Как составить график работы персонала для летнего наплыва в кафе (с бесплатным шаблоном!)

Как составить график работы персонала для летнего наплыва в кафе (с бесплатным шаблоном!)

Шкворчание котлет на гриле. Звон бокалов. Бесконечный поток клиентов, жаждущих насладиться солнцем и обедом на свежем воздухе. Летний наплыв — палка о двух концах для владельцев кафе и ресторанов. Он приносит рост выручки, но и ставит задачу: эффективно управлять летней штатной расстановкой, чтобы справляться с увеличением объема работы и обеспечивать превосходное обслуживание.

Представьте себе: жаркая суббота в июле. Толпа обедающих уже у дверей, а вечерний наплыв не за горами. Внезапно ведущий официант звонит и сообщает о болезни. Официант-помощник опаздывает. На кухне аврал. Начинается хаос. Знакомо? Это реальность для многих кафе в пик сезона, и эффективное управление летними графиками – ключ к выживанию. Именно поэтому наличие надежного шаблона графика работы как никогда важно.

1. Прогнозирование потребностей в персонале

Основа любого успешного летнего графика — точное прогнозирование. Гадать о потребностях в персонале — прямой путь к катастрофе. Переизбыток персонала ведет к пустой трате средств на оплату труда, а нехватка — к стрессу у сотрудников, долгим очередям и недовольным клиентам.

A. Анализ исторических данных

Лучшее место для начала — ваши результаты прошлых лет. Проанализируйте данные о продажах за предыдущие летние сезоны. Обратите внимание на:

• Пиковые дни и часы
• Среднее количество посетителей
• Средний размер чека

Определите тенденции. Было ли по вторникам всегда тихо на обеде, а по пятницам вечером стабильно был аншлаг? Были ли на определенные праздники всплески продаж? Используйте эти данные для прогнозирования на предстоящее лето. Помните, что если вы легко отслеживаете расходы на оплату труда, вы можете найти много полезной информации. Вы можете обнаружить скрытую экономию в вашем бюджете на зарплаты. Если вы никогда внимательно не изучали цифры, возможно, вам придется пересмотреть то, как вы составляете график! Фактически, первое, что вам следует сделать, это узнать Как правильно рассчитать количество персонала? Простой калькулятор для кафе, чтобы начать.

B. Учет внешних факторов

Помимо исторических данных, учитывайте внешние факторы, которые могут повлиять на ваш бизнес, такие как:

• Местные мероприятия (концерты, фестивали, спортивные мероприятия)
• Школьные каникулы
• Прогноз погоды (солнечные дни = больше посетителей!)
• Изменения в меню или акциях

Например, если вы находитесь рядом с популярным пляжем, ожидайте значительного увеличения посещаемости в выходные и праздничные дни. Внесите некоторую буферизацию в свой процесс составления графика! Если вы ожидаете необычайно жаркое лето, будьте готовы к увеличению спроса. Действуйте на опережение, а не по факту.

2. Создание гибкого графика

Даже при самом лучшем прогнозировании летний наплыв непредсказуем. Вам нужен график, который сможет адаптироваться к меняющимся обстоятельствам.

A. Использование сотрудников с частичной занятостью

Сотрудники с частичной занятостью могут быть неоценимы в часы пик. Планируйте их на самые загруженные смены, чтобы покрыть дополнительный спрос. При найме учитывайте, в какие часы они готовы работать. Изучите Как совмещать графики работы для штатных и внештатных сотрудников, чтобы получить несколько полезных идей.

B. Предложение разделенных смен (и избежание их)

Разделенные смены могут быть полезны для покрытия долгих часов работы, но они также могут быть непопулярны у сотрудников. Если вы их используете, учитывайте влияние на моральный дух и обеспечивайте справедливую оплату. Узнайте больше в статье Что такое разделенная смена? Правила, преимущества и когда ее использовать, чтобы рассмотреть лучший способ работы с этими сменами.

C. Создание системы обмена сменами

Жизнь есть жизнь. Сотрудникам нужно просить выходной или меняться сменами. Внедрите четкую и простую в использовании систему обмена сменами. Политика, которую вы можете легко создать, делает этот процесс более плавным. Вы можете найти Как создать политику обмена сменами (с бесплатным шаблоном) прямо здесь.

Совет: Поощряйте открытое общение со своей командой. Дайте им знать, что вы открыты для их отзывов по поводу графика. Это укрепляет доверие и может помочь вам выявить потенциальные проблемы до их возникновения. В свою очередь, это поможет уменьшить количество изменений в последнюю минуту. Узнайте больше об этом в нашей статье о Как исправить срочные замены смен и снизить головную боль с расписанием.

3. Эффективное информирование о расписании

Четкий и легкодоступный график имеет решающее значение. Плохая коммуникация создает хаос!

A. Выбор подходящей платформы

Забудьте о электронных таблицах и досках. Эти методы отнимают много времени на обновление, их сложно передавать и они подвержены ошибкам. Рассмотрите цифровое решение для планирования. Это облегчит вам управление штатом вашего кафе в летний наплыв. Вы можете узнать больше об этом в нашей статье: Расписание работы: таблица или приложение? Что лучше для вашего кафе или ресторана?

