4 façons de gérer l’absence des employés et de minimiser les perturbations

Le coup de feu du déjeuner bat son plein. Les tables sont pleines, les commandes s’accumulent et la cuisine est en effervescence. Puis, le téléphone sonne. C’est Thomas, votre cuisinier, qui appelle pour dire qu’il est malade… ou, plus probablement, qu’il ne viendra pas. Et là, c’est la panique. Vous devez trouver quelqu’un, rapidement, pour faire tourner la boutique. Ça vous dit quelque chose ?

Gérer les absences non justifiées des employés est un casse-tête que tous les propriétaires de cafés, de restaurants et de petites entreprises connaissent trop bien. Cela chamboule les plannings, met une pression supplémentaire sur votre personnel existant et, soyons honnêtes, peut être extrêmement frustrant. Mais ne vous inquiétez pas, vous n’êtes pas seul. Et, surtout, vous pouvez prendre des mesures concrètes pour minimiser les perturbations lorsque cela se produit.

1. Établir une politique claire en cas d’absence non justifiée des employés

La base d’une gestion efficace des absences des employés de restaurant est une politique bien définie en cas d’absence non justifiée des employés. Il ne s’agit pas seulement de discipline ; il s’agit de définir des attentes claires et de s’assurer que chacun comprend les conséquences de ne pas se présenter. Considérez cela comme votre plan de jeu pour ces situations.

Ce qu’il faut inclure dans votre politique :

• Définition d’une absence non justifiée : Soyez précis. Cela s’applique-t-il s’ils sont en retard, ou seulement s’ils manquent tout le quart ?
• Exigences en matière de signalement : Les employés doivent appeler un certain temps avant leur quart.
• Conséquences : C’est là que vous décrivez ce qui se passe si quelqu’un ne se présente pas. Cela peut aller d’un avertissement verbal à des avertissements écrits, à une suspension ou, dans les cas graves, à un licenciement. Assurez-vous d’appliquer les règles de manière cohérente.
• Exceptions : Existe-t-il des scénarios où vous ferez des exceptions ? (par exemple, une urgence soudaine).

Exemple : Sophie, propriétaire d’un café à Lyon, avait du mal avec les appels de dernière minute. Après avoir mis en place une politique exigeant un préavis de 2 heures, des avertissements écrits pour les absences non justifiées et un dernier avertissement entraînant un licenciement s’ils manquaient un autre quart, elle a constaté une baisse significative de l’absentéisme. Ce n’était pas une solution miracle, mais cela a certainement aidé.

Assurez-vous que cette politique fait partie de votre manuel de l’employé, qu’elle est reconnue par tous au moment de l’embauche et qu’elle est facilement accessible. Le fait de l’avoir par écrit vous protège et permet d’éviter les malentendus.

2. Mettre en place un système de remplacement rapide des quarts

Lorsqu’un employé ne se présente pas, vous devez trouver un remplaçant rapidement. C’est là que votre plan de secours entre en jeu. Une approche manuelle, comme appeler tout le monde dans la liste, peut prendre beaucoup de temps, surtout pendant un service chargé. L’essentiel est d’avoir un processus simplifié pour trouver un remplaçant.

Stratégies pour un remplacement rapide :

• Échange de quarts : Encouragez les employés à échanger leurs quarts entre eux. Assurez-vous qu’ils comprennent comment utiliser votre politique d’échange de quarts existante, ou créez-en une qui vous convient.
• Liste de secours : Tenez une liste des employés qui sont prêts à effectuer des quarts supplémentaires. Donnez la priorité à ceux qui ont un bon dossier de présence.
• Communication interne : Ayez un moyen désigné de communiquer les quarts vacants. Il peut s’agir d’un groupe de discussion, d’une liste de diffusion ou d’un babillard.
• Flexibilité de dernière minute : Parfois, vous avez juste besoin de pourvoir le quart. Être préparé et flexible est essentiel, comme le décrit cet article sur la gestion des remplacements de dernière minute.

