Почему ваше новое приложение для составления графиков не используется (и как это исправить)

Вы потратили немало средств – возможно, от 5 000 до 15 000 ₽ в месяц – на новое, блестящее приложение для составления графиков. Вы представляли себе меньше административной работы, меньше невыходов на смену и счастливый, организованный персонал. Но вот прошло шесть недель, а половина вашей команды из 14 человек по-прежнему пишет вам в мессенджерах о своей доступности по вечерам в воскресенье или, что еще хуже, просит распечатать график. Вы все еще тонете в сообщениях в WhatsApp и гоняетесь за обменами сменами. В чем дело?

Вы пропустили обучение (или оно не сработало)

Будем честны. Вы, вероятно, отправили электронное письмо, возможно, сообщение в групповом чате со ссылкой для скачивания приложения. Вы подумали: «Они молодые, сами разберутся». Но у вашей команды бариста, официантов и поваров напряженная жизнь. Они совмещают учебу, другую работу и личные дела. Изучение нового приложения не было приоритетом в их списке дел после двойной смены.

Так что же мне делать?

Обязательное, практическое обучение для всех. Это не подлежит обсуждению.

• Запланируйте оплачиваемые 15-минутные обучающие сессии в периоды затишья или до/после смены. Для команды из 15 человек это менее 4 часов оплаты труда, чтобы обеспечить внедрение.
• Пошагово объясните им самые основы: как скачать, войти в систему, просмотреть свой график, запросить отгул и обменяться сменами.
• Проведите живую демонстрацию: Проецируйте экран, показывайте им шаг за шагом. Затем попросите каждого сотрудника *выполнить* эти действия на своем собственном устройстве прямо там.
• Создайте краткую шпаргалку (одна страница, с обеих сторон) со скриншотами основных функций. Повесьте ее в комнате отдыха для персонала.
• Не забудьте о новых сотрудниках. По мере того, как летний ажиотаж спадает и новые студенты присоединяются к вашей команде этой осенью, интегрируйте обучение приложению в их процесс адаптации с первого дня.

Вы не избавились от старой системы

Ваша команда по-прежнему пишет вам «Могу я выйти во вторник?», потому что вы по-прежнему отвечаете. Они по-прежнему проверяют печатный график на пробковой доске, потому что вы по-прежнему его распечатываете. Пока существует запасной, более простой (или, по крайней мере, *привычный*) способ получения информации, они будут им пользоваться. Старые привычки трудно искоренить, особенно когда вы заняты и находитесь в стрессе.

Так что же мне делать?

Перережьте пуповину. Решительно.

• Сделайте приложение единственным источником правды. Четко объявите: «С [Даты] все графики, доступность, запросы на отгулы и обмены сменами будут управляться *только* через [Название приложения].»
• Перестаньте печатать графики. Это кажется жестким, но это вынуждает к принятию. Вместо этого обучите персонал, как просматривать график на своем телефоне.
• Перестаньте отвечать на сообщения о доступности/сменах. Перенаправляйте каждый запрос обратно в приложение. «Пожалуйста, внесите это в приложение, Света». «Извините, я больше не могу обрабатывать отгулы по СМС, пожалуйста, используйте приложение». Это будет похоже на вырывание зубов в течение недели, но они адаптируются.
• Установите срок. «К 1 октября все, кто не использует приложение для указания своей доступности, будут получать смены только на усмотрение управляющего.»

Вот как зависимость от старых методов может стоить вам:

На основе команды из 15 человек с 5-10 изменениями/запросами смен в неделю.

Приложение кажется им дополнительной работой, а не ее упрощением

Возможно, выбранное вами приложение *действительно* неудобное. Или, может быть, вы настроили слишком много уведомлений, или используете его таким образом, что это создает дополнительные шаги для вашей команды. Если приложение воспринимается как очередная рутина, а не как полезный инструмент, они будут сопротивляться. Это особенно верно, если они уже чувствуют себя перегруженными или недооцененными.

