Как сократить расходы на сверхурочные в вашем кафе или ресторане с помощью умного планирования графиков

Знакомое чувство тревоги, когда вы просматриваете отчет по заработной плате? Да-да, именно оно. Это тот самый момент, когда вы видите 8-10 дополнительных часов сверхурочной работы у одного или двух сотрудников – время, которое вы не закладывали в бюджет, и которое съедает вашу прибыль, словно голодные посетители в не самый загруженный вторник. Вы думали, что график идеально выстроен, но почему-то эти дополнительные часы всегда просачиваются, превращая вполне приличную неделю в головную боль.

Забудьте про догадки: прогнозируйте спрос как профессионал

Вы повар или управляющий, а не прорицатель. Тем не менее, слишком много графиков составляется на основе «чутья» о том, насколько загруженным будет день. Это азартная игра, которую вы не можете себе позволить, когда на счету каждая копейка. Избыток персонала в спокойные часы означает, что вы платите сотрудникам за простои, а нехватка кадров во время авралов приводит к выгоранию, плохому обслуживанию и, часто, к дорогостоящим сверхурочным для закрытия пробелов.

**Так что же с этим делать?**

Начните отслеживать данные о продажах по часам. Большинство POS-систем позволяют это делать. Анализируйте среднее количество чеков, средний размер чека и общий объем продаж за каждый час каждого дня, сравнивая показатели от недели к неделе и от года к году. Для августа это особенно важно. Было ли падение выручки в прошлом августе, когда семьи уезжали в отпуск? Или, наоборот, был всплеск из-за летних туристов? Используйте эту информацию.

| День/Время | Прошлая неделя (Выручка) | Прошлый год (Выручка) | Прогноз (Часы персонала) | Факт (Часы персонала) | Сверхурочные (Часы) |
| :——- | :——————— | :——————— | :———————- | :——————- | :—————— |
| Понедельник 8-9 утра | 35 000 ₽ | 32 000 ₽ | 2.5 | 3.0 | 0.5 |
| Понедельник 13-14 дня | 12 000 ₽ | 11 000 ₽ | 1.0 | 1.0 | 0.0 |
| Суббота 10-11 утра | 85 000 ₽ | 81 000 ₽ | 5.0 | 6.0 | 1.0 |
| Суббота 20-21 вечера | 42 000 ₽ | 40 000 ₽ | 3.0 | 3.5 | 0.5 |

Эта таблица поможет вам увидеть, где вы постоянно переоцениваете или недооцениваете свои потребности. Если у вас постоянно возникают сверхурочные в субботу утром, вам нужно скорректировать базовый штат для этого конкретного часа на следующей неделе или выяснить, почему это происходит. Возможно, сотрудники приходят раньше, чтобы подготовиться к смене?

Установите четкие границы: исключите случайные сверхурочные

Это происходит постоянно: официант пробивает приход на 15 минут раньше, чтобы «подготовиться», бариста задерживается на 20 минут, чтобы «закончить уборку», или повар работает во время неоплачиваемого перерыва. Эти небольшие прибавки быстро накапливаются, превращаясь в скрытые сверхурочные расходы, которые съедают ваш бюджет. Если вы платите 1500 ₽/час, то эти дополнительные 35 минут в день, пять дней в неделю, составляют более 2.9 часов сверхурочных на одного сотрудника. Это дополнительные 6570 ₽ в неделю на человека (1500 ₽ * 1.5 * 2.92)! Для команды из 10 человек это 65 700 ₽ в неделю!

**Так что же с этим делать?**

Во-первых, четко доведите до персонала правила регистрации прихода и ухода. Сотрудники должны отмечаться только в запланированное время начала смены и немедленно после ее окончания, или когда их отпустил менеджер. Любая работа, выполненная до или после этого времени, а также во время неоплачиваемых перерывов, считается рабочим временем и должна быть оплачена в соответствии с требованиями ТК РФ.

Во-вторых, дайте возможность вашим менеджерам (или себе) активно контролировать время прихода и ухода. Проверяйте табели учета рабочего времени ежедневно, а не только перед расчетом зарплаты. Если кто-то постоянно приходит раньше или задерживается, проведите прямую беседу. Иногда это проблема тайм-менеджмента, иногда — намеренная попытка получить дополнительные часы. Будьте тверды, но справедливы. Например, если Анна, официантка в вашем уютном бистро на 15 мест, регулярно отмечает приход на 15 минут раньше, чтобы «подготовиться», убедитесь, что она знает: подготовка является частью ее *запланированной* смены, а не дополнительным временем. Скорректируйте ее время начала, если эти 15 минут действительно необходимы для бизнеса.

