Как составить график работы, который РАБОТАЕТ

Кошмар составления графика: реальная история

Представьте себе. Наступило утро понедельника, и в кафе «Кофемания» телефон разрывается от звонков. Владелица кафе, Ольга, уже опаздывает. Два бариста позвонили и сообщили, что заболели, и утренний наплыв посетителей не за горами. Ольга судорожно ищет замену, открывает свой беспорядочный файл, отчаянно пытаясь найти, кто может выйти на работу. Электронные письма и сообщения летят туда-сюда, и весь процесс превращается в хаотичный беспорядок, потому что в графике не было учтено, кто действительно доступен. Знакомо?

Правда в том, что создание графика работы, который *действительно* работает, – это краеугольный камень бесперебойной работы. Это влияет на все: от затрат на персонал до удовлетворенности сотрудников и впечатлений клиентов. И все же это часто самая сложная часть головоломки.

Почему ваша текущая система составления графиков может давать сбои

Многие малые предприятия используют устаревшие методы управления доступностью сотрудников. Вот обзор распространенных ошибок:

Лавина электронных писем/сообщений

Вы отправляете электронное письмо или текстовое сообщение с просьбой сообщить о доступности. Ответы приходят в течение нескольких дней, часто неполные или противоречивые. Отслеживать все это – кошмар. Это также делает вас уязвимыми для забывания сообщить об изменениях вашему персоналу.

Бумажная волокита и путаница

Некоторые предприятия до сих пор используют бумажные формы. Это отнимает много времени как у вас, так и у ваших сотрудников. К тому же, потерянные формы и неразборчивый почерк — ваши злейшие враги.

Подход «угадай и помолись»

Вы *думаете*, что знаете, когда ваши сотрудники доступны, но у вас нет надежной, актуальной системы. Это приводит к конфликтам в графиках, пропускам смен и разочарованным сотрудникам. Такой подход также затрудняет управление различными типами графиков, например, раздельными сменами.

Совет: Всегда предполагайте, что доступность сотрудника может измениться. Регулярно запрашивайте обновленную информацию о доступности, даже если вы думаете, что знаете ее. Это уменьшит количество ошибок и гарантирует, что график будет отражать реальность.

Основа: сбор данных о доступности сотрудников

Прежде чем вы даже *подумаете* о составлении графика, вам понадобятся надежные данные. С этого начинается хорошая система.

Форма доступности сотрудника: ваш первый шаг

Начните с четкой, лаконичной формы доступности сотрудника. Она должна включать:

* Информация о сотруднике: ФИО, должность, контактные данные.
* Еженедельная доступность: Дни и время, когда они *могут* работать. Укажите конкретно (например, «Понедельник с 9:00 до 14:00», а не просто «Утро»).
* Ограничения: Дни/время, когда они *не могут* работать, и причины (например, учеба, другая работа, личные обязательства).
* Предпочитаемые смены: Какие смены они *предпочитают* (необязательно, но приятно).

Регулярные обновления имеют решающее значение

Недостаточно просто один раз собрать информацию о доступности. Пересматривайте ее как минимум раз в квартал или всякий раз, когда обстоятельства сотрудника меняются (учеба, новая работа и т. д.). Рассмотрите возможность отправки напоминаний или использования цифровых форм, чтобы сотрудникам было проще обновлять свою доступность.

Переходите на цифровые технологии: избавьтесь от бумаги

Вместо бумажных форм используйте цифровую версию, которую можно заполнить и отправить онлайн или через мобильное приложение. Это сэкономит ваше время и поможет хранить информацию в централизованном месте.

Приоритет потребностей сотрудников (не теряя контроль)

Счастливые сотрудники – продуктивные сотрудники. И ощущение, что ваши потребности при составлении графика услышаны, является ключом к удовлетворенности сотрудника.

Баланс потребностей и требований бизнеса

* Будьте гибкими, когда это возможно: Старайтесь учитывать пожелания сотрудников, особенно в отношении записи к врачу или других обязательств.
* Учитывайте предпочтения: Учитывайте предпочтения по сменам, но не обещайте их. Используйте это как способ разрешения спорных ситуаций или вознаграждения за хорошую работу.
* Будьте прозрачны: Четко сообщите свою политику составления графика. Убедитесь, что ваша команда понимает процесс запроса отпуска или обмена сменами.

