours bondés ? Certaines fêtes ont-elles connu une forte augmentation de l’activité ? Utilisez ces données pour éclairer vos projections pour l’été à venir. N’oubliez pas que vous pouvez trouver beaucoup d’informations utiles si vous suivez facilement vos coûts de main-d’œuvre. Vous pouvez découvrir les économies cachées dans votre budget de main-d’œuvre. Si vous n’avez jamais regardé de près les chiffres, vous constaterez peut-être que vous devez repenser votre façon de planifier ! En fait, l’une des premières choses à faire est d’apprendre Combien d’employés faut-il pour votre café ? Un calculateur de personnel de café simple pour bien démarrer.
B. Tenir compte des facteurs externes
Au-delà des données historiques, tenez compte des facteurs externes qui pourraient influencer votre entreprise, tels que :
- Les événements locaux (concerts, festivals, événements sportifs)
- Les vacances scolaires
- Les prévisions météorologiques (les journées ensoleillées = plus de clients !)
- Les changements de votre menu ou de vos promotions
Par exemple, si vous êtes situé près d’une plage populaire, anticipez une augmentation significative de l’activité le week-end et les jours fériés. Intégrez une certaine marge de manœuvre dans votre processus de planification ! Si vous prévoyez un été exceptionnellement chaud, préparez-vous à une augmentation de la demande. Soyez proactif, pas réactif.
2. Établir un planning flexible
Même avec les meilleures prévisions, la saison estivale est imprévisible. Vous avez besoin d’un planning qui puisse s’adapter aux circonstances changeantes.
A. Utiliser des employés à temps partiel
Les employés à temps partiel peuvent être inestimables pendant les heures de pointe. Programmez-les pour les quarts les plus chargés afin de couvrir la demande supplémentaire. Lors de l’embauche, tenez compte des heures qu’ils sont disposés à travailler. Découvrez Comment planifier les employés à temps partiel en même temps que le personnel à temps plein pour des idées utiles.
B. Proposer des coupures de service (et les éviter)
Les coupures de service peuvent être utiles pour couvrir de longues heures, mais elles peuvent aussi être impopulaires auprès des employés. Si vous les utilisez, soyez attentif à l’impact sur le moral et assurez une rémunération équitable. Découvrez Qu’est-ce qu’un «quart de travail coupé» ? Règles, avantages et quand l’utiliser pour réfléchir à la meilleure façon de gérer ces quarts.
C. Créer un système d’échange de quarts
La vie est faite d’imprévus. Les employés ont besoin de demander des congés ou d’échanger leurs quarts. Mettez en place un système clair et facile à utiliser pour l’échange de quarts. Une politique, que vous pouvez facilement créer, rend ce processus plus fluide. Vous pouvez trouver Comment créer une politique d’échange de quarts de travail (avec modèle gratuit) ici même.
Conseil de pro : Encouragez la communication ouverte avec votre équipe. Dites-leur que vous êtes ouvert à leurs commentaires sur le planning. Cela instaure la confiance et peut vous aider à identifier les problèmes potentiels avant qu’ils ne surviennent. À son tour, cela permettra de réduire le nombre de changements de quarts de dernière minute. Pour en savoir plus, consultez notre article sur Comment gérer les changements d’horaires de dernière minute et réduire les maux de tête liés à la planification.
3. Communiquer les plannings efficacement
Un planning clair et facilement accessible est crucial. Une mauvaise communication crée le chaos !
A. Choisir la bonne plateforme
Oubliez les feuilles de calcul et les tableaux blancs. Ces méthodes prennent du temps à mettre à jour, sont difficiles à partager et sujettes aux erreurs. Envisagez une solution de planification numérique. Cela facilitera la gestion du personnel de votre restaurant pendant la saison estivale. Vous pouvez en savoir plus dans notre article : Tableur ou application pour la planification des horaires : qu’est-ce qui convient le mieux à votre restaurant ?
B. Afficher les plannings à l’avance
Donnez à vos employés un préavis suffisant. Visez à afficher le planning au moins une ou deux semaines à l’avance. Cela leur permet de planifier leur vie personnelle et de demander des congés si nécessaire. Cela peut même aider à réduire Comment améliorer la planification des horaires pour réduire le turnover dans les restaurants.
C. Utiliser les notifications numériques
Les notifications automatisées sont vos meilleures alliées. Envoyez des rappels instantanés aux employés concernant leurs quarts et tout changement de planning. Cela minimise la confusion et réduit la probabilité de non-présentation. Si votre restaurant fonctionne 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, ou tard dans la nuit, vous voudrez peut-être avoir un Modèle de planning de nuit gratuit pour 6 employés.
4. Gérer les problèmes imprévus
Peu importe à quel point vous planifiez, les choses tourneront mal. Soyez prêt à gérer les urgences.
A. Développer une politique d’absence
Ayez une politique claire pour les absences des employés, y compris la façon de signaler une absence et les conséquences des non-présentations. Il est également important de savoir comment gérer les employés absents. Consultez notre article : Comment gérer les absences imprévues de vos employés sans perdre la tête. Consultez notre article sur 5 façons éprouvées de gérer les absences de vos employés et de faire tourner votre café en douceur.
