Как составить график работы на праздники без стресса (с бесплатным шаблоном!)

Как составить график работы на праздники без стресса (с бесплатным шаблоном!)

Запах пряностей, мерцающие огоньки, нескончаемый поток посетителей… Праздники – волшебное время для кафе и ресторанов! Но давайте будем честны, это еще и кошмар для составления графика. Помните прошлый Новый год, когда вы судорожно искали, кому закрыть вечернюю смену 31 декабря? Или когда ваш лучший бариста, Алексей, запросился на работу и на Рождество, и на Новый год? Да, все мы через это проходили.

Составление графика работы на праздники похоже на головоломку со ставкой. Вам нужно достаточно персонала, чтобы справиться с наплывом посетителей, но не настолько много, чтобы взлетели расходы на зарплату. Вам также нужно быть справедливыми по отношению к вашей команде, у которой, скорее всего, свои планы на праздники. Правильно составленный праздничный график работы может решить судьбу вашего бизнеса и ваше душевное равновесие.

1. Начните планировать заранее (серьезно, прямо сейчас)

Не ждите до последнего момента! Самые успешные праздничные графики составляются заранее. В идеале, начинайте планировать график работы на праздники в вашем кафе или ресторане не позднее, чем за 6-8 недель до праздника. Это даст вам время на:

• Анализ данных о продажах за предыдущие праздничные сезоны.
• Прогнозирование ожидаемого потока клиентов.
• Общение с вашей командой для сбора информации о доступности.
• Создание и окончательную доработку графика.
• Предупреждение сотрудников!

Раннее начало также позволяет вашим сотрудникам планировать свою личную жизнь. Они будут благодарны за предупреждение! Это один из лучших способов снизить текучку кадров, как упоминается в статье Как улучшенное планирование смен сокращает текучку кадров в ресторанах.

2. Соберите информацию о доступности сотрудников как профи

Ключ к успешному праздничному графику — знание доступности вашей команды. Не предполагайте ничего! Отправьте запрос о доступности заранее. Вы можете использовать простую Google-форму или, если хотите упростить процесс, рассмотрите возможность использования приложения. Например, Shifty может интегрировать запросы о доступности сотрудников непосредственно в процесс планирования.

При запросе информации о доступности будьте конкретны:

• Конкретные даты и время, когда вам нужны сотрудники.
• Любые специальные требования (например, нужно быть доступным и на канун Нового года, и на Новый год).
• Срок подачи информации о доступности.

Подумайте об использовании бесплатного шаблона формы доступности сотрудников для небольших команд, чтобы получить всю необходимую информацию в понятном и организованном формате. Марина, владелица кофейни в Екатеринбурге, использует простую таблицу для запросов о доступности, но признается, что в праздники это постоянный процесс обмена сообщениями. Она хочет сэкономить время и уменьшить ошибки в планировании.

Совет: Не просто спрашивайте о доступности; спрашивайте о *предпочтениях*. Если возможно, постарайтесь учесть пожелания сотрудников по поводу конкретных дней или смен. Это покажет, что вы цените свою команду и может повысить моральный дух.

3. Приоритизируйте справедливость: Золотое правило планирования работы на праздники

Справедливость превыше всего. Ничто так быстро не порождает обиду, как кажущаяся несправедливость в графике. Учитывайте эти факторы при распределении смен:

• Ротация: Если возможно, чередуйте праздничные смены из года в год. Это гарантирует, что каждый получит свою справедливую долю «хороших» и «плохих» смен. Бесплатный шаблон сменного графика на 2 недели может помочь вам создать справедливую систему ротации в вашем кафе.
• Стаж: Некоторые владельцы отдают предпочтение долгосрочным сотрудникам, но важно соблюдать баланс с новыми членами команды.
• Доступность: Всегда отдавайте приоритет учету доступности сотрудников, если это возможно, так как это влияет на моральный дух.
• Предлагайте бонусы: Рассмотрите возможность предложения дополнительной оплаты или других льгот за работу в праздники. Это может сделать менее желательные смены более привлекательными.

