Puntos Clave
- Pronostica tus necesidades de personal con precisión basándote en datos históricos y ventas proyectadas.
- Crea un horario flexible que se adapte a los cambios inesperados en la demanda.
- Comunica los horarios de manera clara y oportuna a tu equipo.
- Ten un plan para manejar las ausencias y las inasistencias de los empleados.
Cómo Programar al Personal de tu Restaurante para la Temporada Alta de Verano (¡Plantilla Gratis Incluida!)
El chisporroteo de las hamburguesas en la parrilla. El tintineo de las copas. El flujo interminable de clientes ansiosos por disfrutar del sol y una comida fuera de casa. La temporada alta de verano es una espada de doble filo para los dueños de restaurantes. Si bien trae un aumento en los ingresos, también trae el desafío de gestionar la programación de verano para restaurantes para asegurarte de poder manejar el mayor volumen de clientes y brindar un excelente servicio.
Imagínate esto: Es un sábado abrasador en julio. La multitud del almuerzo ya está agolpándose en la puerta, y la hora de la cena está a la vuelta de la esquina. De repente, tu mesero principal llama para avisar que está enfermo. Un ayudante de mesa llega tarde. La cocina está a tope. El caos se desata. ¿Te suena familiar? Esta es la realidad para muchos restaurantes durante la temporada alta, y una gestión eficaz del horario de la temporada alta de verano es clave para la supervivencia. Por eso es más importante que nunca contar con una sólida plantilla de programación para restaurantes.
1. Pronosticar tus Necesidades de Personal
La base de cualquier horario de verano exitoso es una previsión precisa. Adivinar las necesidades de personal es una receta para el desastre. Contratar a más personal de lo necesario conduce a costos laborales desperdiciados, mientras que contratar a menos personal de lo necesario resulta en empleados estresados, largos tiempos de espera y clientes insatisfechos.
A. Analizar Datos Históricos
El mejor lugar para comenzar es con tu desempeño pasado. Revisa tus datos de ventas de veranos anteriores. Observa:
- Días y horarios pico
- Promedio de clientes
- Tamaño promedio del ticket
Identifica tendencias. ¿Los martes siempre tuvieron un almuerzo lento, pero los viernes por la noche siempre estuvieron llenos? ¿Ciertas festividades vieron un aumento masivo en las ventas? Utiliza estos datos para informar tus proyecciones para el próximo verano. Recuerda, puedes encontrar mucha información útil si puedes realizar un seguimiento sencillo de tus costos laborales. Puedes descubrir los ahorros ocultos en tu presupuesto laboral. Si nunca has analizado de cerca los números, ¡puede que necesites reconsiderar cómo programas! De hecho, una de las primeras cosas que debes hacer es aprender Cómo Saber Cuánto Personal Necesitas: Una Calculadora de Personal Sencilla para tu Cafetería para empezar.
B. Considerar Factores Externos
Más allá de los datos históricos, considera los factores externos que podrían influir en tu negocio, como:
- Eventos locales (conciertos, festivales, eventos deportivos)
- Vacaciones escolares
- Pronósticos meteorológicos (¡días soleados = más negocio!)
- Cambios en tu menú o promociones
Por ejemplo, si estás ubicado cerca de una playa popular, anticipa un aumento significativo en las ventas los fines de semana y feriados. ¡Incorpora un margen en tu proceso de programación! Si prevés un verano inusualmente caluroso, prepárate para un aumento de la demanda. Sé proactivo, no reactivo.
2. Construir un Horario Flexible
Incluso con la mejor previsión, la temporada alta de verano es impredecible. Necesitas un horario que pueda adaptarse a las circunstancias cambiantes.
A. Utilizar Personal de Medio Tiempo
Los empleados de medio tiempo pueden ser invaluables durante las horas pico. Programa a esos empleados para los turnos más ocupados para cubrir la demanda adicional. Cuando contrates, considera las horas que están dispuestos a trabajar. Aprende Cómo Programar a Empleados de Tiempo Parcial Junto con el Personal de Tiempo Completo para obtener algunas ideas útiles.
B. Ofrecer Turnos Partidos (y Evitarlos)
Los turnos partidos pueden ser útiles para cubrir largas jornadas, pero también pueden ser impopulares entre los empleados. Si los utilizas, ten en cuenta el impacto en la moral y garantiza una compensación justa. Aprende ¿Qué son los turnos partidos? Reglas, beneficios y cuándo usarlos para considerar la mejor manera de manejar estos turnos.