Справедливая практика составления графиков

* Чередуйте смены: Избегайте ситуаций, когда одни и те же люди всегда работают в худшие смены. Используйте систему, которая обеспечивает справедливое чередование. Узнайте из справедливого графика смен, как правильно это реализовать.
* Сообщайте заранее: Составляйте график как минимум за неделю вперед (в идеале за две). Это позволяет сотрудникам планировать свою жизнь, особенно в непредвиденных ситуациях.
* Справедливое планирование праздников: Если вам нужна помощь, используйте шаблон графика работы в праздники, чтобы справедливо распределить праздничные смены между вашими сотрудниками.
* Уравнивайте часы работы: Старайтесь распределять часы работы справедливо между сотрудниками, чтобы обеспечить справедливое вознаграждение и нагрузку. Учитывайте, работают ли они полный или неполный рабочий день, чтобы внести соответствующие корректировки.
* Предотвращайте сверхурочные: Внимательно отслеживайте часы работы и сверхурочные. Предотвращайте сюрпризы. Бесплатный шаблон для отслеживания сверхурочных часов может помочь.

Создание графика: шаг за шагом

Давайте превратим эти данные о доступности в рабочий график.

Шаг 1: Проанализируйте свои потребности

Когда у вас самые загруженные часы? Когда вам нужно больше всего персонала? Используйте данные о продажах и исторические тенденции, чтобы определить свои потребности в персонале. Рассмотрите возможность использования калькулятора для расчета персонала, чтобы начать работу.

Шаг 2: Начните с основ

Внесите основные требования (загруженные часы, основные задачи). В первую очередь расставьте приоритеты для основных должностей (например, ведущий повар, старший бариста).

Шаг 3: Заполните пробелы с учетом доступности

Сопоставьте доступных сотрудников с оставшимися сменами, учитывая предпочтения и ограничения.

Шаг 4: Проверьте и уточните

Соответствует ли график потребностям вашего бизнеса? Справедлив ли он по отношению к вашим сотрудникам? Внесите корректировки по мере необходимости.

Шаг 5: Четко сообщите

Опубликуйте график в легкодоступном месте (физическом или цифровом). Уведомляйте сотрудников о любых изменениях. Рассмотрите возможность использования чек-листа передачи смены, чтобы предотвратить недопонимание.

Преимущество приложения для составления графиков

Методы ручного составления графиков (электронные таблицы, белые доски) отнимают много времени и подвержены ошибкам. Они затрудняют управление доступностью, запросами на замену и сообщениями об изменениях. Если у вас большая команда, вы, вероятно, работаете сверхурочно, просто пытаясь создать график. Посмотрите сравнение этих подходов:

Расширенные стратегии составления графиков

После того, как вы освоите основы, рассмотрите эти стратегии:

Прогнозирующее планирование

Используйте данные о продажах и исторические тенденции, чтобы точно прогнозировать потребности в персонале. Чем больше вы знаете, тем лучше вы можете укомплектовать штат. Посмотрите, как умное планирование может сократить затраты на оплату труда в вашем ресторане.

Избыточный или недостаточный штат

Нахождение баланса между слишком большим и слишком малым количеством сотрудников является ключом к снижению затрат, повышению производительности и морального духа сотрудников. Узнайте, как справляться с неявкой сотрудников, чтобы защитить свой бизнес и график.

Создание надежного плана «отмены»

Даже при лучшем планировании случаются непредвиденные обстоятельства. Разработайте четкий план действий в случае невыхода на работу. Посмотрите 5 проверенных способов справиться с невыходами сотрудников.

Часто задаваемые вопросы

План действий: что вы можете сделать сегодня

1. Обновите свою форму доступности: Создайте или обновите форму доступности сотрудников, чтобы она была более полной и удобной для пользователя. Смотрите бесплатный шаблон.
2. Сообщите о своей политике: Просмотрите и сообщите о своей политике составления графика своему персоналу. Убедитесь, что они понимают, как запросить отпуск, обменять смены и сообщать об изменениях. Рассмотрите возможность создания письменной политики составления графика.
3. Попробуйте приложение для составления графиков, такое как Shifty, чтобы сэкономить 3+ часа в неделю. Вы будете поражены тем, сколько времени вы сэкономите.