Бесплатный шаблон графика для сотрудников ресторана: упростите составление расписания на неделю

Бесплатный шаблон графика для сотрудников ресторана: упростите составление расписания на неделю

На дворе воскресенье, а вы сидите перед пустой таблицей. Вам нужно составить еженедельный график работы для вашего кафе или ресторана. Телефон разрывается от сообщений от команды: «Можно мне выходной во вторник?», «А можно я поменяюсь сменами с Мариной?». Знакомая ситуация? Составление графика работы персонала может показаться бесконечной и утомительной задачей.

К счастью, это не обязательно. С хорошо структурированным бесплатным шаблоном графика работы вы сможете упростить этот процесс, сэкономить время и снизить стресс при составлении расписания. В этой статье вы получите все необходимые инструменты – и узнаете, как автоматизировать этот процесс полностью.

Почему шаблон необходим

Без шаблона вы начинаете с нуля каждую неделю. Это означает повторный ввод имен сотрудников, расчет продолжительности смен и ручное урегулирование запросов. Хороший шаблон предоставляет последовательную структуру. Вы сможете быстро увидеть, кто когда работает, и избежать конфликтов в расписании. Это особенно полезно, если вы управляете оживленным кафе, кофейней или баром. Также это необходимо, если вы хотите избежать распространенных проблем, таких как нехватка персонала или перерасход средств на оплату труда.

Ваш бесплатный шаблон графика работы

Вот базовый шаблон, который вы можете настроить и адаптировать. Скачайте его в виде CSV-файла, чтобы начать:

Вот пример того, как будет выглядеть шаблон:

Как настроить этот шаблон

Вот как использовать и персонализировать свой еженедельный график работы:

1. Перечислите ваших сотрудников: Начните с ввода имен всех ваших сотрудников в первый столбец. Если у вас большая команда, рассмотрите возможность использования формы доступности сотрудников, чтобы собрать их предпочтительные часы.
2. Определите роли: Добавьте столбцы для каждого дня недели, с ячейками для указания времени смен. Возможно, вы также захотите включить столбцы для ролей (например, официант, бариста, повар), чтобы помочь с уровнями персонала.
3. Введите время смен: Заполните время смен для каждого сотрудника. Убедитесь, что учитываете их доступность и любые запросы, которые они сделали.
4. Учитывайте затраты на оплату труда: Рассчитайте примерные затраты на оплату труда за каждый день, чтобы оставаться в рамках своего бюджета. Если у вас проблемы с затратами на оплату труда, вы можете прочитать, как грамотное планирование может снизить затраты.
5. Сообщите расписание: После того, как вы закончите составление расписания, поделитесь им со своей командой. Это можно сделать, распечатав его, отправив по электронной почте или используя приложение для планирования.

Совет: Всегда делайте расписание доступным. Рассмотрите возможность размещения его в месте, где сотрудники смогут легко его просмотреть, или отправьте его в цифровом виде, чтобы избежать каких-либо недоразумений. Рассмотрите возможность использования политики обмена сменами.

Распространенные ошибки при использовании этого шаблона

Даже с шаблоном есть несколько распространенных ошибок, которых следует избегать:

• Игнорирование доступности сотрудников: Неучет доступности сотрудников может привести к разочарованию и конфликтам. Всегда ссылайтесь на их заявленную доступность. Используйте бесплатный шаблон формы доступности, если вам нужно формализовать процесс.
• Неспособность планировать пиковые часы: Неспособность предвидеть загруженные периоды может привести к нехватке персонала. Проанализируйте данные о продажах и трафике клиентов, чтобы убедиться, что у вас достаточно персонала.
• Плохая коммуникация: Если нет четкой системы обмена сменами или внесения изменений, это может создать беспорядок. Убедитесь, что ваша команда знает, как запрашивать изменения, и что у вас есть задокументированный процесс, например, создание политики обмена сменами.

Что следует учитывать при составлении графика работы для персонала вашего ресторана

Создание функционального и справедливого еженедельного графика работы требует тщательного планирования и внимания к деталям. В этом разделе рассматриваются ключевые аспекты, которые следует иметь в виду:

1. Потребности в персонале

Первый шаг – определить, сколько сотрудников вам нужно на каждую смену. На это влияют такие факторы, как:

• Ожидаемый объем посетителей: Проанализируйте свои исторические данные, чтобы спрогнозировать часы пик и соответствующим образом скорректировать численность персонала. Рассмотрите возможность использования калькулятора для расчета персонала кафе.
• Навыки сотрудников: Убедитесь, что у вас есть правильное сочетание навыков в каждой смене (например, опытные официанты, квалифицированные повара).
• Доступность сотрудников: Учитывайте доступность ваших сотрудников, включая любые запросы на отпуск.

Если вы не уверены, сколько персонала вам нужно, просмотрите данные о продажах за последний год. Используйте информацию, чтобы определить, сколько персонала вам нужно на день и на конкретные смены.

2. Продолжительность смены и перерывы

Обязательно соблюдайте трудовое законодательство и внутренние правила, касающиеся продолжительности смен и перерывов. Помните о следующем:

• Законодательные требования: Ознакомьтесь с местными законами об обязательных периодах отдыха и перерывах на обед. В соответствии с ТК РФ, нормальная продолжительность рабочей недели не может превышать 40 часов.
• Предпочтения сотрудников: Учитывайте предпочтения сотрудников при составлении графика смен, при этом обеспечивая справедливое распределение смен. Изучите способы уменьшения выгорания с помощью таких инструментов, как шаблон графика смен с ротацией на 2 недели.
• Разделенные смены: Иногда разделенные смены могут быть вариантом, если ваше рабочее время больше. Если ваша команда заинтересована в этом варианте, обязательно разберитесь в правилах разделенных смен.

3. Справедливость и равноправие

Ключ к успеху вашего кафе или ресторана – относиться к своей команде справедливо. Справедливое расписание — это:

• Справедливое распределение: Чередуйте смены и обеспечивайте сотрудникам равные возможности для работы в желательные смены. Рассмотрите возможность использования шаблона справедливого графика смен.
• Прозрачность: Сделайте процесс планирования максимально открытым и четко сообщайте о нем.
• Обратная связь от сотрудников: Запрашивайте отзывы у своих сотрудников о том, как они относятся к расписанию.

4. Коммуникация при передаче смены

Лучшие расписания создают четкие линии связи между сменами. Чтобы способствовать этому, вы должны:

• Передача смен: Поощряйте передачу смен. Это гарантирует, что следующая команда будет проинформирована о важных задачах и сможет плавно перейти к работе. Рассмотрите возможность использования таких инструментов, как советы по передаче смен, чтобы помочь в этом процессе.
• Контрольные списки: Используйте контрольные списки открытия и закрытия. Это поддерживает порядок в вашей команде. Если вам нужен контрольный список, скачайте контрольный список открытия и закрытия ресторана.

Часто задаваемые вопросы