C. Crear un Sistema para Intercambiar Turnos
La vida pasa. Los empleados necesitan solicitar tiempo libre o intercambiar turnos. Implementa un sistema claro y fácil de usar para intercambiar turnos. Una política, que puedes crear fácilmente, agiliza este proceso. Puedes encontrar Cómo Crear una Política de Intercambio de Turnos (Con Plantilla Gratuita) aquí mismo.
Consejo profesional: Fomenta la comunicación abierta con tu equipo. Hazles saber que estás abierto a sus comentarios sobre el horario. Esto genera confianza y puede ayudarte a identificar posibles problemas antes de que surjan. A su vez, esto te ayudará a reducir la cantidad de cambios de turno de último minuto. Lee más sobre esto en nuestro artículo sobre Cómo Solucionar Cambios de Turnos de Última Hora y Reducir los Dolores de Cabeza al Programar.
3. Comunicar los Horarios de Forma Eficaz
Un horario claro y de fácil acceso es crucial. ¡La mala comunicación genera caos!
A. Elegir la Plataforma Adecuada
Olvídate de las hojas de cálculo y las pizarras blancas. Estos métodos consumen mucho tiempo para actualizar, son difíciles de compartir y propensos a errores. Considera una solución de programación digital. Esto facilitará la gestión del personal de tu restaurante durante la temporada alta de verano. Puedes obtener más información sobre esto en nuestro artículo: Hoja de Cálculo vs. App para Programar: ¿Cuál es la Mejor Opción para tu Restaurante?
B. Publicar los Horarios con Anticipación
Da a tus empleados suficiente tiempo de aviso. Procura publicar el horario con al menos una o dos semanas de anticipación. Esto les permite planificar sus vidas personales y solicitar tiempo libre si es necesario. Esto incluso puede ayudar a reducir Cómo la Mejor Programación Reduce la Rotación de Empleados en Restaurantes.
C. Utilizar Notificaciones Digitales
Las notificaciones automatizadas son tus mejores amigas. Envía recordatorios instantáneos a los empleados sobre sus turnos y cualquier cambio en el horario. Esto minimiza la confusión y reduce la probabilidad de inasistencias. Si tu restaurante opera las 24 horas del día, los 7 días de la semana, o hasta altas horas de la noche, es posible que desees tener una Plantilla Gratuita de Horario para Turnos Nocturnos para 6 Empleados.
4. Manejar Problemas Inesperados
No importa qué tan bien planifiques, las cosas saldrán mal. Prepárate para manejar emergencias.
A. Desarrollar una Política de Ausencias
Ten una política clara para las ausencias de los empleados, incluida la forma de informar una ausencia y las consecuencias de las inasistencias. También es importante saber cómo manejar a los empleados que no se presentan. Consulta nuestro artículo: Cómo Manejar a Empleados que No se Presentan Sin Perder la Cabeza. Consulta nuestro artículo sobre 5 formas comprobadas de manejar las ausencias de empleados y mantener tu cafetería funcionando sin problemas.
B. Establecer un Plan de Respaldo
¿Qué harás cuando un miembro del personal llame para avisar que está enfermo durante un servicio de cena concurrido? Ten una lista de empleados de respaldo que estén dispuestos a cubrir los turnos. Considera ofrecer incentivos por cubrir turnos, como pago extra o programación preferencial en el futuro.
C. Empoderar a tu Equipo
Capacita a tus empleados para que manejen los problemas comunes, como tratar una queja o atender una avalancha de clientes. Cuanto más preparado esté tu equipo, menos dependerás de la gestión de cada detalle. ¡Incluso puedes descubrir Lista de Verificación de Turnos de Apertura y Cierre para Restaurantes (Descarga Gratuita) para mejorar el proceso!
Hay una forma más rápida
Shifty gestiona la programación de turnos, las solicitudes de intercambio y las notificaciones del equipo, todo desde tu teléfono. Diseñado específicamente para cafeterías y restaurantes.
5. Optimizar los Costos Laborales
Los costos laborales son un gasto importante para los restaurantes, especialmente durante el verano. Al tomar medidas para controlar estos costos, puedes mejorar tu rentabilidad.