Conseil de pro : Récompensez les employés qui effectuent régulièrement des quarts supplémentaires. Cela peut se faire sous la forme d’une rémunération supplémentaire, de quarts de travail préférés ou même d’une petite prime. Cela crée une incitation positive pour qu’ils vous aident et renforce le moral de l’équipe.

Voici comment un système de remplacement rapide pourrait fonctionner en pratique : Dans un restaurant bondé, supposons qu’un serveur ne se présente pas. Le responsable envoie immédiatement un SMS au groupe de discussion pour demander des volontaires. La première personne à répondre obtient le quart. C’est rapide, efficace et cela minimise les perturbations.

3. Documentez tout et effectuez un suivi régulier

La documentation est votre meilleure alliée pour faire face aux absences non justifiées du personnel. Elle est essentielle pour la cohérence, l’équité et la protection de votre entreprise. Chaque fois qu’un employé ne se présente pas, prenez des notes.

Ce qu’il faut documenter :

• Date et heure du quart manqué : Cela semble évident, mais ne l’omettez pas.
• Nom de l’employé : Bien sûr.
• Raison (si elle est fournie) : Ont-ils appelé ? Qu’ont-ils dit ?
• Mesures prises : Qui avez-vous contacté pour le remplacement ? Combien de temps cela a-t-il pris ?
• Communication : Enregistrez quand et comment vous avez informé l’employé de tout avertissement ou mesure disciplinaire.

Faites rapidement un suivi auprès de l’employé. Discutez de la situation, examinez la politique de votre entreprise et émettez les avertissements nécessaires. Cela renforce l’importance de se présenter et permet d’éviter les incidents futurs. Cela vous protège également en cas de litige.

Voici un tableau simple pour comparer le fonctionnement de la documentation avec un processus manuel par rapport à l’utilisation d’un outil comme Shifty :

4. Bâtir une culture de responsabilité et de communication

En fin de compte, la prévention des absences non justifiées revient à bâtir une forte culture d’équipe. Lorsque les employés se sentent valorisés, respectés et liés à leur travail, ils sont moins susceptibles de manquer des quarts sans préavis. Cela crée également un sentiment de responsabilité, qui peut être amélioré grâce aux conseils de la gestion des retards des employés.

Stratégies pour bâtir une culture d’équipe forte :

• Communication régulière : Tenez les employés informés des plannings, des mises à jour de l’entreprise et des informations importantes.
• Reconnaissance : Reconnaissez et appréciez la bonne présence et le travail acharné.
• Rétroaction : Fournissez régulièrement des commentaires constructifs.
• Renforcement de l’esprit d’équipe : Encouragez le travail d’équipe par le biais de réunions du personnel et d’événements sociaux.
• Résoudre les problèmes rapidement : Ne laissez pas les problèmes s’envenimer. Traitez rapidement et équitablement les problèmes comme l’absentéisme.

Pensez à l’histoire d’un petit café, où la propriétaire, Marie, a organisé une réunion d’équipe hebdomadaire au cours de laquelle l’ensemble du personnel a discuté du planning et des difficultés rencontrées. Ils ont également célébré les anniversaires, les étapes importantes et les succès des employés. Ce simple acte de communauté a fait une grande différence en réduisant le nombre de quarts manqués.

Questions fréquemment posées

Prochaines étapes

La gestion des absences non justifiées est un processus continu. Voici ce que vous pouvez faire aujourd’hui :

1. Examinez votre politique actuelle en matière d’absence non justifiée des employés. Assurez-vous qu’elle est claire, cohérente et facile à comprendre.
2. Créez un plan de sauvegarde pour la couverture des quarts, y compris un canal de communication clair pour que le personnel communique ses besoins.
3. Essayez une application de planification comme Shifty pour économiser plus de 3 heures par semaine, réduire les absences non justifiées et responsabiliser votre équipe.