7 Consejos para el Cierre de Turno que Evitan Costosas Malas Comunicaciones

7 Consejos para el Cierre de Turno que Evitan Costosas Malas Comunicaciones

Imagina esto: Es viernes por la noche, hora pico de la cena en tu restaurante. El equipo del turno de la noche está a pleno rendimiento, cuando de repente, un cliente se queja de su bistec poco cocido. Investigas y descubres que el turno anterior no registró correctamente la comprobación de temperatura de la carne. Ese descuido, un resultado directo de un mal cierre de turno, ahora te cuesta no solo la comida, sino también una merma en la experiencia de tu cliente y potencialmente una propina perdida.

¿Te suena familiar? En el vertiginoso mundo de las cafeterías, restaurantes y pequeños negocios, el cierre de turno puede ser un campo minado de posibles malas comunicaciones. Los errores en el proceso de cierre de turno pueden llevar a equivocaciones, desperdicio de comida, clientes insatisfechos y, en última instancia, pérdida de ingresos. Por eso, dominar el arte del cierre de turno es esencial para un funcionamiento sin problemas.

Profundicemos en consejos prácticos para mejorar la comunicación entre turnos y eliminar esos costosos malentendidos.

1. Estandariza tu Cierre de Turno con una Lista de Verificación

El primer paso para una comunicación efectiva entre turnos es crear un procedimiento de cierre de turno estandarizado. No dependas de un intercambio verbal entre los miembros del personal. Eso deja demasiado espacio para que se pierdan detalles importantes.

Piénsalo como la lista de verificación de un piloto. Cada piloto usa una lista de verificación, incluso cuando tiene experiencia. Necesitas algo similar para tu cierre de turno. Tu lista de verificación debe ser un documento escrito, de fácil acceso y seguimiento. Debe incluir tareas esenciales que el turno saliente debe completar antes de que el turno entrante se haga cargo. Esto podría implicar tareas de limpieza, reposición de artículos esenciales, actualización de información sobre especialidades diarias, registro de comentarios de los clientes y resumen de cualquier problema urgente.

Por ejemplo, una cafetería podría incluir los siguientes elementos en su lista de verificación:

• Limpiar la máquina de espresso y los espumadores de leche
• Reponer la exhibición de pasteles
• Registrar el desperdicio y el deterioro diarios
• Actualizar el tablero de especialidades
• Tomar nota de cualquier queja o cumplido de los clientes

Este enfoque estandarizado garantiza la consistencia y minimiza la posibilidad de que la información crítica se pase por alto. También empodera a tu personal, sabiendo que pueden seguir un proceso claro y predefinido. También puede ayudarte a solucionar problemas rápidamente.

2. Crea un Registro de Comunicación de Turno Dedicado

Un registro de comunicación de turno bien mantenido es tu centro central de información. Es el lugar donde el turno saliente registra todos los detalles importantes que el turno entrante necesita saber. Este registro debe ser de fácil acceso para todos y actualizarse con información actual y relevante. Debe ser un documento en vivo, actualizado continuamente a lo largo del día.

Tu registro debe cubrir:

• Eventos Clave: Incluye cualquier acontecimiento significativo, como quejas de clientes, fallas en los equipos o prisas inesperadas.
• Niveles de Inventario: Haz un seguimiento de los artículos de bajo stock y de cualquier artículo que se esté acabando; esto está estrechamente relacionado con el pedido adecuado y agilizará tus costos laborales.
• Instrucciones Especiales: Detalla cualquier solicitud especial de los clientes, cambios de personal o tareas urgentes que requieran atención inmediata.
• Notas del Personal: Incluye cualquier actualización relevante relacionada con el personal, como un miembro del personal que llama por enfermedad o el desempeño positivo de un miembro del equipo.

Por ejemplo, considera a María, propietaria de una fonda en Guadalajara. Implementó un registro digital de comunicación de turno utilizando un documento compartido en línea. Este registro era accesible para todos y se esperaba que los miembros del personal lo actualizaran al final de su turno. Esto redujo drásticamente la confusión en torno a los pedidos para llevar, evitando una entrega tardía que le costó a su negocio una valiosa relación con el cliente.

3. Establece Pautas Claras para el «¿Qué?» y el «¿Cómo?»

Simplemente tener una lista de verificación y un registro no es suficiente. Necesitas proporcionar pautas claras sobre *qué* información debe registrarse y *cómo* debe comunicarse.

Por ejemplo, especifica cómo escribir sobre las quejas de los clientes. ¿Deben ser citas directas, puntos de resumen o ambos? ¿Se requieren fotos si hay un derrame en el piso? Especifica esto en tus pautas.

Considera estas pautas para tu personal:

• Sé Conciso: Usa frases cortas y claras.
• Sé Específico: Proporciona detalles exactos, como nombres de productos, cantidades y nombres de clientes.
• Sé Oportuno: Registra la información a medida que ocurre. No esperes hasta el final del turno.
• Sé Preciso: Verifica la información. La precisión es clave.