A. Hacer un Seguimiento Preciso de las Horas
Asegúrate de que todos los empleados estén registrando su entrada y salida con precisión. Implementa un sistema de control de tiempo para evitar errores y disputas. Incluso puedes considerar la implementación de 3 Maneras de Mejorar la Precisión del Control de Tiempo de los Empleados y Reducir los Errores de Nómina. Esto realmente puede impactar en tus resultados finales.
B. Analizar los Datos Laborales
Revisa periódicamente tus costos laborales para identificar áreas de mejora. ¿Tienes demasiado personal durante ciertos turnos? ¿Estás pagando demasiadas horas extras? Utiliza estos datos para ajustar tus prácticas de programación. Además, Cómo la Mejor Programación Reduce la Rotación de Empleados en Restaurantes manteniendo contentos a los empleados.
C. Utilizar Técnicas de Programación Inteligentes
Explora herramientas y estrategias para optimizar tu horario, tales como:
- Programación predictiva: Utiliza datos históricos y pronósticos de ventas para predecir la cantidad de personal que necesitas durante las horas pico.
- Programación basada en habilidades: Programa a los empleados con las habilidades adecuadas para las tareas en cuestión.
¡Incluso puedes aprender Cómo una Programación Inteligente Puede Reducir los Costos de Mano de Obra de tu Restaurante en un 15%!
6. Encontrar las Herramientas Adecuadas
La programación manual mediante hojas de cálculo consume mucho tiempo, es propensa a errores y difícil de gestionar. A menudo es difícil mantenerse organizado cuando se utilizan sistemas obsoletos. Considera cambiar a una solución de programación moderna.
A. El Poder de la Automatización
Una aplicación de programación puede automatizar muchas de las tareas que consumen mucho tiempo asociadas con la creación y gestión de horarios, tales como:
- Crear horarios rápidamente
- Gestionar la disponibilidad de los empleados
- Gestionar los intercambios de turnos
- Enviar notificaciones
B. Comunicación en Equipo
Estas aplicaciones suelen mejorar la comunicación. Proporcionan una forma sencilla de comunicarse con los empleados sobre sus turnos, los cambios en el horario y otra información importante. Esto puede reducir la cantidad de errores y malentendidos que se producen.
C. Ahorro de Costos
Si bien puedes pensar que esto es un gasto adicional, la verdad es que puede ahorrarte dinero. Al optimizar tu horario y reducir los errores, puedes obtener ahorros de la reducción de los costos laborales y la mejora de la eficiencia.
Preguntas Frecuentes
¿Con cuánta anticipación debo publicar el horario de verano?
Procura publicar el horario con al menos dos semanas de anticipación, pero una semana es el mínimo absoluto. Esto permite a tu equipo planificar sus vidas personales y solicitar tiempo libre.
¿Cómo puedo manejar la escasez inesperada de personal durante el verano?
Ten una lista de empleados de guardia que estén dispuestos a cubrir los turnos. Además, considera crear un plan de respuesta a emergencias que cubra los escenarios más probables.
¿Cuál es la mejor manera de gestionar las solicitudes de disponibilidad de los empleados?
Utiliza un formulario de disponibilidad de empleados para recopilar información de disponibilidad por adelantado. Luego, incorpora esa información en tu proceso de programación. La aplicación móvil de Shifty facilita la gestión de las solicitudes de disponibilidad.
¿Cómo puedo reducir el tiempo que dedico a la programación?
Adopta la automatización. Una aplicación de programación reducirá drásticamente el tiempo dedicado a crear y gestionar horarios, lo que te permitirá concentrarte en otros aspectos de tu negocio.
Próximos Pasos: Plan de Acción para el Éxito en Verano
- Analiza tus Datos: Reúne tus datos de ventas de los veranos pasados e identifica los períodos pico y las necesidades de personal.
- Crea un Borrador del Horario: Utiliza tus datos históricos y las ventas proyectadas para crear un borrador del horario para las próximas 8-12 semanas. Asegúrate de considerar los días/horarios pico y los eventos potenciales en tu área.
- Prueba una aplicación de programación como Shifty para ahorrar más de 3 horas por semana y tener tu horario listo en minutos.
Deja de perder horas en la programación
Shifty es gratis para equipos pequeños. Crea tu primer horario en menos de 5 minutos: tu equipo recibe notificaciones al instante.
