Расписание работы: таблица или приложение? Что лучше для вашего кафе или ресторана?

Представьте себе: субботнее утро, самый загруженный час завтрака в вашей кофейне. Вы бросаете взгляд на расписание, и… *паника*. Двое ключевых сотрудников заболели, и теперь вашей и без того перегруженной команде грозит нехватка персонала. Начинается хаос. Вы судорожно пишете сообщения и звоните, умоляя кого-нибудь выйти на замену, а остальные члены команды просто вымотаны. Знакомая ситуация?

Это реальность для бесчисленного количества владельцев и управляющих кафе и ресторанов. В то время как вкусная еда и первоклассное обслуживание жизненно важны, фундамент бесперебойно работающего бизнеса начинается с одного: графика работы. И инструмент, который вы используете для составления этого графика, может иметь решающее значение для управления операциями.

Таблицы против приложения: битва начинается

В течение многих лет многие кафе и рестораны полагались на таблицы для составления графика работы. Давайте будем честны: таблицы доступны. Они привычны. Они могут показаться бесплатным и простым решением. Но действительно ли они лучший выбор для вашего растущего кафе или ресторана?

Борьба с таблицами

Рассмотрим недостатки:

• Отнимает много времени: Ручной ввод смен, расчет рабочих часов и внесение корректировок занимает часы каждую неделю. Подумайте о том, сколько времени уходит на отслеживание сверхурочных. Знаете ли вы, как эффективно отслеживать сверхурочные? Таблицы превращают это в рутину.
• Склонность к ошибкам: Неучтенная доступность, сдвоенные смены и неправильные часы – обычное дело. Одна неверная запись может нарушить всю работу.
• Проблемы с коммуникацией: Обмен графиком, организация обмена сменами и уведомление сотрудников превращаются в логистический кошмар, требующий цепочек электронных писем или распечаток.
• Отсутствие обновлений в реальном времени: Каждое изменение требует ручного обновления таблицы и ее повторной рассылки. Это затрудняет управление изменениями в последнюю минуту.
• Ограниченная доступность: Сотрудники не могут легко получить доступ к расписанию со своих телефонов, что приводит к пропущенным сменам и путанице.

Возьмем, к примеру, Ольгу, владелицу кофейни в Санкт-Петербурге. Она использовала таблицу и тратила до 5 часов *каждую неделю* только на создание и управление своим графиком. Затем, каждый раз, когда сотруднику требовалась замена смены или он брал больничный, она тратила еще час-два на поиск замены и обновление информации. Она теряла почти целый рабочий день каждую неделю на составление графика. Это время она могла бы потратить на улучшение обслуживания клиентов, обучение своих сотрудников или, знаете ли, просто сделать перерыв.

Основная проблема с таблицами? Они статичны. Они плохо адаптируются к динамичным потребностям кафе или ресторана, особенно когда вам нужно учитывать такие вещи, как график работы в праздники или доступность сотрудников. Вы застреваете в рутине утомительной административной работы вместо того, чтобы сосредоточиться на развитии своего бизнеса.

Приложение для составления расписания: более разумный подход

Приложение для составления расписания работы предлагает современную альтернативу, которая может революционизировать процесс составления вашего графика. Приложения упрощают составление расписания, экономят ваше время, уменьшают количество ошибок и улучшают общение в команде.

Основные преимущества приложений для составления расписания:

Автоматизация: Большинство приложений автоматизируют важные задачи, такие как создание расписания, учет доступности сотрудников и управление запросами на отпуск. Многие также включают прогнозирование, чтобы предвидеть потребности в персонале. Приложения также значительно упрощают составление графика для сотрудников, работающих неполный рабочий день, наряду с сотрудниками, работающими полный рабочий день.

Точность: Исключение ручного ввода данных резко снижает количество ошибок. Большинство приложений также предлагают функции, которые предотвращают перекрывающиеся смены и помогают вам оставаться в рамках бюджета на оплату труда. Это защищает вас от расходов на непредвиденные сверхурочные.

Коммуникация: Сотрудники могут просматривать свои графики на своих телефонах, запрашивать обмен сменами и получать мгновенные уведомления. Это повышает прозрачность и уменьшает путаницу, и это намного эффективнее, чем отслеживание сообщений в групповом чате. Лучшие приложения также будут отправлять уведомления об обновлениях расписания, позволяя вам избежать дорогостоящих недоразумений. Вы даже можете создать и обеспечить соблюдение политики обмена сменами, которая подходит именно вам.