B. Établir un plan de secours
Que ferez-vous lorsqu’un membre du personnel appelle pour signaler une maladie pendant un service de dîner chargé ? Ayez une liste d’employés de remplacement qui sont prêts à couvrir les quarts. Pensez à proposer des incitations pour la couverture des quarts, comme une rémunération supplémentaire ou une planification préférentielle à l’avenir.
C. Responsabiliser votre équipe
Formez vos employés à gérer les problèmes courants, tels que le traitement d’une réclamation ou la gestion d’une affluence de clients. Plus votre équipe est préparée, moins vous dépendrez de la gestion de chaque détail. Vous pouvez même découvrir Checklist des quarts de travail pour l’ouverture et la fermeture d’un restaurant (Téléchargement gratuit) pour améliorer le processus !
Il existe une solution plus rapide
Shifty gère la planification des quarts, les demandes d’échange et les notifications d’équipe, le tout depuis votre téléphone. Conçu spécifiquement pour les cafés et les restaurants.
5. Optimiser les coûts de main-d’œuvre
Les coûts de main-d’œuvre représentent une dépense importante pour les restaurants, en particulier pendant l’été. En prenant des mesures pour contrôler ces coûts, vous pouvez améliorer votre rentabilité.
A. Suivre les heures avec précision
Assurez-vous que tous les employés pointent à l’entrée et à la sortie avec précision. Mettez en œuvre un système de pointage pour éviter les erreurs et les litiges. Vous pouvez même envisager de mettre en œuvre 3 façons d’améliorer la précision du pointage des employés et de réduire les erreurs de paie. Cela peut vraiment avoir un impact sur vos résultats.
B. Analyser les données de main-d’œuvre
Examinez régulièrement vos coûts de main-d’œuvre pour identifier les domaines à améliorer. Êtes-vous en sureffectif pendant certains quarts ? Payez-vous trop d’heures supplémentaires ? Utilisez ces données pour ajuster vos pratiques de planification. De plus, Comment une planification intelligente peut réduire vos coûts de main-d’œuvre de restaurant de 15 % en rendant les employés heureux.
C. Utiliser des techniques de planification intelligentes
Explorez les outils et les stratégies pour optimiser votre planning, tels que :
- Planification prédictive : Utilisez les données historiques et les prévisions de ventes pour prévoir le nombre d’employés dont vous avez besoin pendant les heures de pointe.
- Planification basée sur les compétences : Planifiez des employés ayant les compétences appropriées pour les tâches à accomplir.
Vous pouvez même apprendre Comment une planification intelligente peut réduire vos coûts de main-d’œuvre de restaurant de 15 %!
6. Trouver les bons outils
La planification manuelle à l’aide de feuilles de calcul prend du temps, est sujette aux erreurs et difficile à gérer. Il est souvent difficile de rester organisé lorsque vous utilisez des systèmes obsolètes. Envisagez de passer à une solution de planification moderne.
A. La puissance de l’automatisation
Une application de planification peut automatiser bon nombre des tâches fastidieuses associées à la création et à la gestion des plannings, telles que :
- Créer des plannings rapidement
- Gérer la disponibilité des employés
- Gérer les échanges de quarts
- Envoyer des notifications
B. Communication d’équipe
Ces applications améliorent généralement la communication. Elles fournissent un moyen facile de communiquer avec les employés au sujet de leurs quarts, des modifications du planning et d’autres informations importantes. Cela peut réduire le nombre d’erreurs et de malentendus qui se produisent.
C. Économies de coûts
Bien que vous puissiez penser qu’il s’agit d’une dépense supplémentaire, la vérité est que cela peut vous faire économiser de l’argent. En optimisant votre planning et en réduisant les erreurs, vous pouvez réaliser des économies grâce à la réduction des coûts de main-d’œuvre et à l’amélioration de l’efficacité.
Foire aux questions
Combien de temps à l’avance dois-je afficher le planning d’été ?
Visez à afficher le planning au moins deux semaines à l’avance, mais une semaine est le minimum absolu. Cela permet à votre équipe de planifier sa vie personnelle et de demander des congés.
Comment puis-je gérer les pénuries de personnel inattendues pendant l’été ?
Ayez une liste d’employés sur appel qui sont prêts à couvrir les quarts. Pensez également à créer un plan d’intervention d’urgence qui couvre les scénarios les plus probables.
Quelle est la meilleure façon de gérer les demandes de disponibilité des employés ?
Utilisez un formulaire de disponibilité des employés pour recueillir les informations de disponibilité à l’avance. Ensuite, incorporez ces informations dans votre processus de planification. L’application mobile de Shifty facilite la gestion des demandes de disponibilité.
Comment puis-je réduire le temps que je consacre à la planification ?
Adoptez l’automatisation. Une application de planification réduira considérablement le temps passé à créer et à gérer les plannings, ce qui vous permettra de vous concentrer sur d’autres aspects de votre entreprise.
Prochaines étapes : Plan d’action pour réussir l’été
- Analysez vos données : Rassemblez vos données de ventes des étés passés et identifiez les périodes de pointe et les besoins en personnel.
- Créez un projet de planning : Utilisez vos données historiques et les ventes projetées pour créer un projet de planning pour les 8 à 12 prochaines semaines. N’oubliez pas de tenir compte des jours/heures de pointe et des événements potentiels dans votre région.
- Essayez une application de planification comme Shifty pour gagner plus de 3 heures par semaine et réaliser votre planning en quelques minutes.
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