Estas pautas garantizan la coherencia, evitando que el personal tenga que adivinar qué información registrar y cómo.

Consejo Profesional: Implementa una «Regla de 3 Minutos». Si un problema tarda más de 3 minutos en resolverse, va en el registro de comunicación del turno. Esto ayuda a garantizar que se registre todo lo importante.

4. Proporciona Capacitación sobre el Cierre de Turno

No asumas que tu personal sabe cómo manejar la comunicación de turno. La capacitación es crucial y debe cubrir tanto el «¿qué?» como el «¿cómo?». Explica la importancia de los cierres de turno, demuestra cómo completar la lista de verificación, cómo usar el registro de comunicación y cómo solucionar problemas comunes.

Puedes usar la primera semana del período de capacitación de una nueva contratación para incorporar la capacitación sobre cierre de turno. Por ejemplo, considera usar nuestra Plantilla de Horario de Capacitación para Baristas para presentar a los nuevos empleados el proceso de cierre de turno.

En tu capacitación, cubre estas áreas:

• Resumen: El propósito y la importancia de los cierres de turno.
• Recorrido de la Lista de Verificación: Instrucciones paso a paso.
• Entradas de Registro: Muestra ejemplos de entradas buenas y malas.
• Práctica: Simula escenarios de cierre de turno para reforzar el aprendizaje.
• Comentarios: Proporciona comentarios continuos para mejorar las habilidades de comunicación.

Las sesiones de capacitación y los recordatorios regulares garantizan que todos los miembros del equipo sean conscientes de sus responsabilidades y comprendan el proceso.

5. Adopta la Tecnología para la Comunicación de Turno

Los métodos manuales de cierre de turno, como las listas de verificación en papel y los registros en papel, son propensos a errores y se pierden fácilmente. También son difíciles de acceder de forma remota. La tecnología moderna ofrece herramientas superiores para optimizar este proceso.

Considera usar:

• Registro de Comunicación Digital: Muchas aplicaciones de programación de restaurantes te permiten crear registros digitales de comunicación de turno a los que se puede acceder en un teléfono o tableta.
• Aplicaciones de Mensajería para Equipos: Aplicaciones como Slack o Microsoft Teams se pueden usar para la comunicación instantánea de turnos, anuncios y aclaraciones rápidas.
• Software de Programación: Una buena herramienta de programación a menudo puede manejar los cierres de turno sin problemas, asegurando que toda la información relevante esté en un solo lugar.

Estas herramientas ofrecen numerosas ventajas. Mejoran la accesibilidad, facilitan la comunicación instantánea y reducen la posibilidad de que se pierda información crucial.

6. Hazlo Accesible para Todos

Asegúrate de que todos, desde el empleado más nuevo hasta el jefe de equipo experimentado, sepan cómo acceder y comprender el protocolo de cierre de turno. Debe ser de fácil acceso y visible de forma constante.

Considera los siguientes enfoques:

• Ubicación: Mantén la lista de verificación y el registro en un lugar central, como cerca de la caja registradora o en una sala de descanso para el personal.
• Acceso Digital: Asegúrate de que el personal sepa dónde encontrar el registro digital, que puede estar en un documento compartido o dentro de tu software de programación.
• Capacitación: Refuerza las instrucciones de acceso durante la capacitación y los cursos de actualización.
• Consistencia: Asegúrate de que el protocolo sea seguido por todos los miembros del equipo, independientemente de su función.

Esta accesibilidad es crucial para todos los miembros del equipo, asegurando que todos puedan acceder y comprender el protocolo de cierre de turno.

7. Revisa y Adapta tu Sistema

El proceso de cierre de turno no es una tarea de «configurar y olvidar». Necesitas revisar y adaptar tu sistema regularmente para asegurar su efectividad.

Considera estos pasos:

• Comentarios: Recopila comentarios de los miembros del personal sobre lo que funciona y lo que no.
• Observa: Observa los cierres de turno para identificar posibles problemas o áreas de mejora.
• Analiza: Revisa el registro de comunicación de turno para identificar problemas o patrones recurrentes.
• Adapta: Actualiza tu lista de verificación, registro o capacitación según tus hallazgos.

Las revisiones y adaptaciones regulares son esenciales para mantener un proceso de cierre de turno efectivo.

Preguntas Frecuentes

Próximos Pasos

1. Crea una lista de verificación: Comienza diseñando una lista de verificación simple para tu turno de cierre. Piensa en las tareas críticas necesarias para preparar el siguiente turno.
2. Implementa un registro: Comienza a usar un documento compartido o una herramienta en línea para crear un registro digital de comunicación de turno. Insiste en entradas precisas y oportunas.
3. Prueba una aplicación de programación como Shifty para ahorrar más de 3 horas por semana: La gestión de los cierres de turno se vuelve más fácil cuando usas una aplicación de programación.