Télécharger ce modèle
Obtenez ce modèle sous forme de fichier CSV prêt à l’emploi.
Modèle de formulaire de disponibilité des employés gratuit pour les petites équipes
C’est dimanche soir, et vous fixez une feuille de calcul vierge. Le café est plein à craquer de clients du week-end, mais il est temps de préparer l’emploi du temps de la semaine prochaine. Vous devez jongler avec les disponibilités de chacun, tenir compte des demandes de congés et essayer de satisfaire tout le monde. Ça vous dit quelque chose ?
L’élaboration des plannings ne devrait pas être un casse-tête. C’est pourquoi disposer d’un formulaire de disponibilité des employés solide est la première étape vers la création d’un emploi du temps prévisible et fiable. Cet article vous fournira un modèle de disponibilité des employés gratuit et facile à utiliser, ainsi que des conseils sur la façon de l’utiliser efficacement. C’est parti !
Pourquoi avez-vous besoin d’un formulaire de disponibilité ?
Un modèle de disponibilité des employés est plus qu’un simple bout de papier (ou une feuille de calcul). C’est la base d’un planning équitable, efficace et bien doté en personnel. Voici pourquoi il est essentiel pour votre équipe :
- Équité : Il garantit que vous tenez compte des besoins de chacun.
- Efficacité : Il simplifie le processus de planification, ce qui vous fait gagner du temps.
- Précision de la dotation en personnel : Il vous aide à éviter les sous-effectifs et les sureffectifs, ce qui améliore le service à la clientèle et réduit les coûts de main-d’œuvre. (Saviez-vous que comprendre comment planifier efficacement peut vous faire économiser de l’argent ? Pour en savoir plus, consultez notre article Comment une planification intelligente peut réduire de 15 % vos coûts de main-d’œuvre au restaurant.)
- Communication : Il crée un registre clair des préférences de travail de chacun.
Que faut-il inclure dans votre modèle de disponibilité des employés ?
Votre formulaire d’horaire de travail doit être simple et facile à comprendre et à remplir pour votre équipe. Voici ce que vous devez inclure :
- Informations sur l’employé : Nom, numéro d’employé (le cas échéant) et coordonnées.
- Grille de disponibilité : Une grille hebdomadaire (du lundi au dimanche) où les employés indiquent leurs heures disponibles. Incluez des colonnes distinctes pour les différents quarts de travail, comme «Matin», «Après-midi» et «Soir».
- Notes spécifiques : Une section permettant aux employés de préciser les limitations, les quarts de travail préférés ou les jours non disponibles.
- Accusé de réception : Une déclaration reconnaissant que l’employé comprend qu’il s’agit d’une demande et non d’une garantie de quarts de travail spécifiques.
- Période : Indiquez clairement la période à laquelle s’applique cette disponibilité.
Exemple de modèle de disponibilité des employés
Voici un exemple de tableau montrant à quoi pourrait ressembler votre formulaire. N’oubliez pas que vous pouvez le personnaliser pour l’adapter à vos besoins spécifiques.
| Nom de l’employé | Numéro d’employé | Lundi | Mardi | Mercredi | Jeudi | Vendredi | Samedi | Dimanche | Notes |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Marie Dubois | 101 | Disponible toute la journée | Disponible toute la journée | Disponible toute la journée | Disponible toute la journée | Disponible de 16h à la fermeture | Disponible de 9h à 16h | Non disponible | Préfère les matins. |
| Thomas Garcia | 102 | Disponible après 14h | Disponible toute la journée | Non disponible | Disponible toute la journée | Disponible toute la journée | Disponible toute la journée | Disponible toute la journée | Ouvert à tous les quarts de travail. |
| Sophie Leroy | 103 | Disponible toute la journée | Disponible toute la journée | Disponible toute la journée | Disponible toute la journée | Non disponible | Disponible toute la journée | Disponible de 10h à 16h | A besoin de ses dimanches. |
Ce tableau n’est qu’un exemple. Vous pouvez télécharger le modèle CSV complet et prêt à l’emploi ci-dessus !
