3 главных совета, как избежать переизбытка персонала и сэкономить на зарплатах

Представьте себе: вторник, полдень, в вашем кафе кипит работа. У вас четыре баристы за стойкой, а обеденный перерыв подходит к концу. Внезапно вы замечаете затишье. Клиентов стало меньше, а сотрудники по-прежнему слоняются без дела, болтают, а кофемашины простаивают. Затраты на оплату труда тикают, съедая вашу прибыль. Знакомая ситуация?

Переизбыток персонала – тихий убийца прибыли, с которым сталкиваются владельцы кафе и ресторанов. Это чувство упущенной выгоды, когда деньги буквально утекают сквозь пальцы. Но это можно изменить. Контроль над затратами на персонал имеет решающее значение для успеха вашего бизнеса. Давайте рассмотрим несколько практических советов, которые помогут вам избежать переизбытка персонала и вернуть контроль над прибылью.

1. Предсказывайте и готовьтесь: овладейте искусством планирования на основе спроса

Основа эффективного планирования персонала – понимание вашего спроса. Это означает отказ от догадок и погружение в данные о продажах. Какие дни недели самые загруженные? В какое время суток наблюдается самый большой поток посетителей? Какие позиции меню разлетаются как горячие пирожки?

Анализ ваших данных

Начните с просмотра отчетов о продажах. Изучите почасовые, ежедневные и еженедельные показатели продаж как минимум за последние шесть месяцев (чем больше, тем лучше!). Определите пиковые периоды и периоды спада. Используйте эти данные для создания модели планирования, которая соответствует потребностям клиентов. Например, если вы постоянно наблюдаете приток клиентов с 11:30 до 13:30 в будние дни, планируйте больше сотрудников на эти часы. И наоборот, сокращайте численность персонала в более спокойные послеобеденные часы.

Рассмотрите возможность использования калькулятора численности персонала для кафе, чтобы оценить количество сотрудников, которое вам нужно, исходя из объема продаж и ожидаемого потока клиентов. Вы можете найти бесплатные калькуляторы численности персонала для кафе в Интернете, чтобы упростить этот процесс и повысить точность ваших решений по планированию.

Пример: Кафе «У Ольги»

Ольга, владелица кафе в Екатеринбурге, раньше планировала одинаковое количество барист каждый день. После изучения данных с ее POS-терминала она обнаружила, что ее выходные дни утром были значительно загруженнее, чем будние дни утром. Скорректировав расписание, добавив двух дополнительных барист по субботам и воскресеньям, она сократила время ожидания и повысила удовлетворенность клиентов. Она также сэкономила деньги, сократив ненужные часы работы сотрудников в будние дни.

Внедрение планирования на основе спроса – это не просто сокращение расходов, это оптимизация обслуживания. Когда у вас есть правильный персонал в нужное время, вы можете предоставить лучший клиентский опыт, что приведет к увеличению лояльности и положительным отзывам.

2. Расширьте возможности своей команды: используйте гибкость и планирование, управляемое сотрудниками

Традиционные методы планирования часто предполагают, что менеджер диктует каждую смену. Хотя это может показаться эффективным, это может привести к разочарованию и выгоранию ваших сотрудников. Предоставление сотрудникам большего контроля над своим расписанием может значительно снизить затраты на оплату труда и повысить моральный дух сотрудников.

Самостоятельное планирование и формы доступности

Одна из эффективных методик – использовать доступность сотрудников. Начните с использования формы доступности сотрудников, чтобы собрать информацию о предпочитаемых часах работы каждого сотрудника и днях, когда они готовы работать. Затем рассмотрите возможность внедрения самостоятельного планирования. Это предполагает, что сотрудники выбирают свои смены из пула доступных часов, если это соответствует требованиям спроса. Этот подход возлагает ответственность за покрытие смен на сотрудников, что часто приводит к меньшему количеству звонков в последнюю минуту и более приверженному персоналу.