Ручное составление графика работы усложняет достижение справедливости. Представьте, как вы пытаетесь жонглировать запросами и предпочтениями каждого, контролируя при этом расходы на оплату труда! Вот где инструмент планирования может иметь огромное значение.

4. Используйте данные и прогнозируйте спрос

Не гадайте, когда дело касается персонала! Используйте данные о ваших прошлых продажах, чтобы спрогнозировать спрос. Проанализируйте свои продажи за предыдущий праздничный сезон (и за сезоны до этого!), чтобы определить пиковые часы и дни. Учитывайте следующее:

• Данные о продажах по часам: Какие часы самые загруженные?
• День недели: Выходные более загруженные, чем будни?
• Специальные мероприятия: Проводятся ли какие-либо местные мероприятия или акции, которые повлияют на ваш бизнес?

Анализ исторических данных поможет вам оценить количество сотрудников, которые вам понадобятся на каждой смене. Не знаете, с чего начать? Прочтите статью Как правильно рассчитать количество персонала? Простой калькулятор для кафе, чтобы узнать, как определить идеальный уровень штата.

5. Выберите правильный подход к планированию

Есть несколько подходов к планированию, которые вы можете рассмотреть:

• Кто первый встал, того и тапки: Самый простой, но не всегда справедливый.
• Лотерея/Жеребьевка: Справедливо, но может быть громоздко.
• На основе предпочтений: Отдает приоритет запросам сотрудников, но может занимать много времени.
• Ротация: Гарантирует справедливость с течением времени.

Вот быстрое сравнение подходов:

Независимо от выбранного вами подхода, убедитесь, что ваша команда понимает процесс. Ясность имеет решающее значение!

6. Создайте график и четко сообщите о нем

После того, как вы собрали информацию о доступности, спрогнозировали спрос и выбрали подход к планированию, пришло время создать график работы на праздники для кафе или ресторана. Здесь пригодится бесплатный шаблон графика на праздники.

Именно здесь Shifty преуспевает. Вместо того, чтобы жонглировать таблицами, электронными письмами и текстовыми сообщениями, вы можете составить свой график непосредственно в приложении. Сотрудники могут мгновенно получить доступ к своим графикам, что уменьшает путаницу и недоразумения.

После завершения составления графика, сообщите о нем четко и лаконично. Опубликуйте график в видном месте (например, в комнате отдыха) и распространите его в электронном виде. Убедитесь, что у каждого есть доступ к своим сменам и что они знают, к кому обращаться, если у них возникнут вопросы.

7. Предвидьте проблемы и имейте планы действий

Даже при тщательном планировании что-то может пойти не так. Будьте готовы к отсутствию в последнюю минуту, непредвиденным наплывам посетителей и другим праздничным хаосам. Рассмотрите эти планы действий:

• Дежурный персонал: Составьте список сотрудников, готовых работать в короткие сроки.
• Взаимозаменяемость: Обучите своих сотрудников выполнять несколько ролей, чтобы вы могли легко перемещать людей по мере необходимости.
• Обмен сменами: Введите четкую политику обмена сменами. Прочитайте статью Как создать политику обмена сменами (с бесплатным шаблоном).
• Отслеживание сверхурочных: Используйте систему отслеживания сверхурочных, чтобы оставаться в рамках своего бюджета. Рассмотрите возможность использования такого инструмента, как бесплатный шаблон отслеживания сверхурочных часов для сотрудников со сменным графиком, чтобы контролировать эти часы.

Когда сотрудник не выйдет на праздничную смену, вы будете рады, что у вас уже есть план. Знание того, как поступать в таких ситуациях, может спасти ваше душевное равновесие.

Следующие шаги

Готовы победить стресс, связанный с планированием работы на праздники? Вот что вы можете сделать СЕГОДНЯ:

1. Немедленно начните собирать информацию о доступности сотрудников.
2. Проанализируйте данные о продажах за прошлые праздники, чтобы спрогнозировать спрос.
3. Попробуйте приложение для планирования, например Shifty, чтобы сэкономить более 3 часов в неделю