B. Размещение расписания заранее

Предоставьте своим сотрудникам достаточно времени для ознакомления. Стремитесь публиковать расписание как минимум за неделю-две. Это позволит им спланировать свою личную жизнь и запросить выходные, если это необходимо. Это может даже помочь уменьшить Как улучшенное планирование смен сокращает текучку кадров в ресторанах.

C. Использование цифровых уведомлений

Автоматизированные уведомления — ваш лучший друг. Отправляйте сотрудникам мгновенные напоминания об их сменах и любых изменениях в расписании. Это минимизирует путаницу и снижает вероятность неявок. Если ваше кафе работает круглосуточно или поздно ночью, вам может понадобиться Бесплатный шаблон графика ночных смен для 6 сотрудников.

4. Решение непредвиденных проблем

Как бы вы хорошо ни планировали, что-то пойдет не так. Будьте готовы к чрезвычайным ситуациям.

A. Разработка политики неявок

Имейте четкую политику неявок сотрудников, включая то, как сообщить об отсутствии и какие последствия влечет неявка. Также важно знать, как поступать с не явившимися сотрудниками. См. нашу статью: Как бороться с невыходами сотрудников и не сойти с ума. См. нашу статью о 5 проверенных способов справиться с невыходами сотрудников и обеспечить бесперебойную работу вашего кафе.

B. Разработка резервного плана

Что вы будете делать, если сотрудник позвонит и сообщит о болезни во время загруженной вечерней смены? Имейте список резервных сотрудников, готовых подменить смены. Рассмотрите возможность предложения стимулов за подмену смен, таких как дополнительная оплата или льготный график в будущем.

C. Расширение прав и возможностей вашей команды

Обучите своих сотрудников решению распространенных проблем, таких как работа с жалобой или обслуживание потока клиентов. Чем лучше подготовлена ваша команда, тем меньше вы будете зависеть от управления каждой деталью. Вы даже можете узнать Чек-лист для открытия и закрытия ресторана (Бесплатная загрузка), чтобы улучшить этот процесс!

5. Оптимизация затрат на оплату труда

Затраты на оплату труда — значительная статья расходов для кафе, особенно летом. Приняв меры по контролю этих расходов, вы можете повысить свою прибыльность.

A. Точное отслеживание отработанных часов

Убедитесь, что все сотрудники отмечают время прихода и ухода точно. Внедрите систему учета рабочего времени, чтобы избежать ошибок и споров. Вы даже можете рассмотреть возможность внедрения 3 способа улучшить учет рабочего времени сотрудников и сократить ошибки в зарплате. Это действительно может повлиять на ваш конечный результат.

B. Анализ данных о затратах на оплату труда

Регулярно анализируйте свои затраты на оплату труда, чтобы выявить области для улучшения. Не слишком ли много у вас сотрудников на определенных сменах? Не платите ли вы слишком много сверхурочных? Используйте эти данные для корректировки практики составления графика. Кроме того, Как улучшенное планирование смен сокращает текучку кадров в ресторанах, сохраняя удовлетворенность сотрудников.

C. Использование интеллектуальных методов составления графиков

Изучите инструменты и стратегии для оптимизации вашего графика, такие как:

• Прогнозирующее планирование: используйте исторические данные и прогнозы продаж, чтобы предсказать количество персонала, необходимое в часы пик.
• Планирование, основанное на навыках: планируйте сотрудников с соответствующими навыками для выполнения поставленных задач.

Вы даже можете узнать Как грамотное планирование графиков работы может сократить расходы на оплату труда в ресторане на 15%!

6. Поиск подходящих инструментов

Ручное составление графиков с использованием электронных таблиц отнимает много времени, подвержено ошибкам и сложно в управлении. Часто трудно оставаться организованным при использовании устаревших систем. Рассмотрите возможность перехода на современное решение для планирования.

A. Сила автоматизации

Приложение для планирования может автоматизировать многие трудоемкие задачи, связанные с созданием графиков и управлением ими, такие как:

• Быстрое создание расписания
• Управление доступностью сотрудников
• Обработка обменов сменами
• Отправка уведомлений

B. Коммуникация в команде

Эти приложения обычно улучшают коммуникацию. Они предоставляют простой способ общения с сотрудниками по поводу их смен, изменений в расписании и другой важной информации. Это может уменьшить количество ошибок и недоразумений.

C. Экономия средств

Хотя вы можете думать об этом как о дополнительных расходах, правда в том, что это может сэкономить вам деньги. Оптимизируя свой график и уменьшая количество ошибок, вы можете получить экономию за счет снижения затрат на оплату труда и повышения эффективности.

Следующие шаги: план действий для летнего успеха

1. Проанализируйте свои данные: Соберите данные о продажах за прошлые летние сезоны и определите пиковые периоды и потребности в персонале.
2. Создайте черновик графика: Используйте свои исторические данные и прогнозируемые продажи, чтобы создать черновик графика на следующие 8–12 недель. Обязательно учитывайте пиковые дни/время и потенциальные мероприятия в вашем районе.
3. Попробуйте приложение для составления расписания, такое как Shifty, чтобы сэкономить 3+ часа в неделю и составить расписание за считанные минуты.