Обмен сменами и открытые смены

Обеспечьте возможность обмена сменами. Разрешите сотрудникам обмениваться сменами друг с другом, если они найдут замену и соответствуют определенным правилам. Такая гибкость может учитывать непредвиденные изменения в доступности, снижая необходимость вызова дополнительных сотрудников или оплаты сверхурочных. Поощряйте своих сотрудников использовать это и быстро общаться друг с другом, чтобы вы могли быстро закрыть любые открытые смены.

Совет:

“Установите четкие ожидания для обмена сменами. Потребуйте от сотрудников уведомлять вас о любых изменениях и убедитесь, что обменная смена по-прежнему соответствует потребностям вашего бизнеса. Это обеспечивает бесперебойный рабочий процесс для всех.”

Рассмотрите возможность использования системы открытых смен. Если у вас есть смена, которую нужно заполнить, вы можете сделать ее доступной для всех сотрудников. Это помогает быстрее заполнять расписания, а также является отличным способом помочь сотрудникам брать дополнительные часы, если они этого хотят.

Сила программного обеспечения

Хотя вы могли бы управлять обменом сменами и запросами о доступности вручную (через электронные таблицы, сообщения и электронную почту), это быстро превращается в кошмар логистики. Вот тут-то и приходят на помощь технологии. Программное обеспечение для составления расписаний, такое как Shifty, упрощает этот процесс, позволяя сотрудникам запрашивать обмены, просматривать открытые смены и управлять своей доступностью прямо со своих телефонов. Оно также позволяет вам быстро вносить коррективы, если кто-то не выходит на работу.

3. Четкая коммуникация: политика, процедуры и подготовка

Даже при идеальном планировании непредвиденные события, такие как невыход сотрудника на работу, могут внести коррективы в ваше расписание. Наличие надежной политики и четких каналов связи имеет решающее значение для минимизации воздействия и поддержания контроля над затратами на оплату труда.

Установите четкую политику невыходов

Определите четкую политику невыходов, которую понимают все сотрудники. Эта политика должна содержать:

• За сколько времени до невыхода сотрудник должен уведомить вас об отсутствии
• Последствия невыхода без достаточного уведомления
• Как сообщить о своем отсутствии

Убедитесь, что это оформлено письменно. Документированная политика предотвращает путаницу и способствует подотчетности.

Немедленно реагируйте на неявки

Работа с сотрудниками, которые не являются на работу, является одной из самых стрессовых частей управления рестораном. Если сотрудник не появляется на смену без какого-либо предварительного сообщения, вам нужен план действий. Последовательная и прозрачная политика защищает вас от постоянного давления из-за нехватки персонала.

Если сотрудник не явился на работу, немедленно попытайтесь с ним связаться. Задокументируйте инцидент, включая дату, время и ваши попытки связаться с ним. Соответствующий ответ может варьироваться в зависимости от обстоятельств и политики вашего бизнеса, но основное внимание следует уделять тому, как избежать повторения такой ситуации.

Совет:

“Используйте функцию обмена сообщениями в приложении для составления расписаний, чтобы мгновенно уведомить свою команду о невыходе на работу. Затем используйте ее, чтобы отправить сообщение всем доступным сотрудникам, которые могут заменить.”

Коммуникация – это ключ

Поддерживайте открытую связь. Используйте платформу, такую как приложение для составления расписаний, для сообщения об изменениях сотрудникам. Чем больше ваш персонал знает, что происходит, тем лучше. Когда коммуникация сильна, все находятся на одной волне.

Вы также можете использовать такие инструменты, как чек-лист действий при неявке сотрудника, чтобы убедиться, что вы охватываете все основы и хорошо подготовлены к любой ситуации.

Давайте посмотрим на быстрое сравнение:

Применяя эти стратегии, вы будете на пути к созданию справедливых расписаний, минимизации затрат на оплату труда и повышению прибыльности вашего ресторана.

Следующие шаги

Готовы взять под контроль затраты на оплату труда? Вот что вы можете сделать сегодня:

1. Проанализируйте данные о продажах за последний месяц, чтобы определить пиковые и спадовые периоды.
2. Составьте четкую политику невыходов и сообщите о ней своим сотрудникам.
3. Попробуйте приложение для составления расписаний, например Shifty, чтобы сэкономить более 3 часов в неделю.