Создайте умный кадровый резерв: сила частичной занятости

Чрезмерная зависимость от небольшого числа постоянных сотрудников часто вынуждает вас платить сверхурочные. Когда кто-то заболевает или у вас внезапный наплыв посетителей, кого вы зовете? Часто это штатный сотрудник, который уже работает 35-38 часов. Еще одна смена — и вот вам сверхурочные.

**Так что же с этим делать?**

Сформируйте более широкий пул сотрудников на частичной занятости. Стремитесь к сочетанию разных навыков и доступности. Эти сотрудники дадут вам гибкость для увеличения или сокращения штата по мере колебаний спроса, не превышая порога сверхурочных. Мария, владелица популярной мини-кофейни с 6 сотрудниками на частичной занятости, редко сталкивается со сверхурочными. Она нанимает несколько дополнительных человек, давая каждому по 15-25 часов, поэтому, если кому-то нужен выходной или требуются дополнительные руки для выездного мероприятия, она может просто предложить больше часов уже существующим, обученным сотрудникам.

Рассмотрите использование дежурного персонала или гибких графиков частичной занятости. Хотя дежурный персонал может быть проблематичным с юридической точки зрения и для морального духа команды, хорошо управляемая система гибкой частичной занятости позволяет вам адаптироваться к изменениям.

Оптимизируйте продолжительность смен и перекрытия

У вас есть стандартная 8-часовая смена для всех, независимо от времени суток? Или слишком много пересекающихся смен, где сотрудники получают зарплату за выполнение похожих задач? В кофейнях, например, действительно ли вам нужны три баристы в течение часа между 9:00 и 10:00, если один из них просто ждет следующего наплыва посетителей?

**Так что же с этим делать?**

Разделите смены на более мелкие блоки. Вместо двух 8-часовых официантов, возможно, вам нужен один, открывающийся на 6 часов, один дневной официант на 4 часа и один закрывающий смену на 7 часов. Это дает вам больше контроля над расходами на рабочую силу, напрямую связывая часы работы персонала со спросом.

| Должность | Текущий график (8-часовые смены) | Оптимизированный график (смешанные смены) | Потенциальная экономия (в день) |
| :——- | :——————————- | :——————————- | :————————— |
| Официант 1 | 9:00 — 17:00 (8 часов) | 9:00 — 15:00 (6 часов) | 2 часа |
| Официант 2 | 12:00 — 20:00 (8 часов) | 15:00 — 22:00 (7 часов) | 1 час |
| **Итого** | **16 часов** | **13 часов** | **3 часа** |

Если вы платите 1500 ₽/час, это 4500 ₽ экономии в день, или 31 500 ₽ в неделю. Маленькие изменения приносят значительную экономию! Также рассмотрите, может ли разделение смен быть эффективным для вашего кафе или ресторана, особенно если у вас есть четко выраженный обеденный пик и вечерний наплыв. Просто будьте внимательны к влиянию на вашу команду.

Мастерство корректировки в середине смены и коммуникация

Даже при лучшем планировании всё меняется. Внезапный ливень сводит на нет выручку летней веранды. Большая вечеринка отменяется в последнюю минуту. Или, наоборот, вас накрывает огромный, неожиданный аврал. Ваша реакция на эти непредсказуемые события может привести либо к колоссальным сверхурочным, либо к эффективному использованию труда.

**Так что же с этим делать?**

**1. Расширьте полномочия менеджеров (и свои собственные) для корректировок:** Убедитесь, что менеджеры знают, что у них есть полномочия отправить персонал домой раньше, если дела идут неожиданно медленно. Не бойтесь сокращать штат, даже если это всего лишь час или два от смены кого-то из сотрудников. Это лучше, чем платить за непродуктивный труд. Это требует четкой коммуникации и взаимопонимания с вашей командой с самого начала.

**2. Развивайте внутреннюю коммуникацию:** Ежедневные «летучки» перед сменами могут быть невероятно эффективными. Быстрая 5-10-минутная встреча для обсуждения ожидаемого количества гостей, специальных предложений, потенциальных проблем и конкретных задач на день гарантирует, что все работают слаженно и эффективно. Это сокращает потерянное время и дублирование усилий. Подробнее об этом читайте в статье: Ежедневные «летучки» против письменных отчетов о передаче смены.

Сокращение сверхурочных — это не работа с минимальным штатом; это умное, основанное на данных планирование персонала, которое размещает нужных людей в нужном месте в нужное время.