Modèle gratuit de planning de travail Excel pour restaurants et cafés

Modèle gratuit de planning de travail Excel pour restaurants et cafés

Dimanche soir, vous fixez l’écran, les yeux rivés sur une feuille de calcul vide. Les visages de votre équipe défilent devant vous : Sophie, qui ne peut travailler que le matin. Thomas, toujours partant pour des heures supplémentaires. Marie, qui a demandé la semaine de vacances. Et vous – la personne responsable de jongler avec toutes les demandes et de vous assurer que votre restaurant, votre brasserie ou votre café est suffisamment pourvu en personnel pour la semaine à venir.

Ça vous dit quelque chose ? Vous n’êtes pas seul. Créer un modèle de planning de travail pour restaurant en Excel est une tâche cruciale pour tout gérant de restaurant ou de café. C’est l’épine dorsale de vos opérations, qui dicte tout, des coûts de main-d’œuvre au service à la clientèle. C’est pourquoi nous avons créé un modèle de planning du personnel de restaurant gratuit, conçu pour vous simplifier la vie.

Cet article propose un planning de travail gratuit pour restaurant, ainsi que des conseils pratiques pour que la planification soit moins un casse-tête.

Pourquoi vous avez besoin d’un modèle de planning de travail

Un modèle de planning du personnel de restaurant bien structuré est plus qu’une simple liste de noms et d’horaires. C’est un outil qui vous aide à :

• Contrôler les coûts de main-d’œuvre : Évitez le sureffectif en adaptant le personnel au volume de clients prévu. Besoin d’aide sur ce point ? Consultez 3 conseils essentiels pour éviter le sureffectif et réduire les coûts de main-d’œuvre.
• Assurer la couverture : Assurez-vous d’avoir les bonnes personnes aux bons endroits et au bon moment pour répondre à la demande des clients.
• Minimiser les conflits d’horaires : Rendez vos employés heureux en respectant leurs disponibilités et leurs demandes de congés. Pour gérer ces derniers, jetez un coup d’œil à 3 façons de gérer efficacement les demandes de congés des employés.
• Améliorer la communication : Tenez tout le monde informé de ses quarts de travail, en minimisant la confusion et les absences.
• Réduire les absences : Savoir qui est programmé et confirmer ses quarts de travail réduit le stress. Apprenez comment les gérer dans 4 façons de gérer l’absence des employés et de minimiser les perturbations.

Planning de travail Excel : ce qui est inclus

Notre modèle de planning de travail Excel gratuit est conçu pour être convivial et adaptable. Voici un aperçu de ce qui est inclus :

• Nom de l’employé : Une colonne simple pour le nom de chaque membre du personnel.
• Fonction : Spécifiez le rôle de chaque employé.
• Dimanche — Samedi : Des colonnes pour chaque jour de la semaine, vous permettant de remplir les horaires des quarts.
• Horaires : Définissez clairement les heures de début et de fin de chaque quart.
• Total des heures : Calcule automatiquement le nombre total d’heures travaillées par employé pour la semaine.
• Notes : Espace pour toute note spéciale, comme les pauses ou les tâches spécifiques.

Exemple de modèle de planning du personnel de restaurant

Voici un exemple de la façon dont le modèle pourrait fonctionner. Cet exemple de planning de travail gratuit pour restaurant est basé sur une semaine chargée au café «Le Grain de Folie» :

Comment personnaliser ce modèle

Voici un guide étape par étape pour personnaliser votre modèle de planning de travail Excel :

1. Télécharger et ouvrir : Téléchargez le modèle CSV et ouvrez-le dans votre tableur préféré (Microsoft Excel, Google Sheets, etc.).
2. Saisir les informations sur les employés : Ajoutez les noms et les fonctions de vos employés dans les deux premières colonnes. Si vous en avez besoin, nous avons un excellent Modèle de formulaire de disponibilité des employés gratuit pour commencer.
3. Définir les horaires : Pour chaque jour, entrez les heures de début et de fin de chaque quart de travail. Soyez attentif aux pauses et aux quarts coupés.
4. Calculer les heures : La formule du modèle doit calculer automatiquement le nombre total d’heures travaillées. Vérifiez que la formule est correcte dans la colonne « Total des heures ».
5. Ajouter des notes : Utilisez la colonne « Notes » pour indiquer toute instruction particulière, telle que les tâches assignées, les pauses ou les exigences en matière d’uniforme.
6. Enregistrer et partager : Enregistrez le planning mis à jour. Ensuite, partagez-le avec votre équipe. Envoyez-le par e-mail, imprimez-le ou partagez-le sur une plateforme de messagerie.

Conseil de pro : Tenez compte du flux de la clientèle aux différentes heures de la journée. Ajustez le personnel en conséquence pour gérer efficacement les heures de pointe et minimiser les temps morts pendant les périodes plus calmes. Pour quelques idées, jetez un coup d’œil à Comment planifier les équipes de votre restaurant pendant les fêtes sans prise de tête.

Erreurs courantes lors de l’utilisation de ce modèle

Même avec un excellent modèle de planning du personnel de restaurant, il y a quelques pièges courants à éviter :

• Négliger la disponibilité des employés : Ne pas tenir compte de la disponibilité des employés peut entraîner des conflits d’horaires et des employés mécontents. Utilisez un système de demande de disponibilité cohérent.
• Ne pas communiquer les changements : Assurez-vous que les employés sont rapidement informés de tout changement apporté au planning.
• Ignorer les coûts de main-d’œuvre : Il est facile d’avoir trop de personnel. Examinez vos données de vente et ajustez le planning pour optimiser les coûts de main-d’œuvre, en vous assurant d’éviter le sureffectif. Examinez vos coûts de main-d’œuvre et envisagez Comment une planification intelligente peut réduire vos coûts de main-d’œuvre de restaurant de 15 %.

Questions fréquemment posées