Так что же мне делать?

Оптимизируйте и собирайте обратную связь.

• Пересмотрите настройки уведомлений. Действительно ли вашим сотрудникам нужно пуш-уведомление о каждом незначительном изменении графика, или только о новых графиках и одобренных обменах? Минимизируйте «шум».
• Делайте все просто. Используйте только те основные функции, которые вам нужны. Не пытайтесь внедрять все функции и навороты сразу. Для большинства кафе и ресторанов базовые функции составления графиков, указания доступности и обмена сменами составляют 90% от необходимого.
• Спросите свою команду. Проведите анонимный опрос из 5 вопросов или просто спросите во время короткого собрания персонала: «Что вас раздражает в приложении? Что могло бы сделать его проще?» Вы можете обнаружить простые проблемы, которые можно решить. Возможно, процесс входа слишком сложен, или конкретная функция неочевидна.

Они не видят в этом выгоды для себя

Это очень важно. Ваши сотрудники не будут использовать приложение только потому, что *вы* этого хотите; они будут использовать его, если оно приносит пользу *им*. Если они не видят, как это облегчает их жизнь, зачем утруждаться? Они могут воспринимать его как еще один инструмент для вашего контроля над ними, а не для расширения их возможностей.

Так что же мне делать?

Четко и громко подчеркните преимущества для сотрудников.

• Контроль над своим графиком: Подчеркните, как приложение дает им больше возможностей влиять на свою доступность и делает запросы на отгулы прозрачными и отслеживаемыми. Это может значительно улучшить их баланс между работой и личной жизнью и общую удовлетворенность работой.
• Более простые обмены сменами: Больше не нужно гоняться за коллегами по переписке. Они могут опубликовать смену, увидеть, кто свободен, и обменяться с одобрения управляющего – все это внутри приложения. Это снижает стресс как для них, так и для вас, предотвращая ситуации с невыходом на работу без предупреждения.
• Мгновенный доступ: График у них в кармане, 24/7. Не нужно вам звонить, приходить в заведение или ждать сообщения. Это помогает им лучше планировать свою личную жизнь.
• Справедливость и прозрачность: У каждого одинаковый доступ к сменам, запросам на отгулы и коммуникации. Это укрепляет доверие и уменьшает недовольство. Принимая решение, вы можете ссылаться на данные приложения, тем самым подкрепляя свою справедливую и строгую политику посещаемости.
• Покажите им деньги: Если ваше приложение связано с учетом рабочего времени, подчеркните, как оно обеспечивает точный учет отработанных часов и, следовательно, точные выплаты заработной платы.

Рассмотрим Марину, управляющую популярным кафе «Завтрак на ура» на 14 мест с 6 сотрудниками на неполной ставке. Марина внедрила новое приложение для составления графиков три недели назад. Ее официантка, 22-летняя Аня, по-прежнему присылает ей свою доступность и просит обменяться сменами через групповой чат.

Марина поняла, что Аня не пользовалась приложением, потому что не видела в нем выгоды. Вместо того чтобы отчитывать ее, Марина отозвала Аню в сторону: «Аня, я знаю, что приложение новое, но оно действительно может тебе помочь. Помнишь, ты хотела брать дополнительные смены, но не всегда могла меня застать? Теперь, если кому-то понадобится обменяться сменой в субботу утром, ты увидишь это мгновенно на своем телефоне и сможешь забрать ее раньше других. И когда ты запросишь выходные по вторникам для своих занятий, это будет зафиксировано в системе, и тебя не поставят в график по ошибке. Речь идет о том, чтобы дать *тебе* больше контроля».

Через два дня Аня уже отправила свою доступность на следующий месяц и успешно обменялась сменой. Марина потратила дополнительные 5 минут на объяснение личных преимуществ, и это немедленно принесло свои плоды.

Привлечение вашей команды к использованию нового приложения для составления графиков — это не только технология; это четкая коммуникация, последовательное применение и демонстрация ощутимых преимуществ для *их* жизни.