Comment personnaliser ce modèle
Adaptez ce modèle pour qu’il fonctionne pour votre entreprise. Voici comment procéder :
- Téléchargez le fichier CSV : Utilisez le bouton en haut de cet article pour télécharger le modèle.
- Ouvrez-le dans un tableur : Ouvrez le fichier dans Google Sheets, Microsoft Excel ou votre logiciel de tableur préféré.
- Personnalisez les en-têtes : Modifiez les en-têtes pour qu’ils correspondent aux besoins de votre entreprise. Par exemple, vous pouvez ajouter une colonne pour «Rôle préféré» ou «Jours de congé nécessaires».
- Ajoutez votre équipe : Ajoutez le nom de chaque employé dans la première colonne.
- Partagez le modèle : Envoyez le modèle à vos employés. Vous pouvez partager le lien de la feuille de calcul, leur envoyer le CSV par e-mail ou imprimer une copie si vous préférez les formulaires papier.
- Fixez une date limite : Fixez une date limite claire pour la soumission de la disponibilité par les employés.
Conseil de pro : Envisagez de créer un formulaire distinct pour les demandes de congés. Cela permet de concentrer votre formulaire de disponibilité. Pour plus d’aide à ce sujet, consultez notre guide sur la création d’un Modèle de politique d’échange de quarts de travail !
Erreurs courantes lors de l’utilisation de ce modèle
Même avec un excellent modèle, vous pouvez rencontrer des problèmes si vous ne faites pas attention. Voici quelques pièges à éviter :
- Ne pas fixer de date limite : Cela entraîne des retards et des informations incomplètes.
- Ignorer les préférences des employés : Bien que la disponibilité ne soit pas une garantie, essayez de répondre aux demandes dans la mesure du possible afin de maintenir votre équipe heureuse et motivée. N’oubliez pas qu’une équipe heureuse est une équipe productive ! Tenez compte de l’équité de votre planning. Consultez notre article Comment créer un planning de travail équitable pour votre café pour obtenir des conseils !
- Ne pas mettre à jour le modèle : Gardez le modèle à jour. La disponibilité change, alors mettez à jour votre modèle au moins une fois par mois, voire chaque semaine, pour tenir compte de tout changement.
Automatisez ce modèle
Shifty transforme cette feuille de calcul en un flux de travail simple et rapide. Élaborez des plannings en quelques minutes, informez instantanément votre équipe et gérez les demandes d’échange depuis votre téléphone.
Foire aux questions
À quelle fréquence dois-je demander aux employés leur disponibilité ?
Il est bon de recueillir régulièrement les disponibilités, idéalement tous les mois ou avant de créer votre planning hebdomadaire. Cela vous permet de disposer des informations les plus récentes pour une planification précise.
Comment puis-je m’assurer que les employés soumettent leur disponibilité à temps ?
Fixez une date limite claire et communiquez-la bien à l’avance. Envoyez des rappels et facilitez la soumission de leur disponibilité par les employés (par exemple, en utilisant un formulaire numérique ou une feuille de calcul). Envisagez d’offrir une petite incitation pour les soumissions en temps voulu.
Comment puis-je gérer les changements de disponibilité de dernière minute ?
Établissez une politique claire pour la gestion des changements, par exemple en indiquant le délai dans lequel les employés doivent vous informer. Assurez-vous que votre équipe peut facilement communiquer ses mises à jour de disponibilité. L’utilisation d’une application comme Shifty peut également vous informer immédiatement.
La gestion de la disponibilité des employés avec des feuilles de calcul est une bonne première étape, mais elle peut rapidement devenir fastidieuse à mesure que votre équipe s’agrandit. La planification manuelle entraîne souvent des erreurs frustrantes et une perte de temps. Ne laissez pas la planification vous stresser ! Si votre processus de planification des quarts de travail est défaillant, réfléchissez à la manière de le corriger grâce à ces 5 signes indiquant que votre processus de planification des quarts de travail est défaillant.
Prêt à abandonner la feuille de calcul ?
Rejoignez les centaines de gérants de cafés et de restaurants qui sont passés des modèles à Shifty. Démarrez gratuitement, aucune carte de crédit n’est nécessaire.