Доступность: Сотрудники могут получить доступ к своим графикам в любое время и в любом месте, а также могут указывать свои предпочтения по доступности. Это имеет решающее значение для управления непредвиденными изменениями и принятия обоснованных решений. Нужна помощь с этим? Рассмотрите возможность использования бесплатной формы доступности сотрудников, а затем внесите эту информацию в свое приложение.

Экономия средств: Сокращая время на составление расписания, сводя к минимуму ошибки и оптимизируя затраты на оплату труда, приложения для составления расписания окупают себя. Исследования показывают, что разумное составление расписания может снизить ваши затраты на оплату труда в кафе или ресторане до 15% — как объясняется в нашей статье Как грамотное планирование графиков работы может сократить расходы на оплату труда в ресторане на 15%.

Совет: Ищите приложение, которое интегрируется с вашей системой POS. Это позволит отслеживать затраты на оплату труда и продажи в режиме реального времени, чтобы вы могли оптимизировать численность персонала в зависимости от спроса.

Таблица против приложения: сравнение составления графика работы

Вот сравнение, которое показывает ощутимые преимущества. Эта таблица показывает разницу между двумя подходами, особенно при внесении изменений в расписание.

Как видите, эффективность, достигнутая при использовании приложения, значительна.

Выбор подходящего приложения для вашего кафе или ресторана

Не все приложения для составления расписания одинаковы. Вам следует выбрать приложение, которое соответствует вашим конкретным потребностям. Вот на что следует обратить внимание:

• Доступность сотрудников: Возможность собирать и учитывать доступность сотрудников имеет решающее значение. Это позволяет избежать конфликтов в расписании, и важно дать сотрудникам возможность выбирать смены (и избегать текучки кадров).
• Обмен сменами: Легкий обмен сменами – ключ к гибкости.
• Функции коммуникации: Ищите встроенные сообщения, уведомления и возможность отправлять объявления. Это улучшает координацию действий команды и прозрачность, особенно если вам приходится иметь дело с непредвиденными обстоятельствами.
• Удобство использования: Приложение должно быть интуитивно понятным и простым в использовании как для вас, так и для ваших сотрудников.
• Доступность с мобильных устройств: Убедитесь, что и вы, и ваша команда можете получить доступ к расписанию на ходу.
• Интеграция: Подумайте, интегрируется ли приложение с вашей существующей системой POS и программным обеспечением для расчета заработной платы.

Для подробного обзора лучших приложений для составления расписания на рынке ознакомьтесь с нашим руководством 5 признаков того, что ваш процесс составления графиков смен сломан.

Влияние улучшения составления расписания

Внедрение приложения для составления расписания не только экономит время. Это оказывает далеко идущее положительное влияние на ваш бизнес.

• Снижение затрат на оплату труда: Точное составление расписания сводит к минимуму ненужные сверхурочные и ошибки в расстановке персонала, что приводит к существенной экономии средств.
• Повышение удовлетворенности сотрудников: Справедливое составление расписания и открытое общение повышают моральный дух и уменьшают текучесть кадров. Помните, что лучшее составление расписания уменьшает текучесть кадров.
• Повышение эффективности: Хорошо укомплектованная команда – продуктивная команда. Меньше ошибок в расписании означает более плавное обслуживание и более довольных клиентов.
• Более эффективное принятие решений: С помощью централизованной системы у вас есть доступ к данным, которые позволяют вам принимать обоснованные решения о персонале, графиках смен (включая утренние и вечерние смены) и общей операционной эффективности. Если у вас возникают трудности с наймом сотрудников, обязательно используйте правильные данные; вы даже можете использовать такой шаблон, как бесплатный шаблон смен для кофейни, для помощи.

Следующие шаги

Готовы избавиться от хаоса с таблицами и взять под контроль составление графика работы в вашем кафе или ресторане?

1. Оцените свой текущий процесс: Сколько времени вы тратите на составление расписания каждую неделю? Определите свои самые большие проблемные места.
2. Изучите приложения для составления расписания: Изучите различные доступные варианты. Рассмотрите функции, цены и простоту использования. Если вам нравится идея простого в использовании программного обеспечения с push-уведомлениями, обязательно помните о 5 признаках того, что ваш процесс составления графиков смен сломан.
3. Попробуйте приложение для составления расписания, например Shifty, чтобы сэкономить 3+ часа в неделю Начать бесплатно. Просто скачайте его и создайте свой первый график уже сегодня.